Rechnung einlesen
Aus Word, Excel, PDF oder CSV. Exvoice erkennt Absender, Kunde, Positionen, Beträge und Zahlungsangaben und merkt sich Ihre Vorlage für das nächste Mal.
Software für die E-Rechnung
Aus Ihrer Rechnung in Word oder Excel wird eine normgerechte E‑Rechnung.
Exvoice liest Ihre bestehenden Rechnungen ein, prüft sie vor der Ausgabe gegen die offiziellen Regeln und erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner.
- Windows 10 und 11, Mac folgt bald
- Installation ohne Administratorrechte
- Lokale Datenhaltung
Gesetzliche Lage
Die E-Rechnung wird für alle Unternehmen Pflicht.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine gestaffelte Frist. Ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr.
Bereits Pflicht
1. Januar 2025
Frist abgelaufen
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt schon. Wer noch nicht vorbereitet ist, ist bereits im Verzug.
Nächste Frist
1. Januar 2027
Frist läuft
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen noch bis Ende 2027 Papier oder PDF nutzen.
Jetzt starten
Für alle
1. Januar 2028
Frist läuft
Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Umsätze verbindlich. Die Übergangsfristen enden.
Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF versendet werden. Maßgeblich ist die gesetzliche Regelung zum Wachstumschancengesetz. Bitte klären Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
So arbeiten Sie mit Exvoice
Drei Schritte, ohne Ihre gewohnte Vorlage aufzugeben.
Kontrollieren
In einer übersichtlichen Ansicht sehen Sie neben dem Original, was erkannt wurde. Summen werden gegen Ihr Dokument abgeglichen. Fehlendes ergänzen Sie mit wenigen Klicks.
Prüfen und erzeugen
Vor der Ausgabe läuft die vollständige Prüfung. Erst wenn alles stimmt, entsteht die E-Rechnung, fortlaufend nummeriert und sicher archiviert.
Jetzt ausprobieren
In vier Schritten zur ersten E‑Rechnung.
- 1Herunterladen
Das Installationsprogramm ist etwa 7 MB groß. - 2Installieren
Ohne Administratorrechte, nur für Ihr Benutzerkonto. Sie wählen den Ordner und ob die Add-ins für Word und Excel mitinstalliert werden. - 3Kostenlos testen
Ab dem ersten Start sind 20 echte E‑Rechnungen in den ersten 30 Tagen enthalten. Keine Anfrage, kein Schlüssel nötig. - 4Lizenz bestellen
Wenn Ihnen Exvoice gefällt: Lizenz bestellen und den Schlüssel im Programm eintragen. Bis dahin sind Testrechnungen mit Wasserzeichen möglich.
Exvoice für Windows
Version 2.0.2 · Windows 10 und 11
Hinweis zu Windows: Exvoice ist noch nicht digital signiert. Windows kann deshalb beim Start eine SmartScreen-Meldung zeigen. Klicken Sie auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“.
Mac: folgt bald. Tragen Sie sich auf die Warteliste für den Mac ein. Sie werden benachrichtigt, sobald Exvoice für den Mac verfügbar ist, und erhalten im ersten Jahr einen Rabatt.
Sie haben schon einen Lizenzschlüssel? Tragen Sie ihn bei der Installation ein oder später im Programm unter Einstellungen, Lizenz.
Noch keinen? Lizenz bestellen
Windows zeigt eine Warnung? Das ist bei neuer Software normal.
Windows prüft Programme, die noch nicht von vielen Nutzern heruntergeladen wurden, und warnt sicherheitshalber. Das bedeutet nicht, dass Schadsoftware gefunden wurde, sondern nur, dass die Datei noch zu selten heruntergeladen wurde. Eine digitale Signatur ist in Vorbereitung. So geht es trotzdem in einer halben Minute:
-
1Im Browser auf „Behalten“ klicken
Je nach Browser erscheint zusätzlich „Weitere Informationen“ und dann „Trotzdem behalten“.
-
2„Weitere Informationen“ wählen
Die Datei Exvoice-Setup-2.0.2.exe öffnen. Im blauen Fenster von Windows auf den Link „Weitere Informationen“ klicken.
-
3„Trotzdem ausführen“ klicken
Danach startet die Installation. Die Warnung erscheint nur beim ersten Start dieser Datei.
Schematische Darstellung. Aussehen und Wortlaut der Windows-Fenster können je nach Windows-Version und Browser leicht abweichen.
Ihre bisherigen Vorlagen
Ihre Rechnungsvorlage bleibt, wie sie ist.
Sie müssen kein neues Rechnungsformular lernen. Exvoice liest Ihre vorhandenen Word- und Excel-Rechnungen ein und merkt sich ihr Layout. Ab dem zweiten Mal wird sie sofort wiedererkannt.
- Selbst einrichten: Rechnung einlesen, kontrollieren, als Vorlage speichern. Das geht in wenigen Minuten.
- Oder einrichten lassen: Bei ungewöhnlichen oder sehr individuellen Layouts richten wir Ihre Vorlagen im Rahmen eines Einrichtungsservice für Sie ein.
Optionaler Service
Vorlagen-Einrichtung
- 1Sie senden uns Ihre Vorlagen
Word- oder Excel-Dateien, gern mit erfundenen Beispieldaten statt echter Kundendaten. - 2Wir richten sie in Exvoice ein
Felder, Positionen und Summen werden Ihrem Layout zugeordnet und geprüft. - 3Sie arbeiten wie gewohnt
Ihre Rechnung wird erkannt und als normgerechte E-Rechnung ausgegeben.
Preis nach Aufwand, vorab als Angebot.
Funktionen
Alles, was eine rechtssichere E-Rechnung braucht.
Import aus Ihren Dokumenten
Word, Excel (auch mit Makros), PDF und CSV. Gemerkte Vorlagen erkennen Ihre Rechnungen beim nächsten Mal sofort.
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung als CII oder UBL für Behörden, ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML für alle anderen Kunden.
Prüfung vor der Ausgabe
Pflichtangaben, Rechenwerte, Schema und Prüfregeln werden geprüft. Fehler erscheinen als verständliche Hinweise, nicht als Fachkürzel.
Summenabgleich
Exvoice vergleicht die berechneten Beträge mit den Summen Ihres Dokuments. Abweichungen sehen Sie sofort, bevor eine Rechnung entsteht.
Lückenlose Rechnungsnummern
Der Nummernkreis wird zentral geführt, Nummern sind eindeutig. Eigene Nummernschemata werden auf Doppelte geprüft.
Archiv mit Prüfkette
Fertige Rechnungen liegen schreibgeschützt im Archiv. Eine Prüfkette macht nachträgliche Änderungen erkennbar.
Stammdaten
Eigene Firma, Kunden und Artikel einmal anlegen. Die Kontrollansicht greift darauf zu und ergänzt Fehlendes automatisch.
Versand vorbereiten
Exvoice öffnet den E-Mail-Entwurf mit der fertigen Rechnung im Anhang. Sie prüfen und senden selbst.
Lizenz ohne Internet
Die Lizenz wird lokal geprüft. Für die Nutzung ist keine Anmeldung und keine ständige Verbindung nötig.
Word und Excel
Bleiben Sie in den Programmen, die Sie kennen.
Mit den Add-ins für Word und Excel erscheint ein eigener Reiter „Exvoice“. Ein Klick übergibt Ihre Rechnung an Exvoice.
- Vorlage einfügen: ein fertiges Rechnungsformular mit allen nötigen Feldern.
- E-Rechnung erstellen: die Daten gehen direkt in die Kontrollansicht, ohne Speichern und Hochladen.
- Einrichtung durch den Nutzer: das Add-in wird nur für Ihr Benutzerkonto installiert, ohne Administratorrechte.
Für IT-Abteilungen
Auf allen Rechnern verteilt, ohne Handarbeit.
Exvoice lässt sich zentral über Ihre Softwareverteilung auf alle Arbeitsplätze bringen. Das Setup unterstützt die stille Installation per Kommandozeile.
- Stille Installation: ohne Dialoge, mit festem Zielordner und der Wahl, ob die Add-ins für Word und Excel mitinstalliert werden.
- Lizenz gleich mitgeben: die Lizenzdatei wird beim Setup eingespielt. Der Arbeitsplatz ist danach sofort einsatzbereit.
- Keine Administratorrechte nötig: installiert wird pro Benutzerkonto, ohne Eingriffe ins System.
- Keine Freigaben ins Internet: Exvoice arbeitet lokal. Für den Betrieb müssen Firewall und Proxy nichts freigeben.
Gerne unterstützen wir Ihre IT bei Pilotinstallation und Rollout. Für eine Verteilung auf mehr als fünf Arbeitsplätze erstellen wir ein individuelles Angebot.
# Stille Installation auf einem Arbeitsplatz
Exvoice-Setup-2.0.2.exe /VERYSILENT /NORESTART ^
/DIR="C:\Exvoice" ^
/COMPONENTS="main,excel,word" ^
/LICENSEFILE="\\server\lizenzen\firma.txt"
# Nur das Programm, ohne Office-Add-ins
Exvoice-Setup-2.0.2.exe /VERYSILENT /COMPONENTS="main"Parameter wie bei jedem Standard-Setup. Die Schreibweise ist ein Beispiel und wird vor dem Rollout mit Ihrer IT abgestimmt.
Normen und Standards
Gebaut auf den offiziellen Vorgaben.
Exvoice arbeitet mit den veröffentlichten Standards und deren Prüfregeln. Jede erzeugte Datei wird vor der Ausgabe dagegen geprüft.
EN 16931Europäische Norm
XRechnung 3.0.2CII und UBL
ZUGFeRD 2.5.2Hybridformat
PDF/A-3Archivformat
§ 14 UStGPflichtangaben
| Standard | Was er regelt | Was Exvoice damit tut |
|---|---|---|
| EN 16931 | Inhalt und Geschäftsregeln der europäischen E-Rechnung | Rechnungsmodell und Prüfung folgen der Norm; Verstöße werden vor der Ausgabe gemeldet. |
| XRechnung 3.0.2 | Deutscher Standard, Pflicht für öffentliche Auftraggeber (reines XML) | Erzeugt CII und UBL, prüft mit Schema und den veröffentlichten Prüfregeln der KoSIT. |
| ZUGFeRD 2.5.2 | Hybridformat: lesbares PDF mit eingebetteter XML-Rechnung | Erzeugt PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Profil EN 16931), das Ihr Kunde wie gewohnt öffnen kann. |
| § 14 UStG | Pflichtangaben auf Rechnungen | Vorprüfung auf fehlende oder unplausible Angaben, bevor eine Rechnung entsteht. |
| Aufbewahrung | Unveränderbare, nachvollziehbare Ablage | Schreibgeschütztes Archiv mit Prüfkette und lückenlosen Rechnungsnummern. Die Verantwortung für Aufbewahrung und Verfahren bleibt bei Ihnen. |
Transparenz: Exvoice ist ein Werkzeug zum Erzeugen und Prüfen von E-Rechnungen. Eine Zertifizierung oder ein Prüfsiegel durch Dritte besteht derzeit nicht. Wir benennen deshalb offen, welche Standards und Regelpakete in welcher Version verwendet werden. Für den Inhalt Ihrer Rechnungen sind Sie verantwortlich. Exvoice ersetzt keine Steuerberatung.
Datenschutz und Sicherheit
Ihre Rechnungen verlassen Ihren Rechner nicht. Niemals.
Rechnungen enthalten Kundendaten, Preise und Bankverbindungen. Deshalb haben wir Exvoice so gebaut, dass diese Daten gar nicht erst abfließen können, und zwar unabhängig davon, welche Richtlinien Ihr Unternehmen selbst festlegt.
Sicherheit durch Bauweise, nicht durch Einstellungen
Einlesen, Prüfen, Erzeugen und Archivieren laufen ausschließlich auf dem Rechner, auf dem Exvoice installiert ist. Die Programmoberfläche ist technisch so eingestellt, dass sie keine Verbindungen ins Internet aufbauen darf. Es gibt keine Cloud, kein Kundenkonto und keine Übertragung Ihrer Rechnungsdaten an uns oder an Dritte. Sie müssen dafür nichts konfigurieren und nichts freigeben.
Immer lokal
Rechnungsdaten, Stammdaten und Archiv liegen auf Ihrem Rechner, unter Ihrer Kontrolle und in Ihrem Sicherungskonzept.
Unabhängig von Ihren Richtlinien
Ob streng oder locker: Ihre Unternehmensrichtlinien ändern nichts daran. Exvoice sendet Rechnungsdaten nie von sich aus weg.
Keine Freigaben nötig
Für den Betrieb braucht Exvoice keine Ausnahmen in Firewall oder Proxy. Das erleichtert die Prüfung durch Ihre IT-Sicherheit.
Datenschutz
Weil bei uns keine Rechnungsdaten verarbeitet werden, ist für die Nutzung der Anwendung in der Regel keine Auftragsverarbeitung nötig. Bitte stimmen Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Manipulationserkennung
Regelpaket und Archiv werden über Prüfsummen abgesichert. Veränderungen fallen auf.
Signierte Lizenz, ohne Administratorrechte
Lizenzen sind kryptografisch signiert und werden offline geprüft. Die Installation erfolgt nur für Ihr Benutzerkonto.
Nur wenn Sie selbst eine Lizenz anfordern, öffnet sich auf Ihren Klick Ihr Browser mit unserer Anfrageseite. Dabei wird die Rechner-ID mitgegeben, aber keine Rechnungsdaten.
Preise
Eine Jahreslizenz. Klar und ohne versteckte Kosten.
Alle Funktionen sind in jeder Lizenz enthalten. Sie unterscheiden sich nur in der Zahl der Arbeitsplätze.
Kostenlos testen
0 € netto
enthalten ab dem ersten Start
- 20 echte E‑Rechnungen in 30 Tagen
- Alle Funktionen inklusive Word- und Excel-Add-in
- Ohne Anfrage und ohne Schlüssel
Empfohlen
Einzelplatz
149 € netto
pro Jahr, ein Arbeitsplatz
- Unbegrenzt viele E‑Rechnungen
- Word- und Excel-Add-in
- Aktualisierte Formate und Prüfregeln während der Laufzeit
- Support per E-Mail
Team
449 € netto
pro Jahr, bis zu 5 Arbeitsplätze
- Alles aus Einzelplatz
- Eine Lizenz für das ganze Team
- Bereitstellung durch Ihre IT möglich
Unternehmen
Individuell
ab 6 Arbeitsplätzen
- Rollout in Ihrer Umgebung
- Rahmenvertrag und Auftragsverarbeitung auf Wunsch
- Persönlicher Ansprechpartner
Alle Preise zzgl. Umsatzsteuer. Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer. Die Lizenz gilt 12 Monate. Nach Ablauf bleiben bestehende Rechnungen lesbar und exportierbar, neue Rechnungen sind erst nach Verlängerung möglich.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Kann ich meine bisherigen Rechnungsvorlagen weiter verwenden?
Ja. Exvoice liest Ihre vorhandenen Word- und Excel-Rechnungen ein und merkt sich ihr Layout. Bei ungewöhnlichen Vorlagen richten wir sie auf Wunsch im Rahmen eines Einrichtungsservice für Sie ein. Den Preis nennen wir vorab im Angebot.
Brauche ich für Exvoice eine Internetverbindung?
Nicht für die tägliche Arbeit. Einlesen, Prüfen, Erzeugen und die Lizenzprüfung laufen lokal. Eine Verbindung brauchen Sie nur zum Herunterladen und für den E-Mail-Versand.
Welche Formate kann Exvoice erzeugen?
XRechnung (als CII oder UBL) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Für Behörden wählen Sie XRechnung, für andere Geschäftskunden in der Regel ZUGFeRD.
Was passiert, wenn meine Rechnung nicht fehlerfrei ist?
Exvoice erzeugt keine fehlerhafte E-Rechnung. Sie sehen in verständlicher Sprache, was fehlt oder nicht stimmt, und können es direkt in der Kontrollansicht korrigieren.
Läuft Exvoice auch auf dem Mac?
Derzeit unterstützen wir Windows 10 und Windows 11. Eine Version für den Mac folgt bald. Wenn Sie sich auf die Warteliste eintragen, benachrichtigen wir Sie per E-Mail, sobald sie verfügbar ist, und Sie erhalten im ersten Jahr einen Rabatt.
Was passiert nach Ablauf der Lizenz?
Ihre bisherigen Rechnungen bleiben im Archiv lesbar und lassen sich exportieren. Neue vollwertige E-Rechnungen sind erst nach einer Verlängerung möglich. Testrechnungen mit Wasserzeichen bleiben möglich.
Wie kann ich Exvoice kostenlos testen?
Laden Sie Exvoice herunter und installieren Sie es. Ab dem ersten Start sind 20 echte E-Rechnungen in den ersten 30 Tagen enthalten, ohne Anfrage und ohne Schlüssel. Danach erstellen Sie Testrechnungen mit Wasserzeichen, bis Sie eine Lizenz einspielen.
Ersetzt Exvoice meine Steuerberatung?
Nein. Exvoice prüft Form und Rechenwerte, nicht die steuerliche Richtigkeit des Inhalts. Fragen zum Steuersatz oder zur Leistungsbeschreibung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Bereit für die E-Rechnung?
Laden Sie Exvoice kostenlos herunter und prüfen Sie es mit Ihren eigenen Rechnungen. Die ersten 20 echten E-Rechnungen sind kostenlos enthalten.