Angebote, offene Posten und Mahnungen in einem Programm
Eine Rechnung beginnt oft mit einem Angebot und endet erst mit der Zahlung. Mit Exvoice können Sie Angebote und Mahnungen schreiben, ohne ein zweites Programm: Sie erstellen das Angebot, machen daraus eine geprüfte E-Rechnung, sehen, was noch offen ist, und erinnern Ihre Kunden an die Zahlung. Alles läuft lokal auf Ihrem Rechner.
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Vom Angebot zur E-Rechnung
Im Bereich „Angebote“ wählen Sie den Kunden und die Positionen aus Ihren Stammdaten. Jede Position kann einen eigenen Rabatt haben. Für die Steuer stehen 19 %, 7 %, steuerfrei, die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b und die Kleinunternehmerregelung zur Wahl.
- Eigene Nummern. Angebote tragen Nummern nach dem Muster AN-JJJJ-NNNNN, lückenlos und getrennt von Ihren Rechnungsnummern.
- PDF zum Verschicken. Exvoice erstellt das Angebot als PDF/A-3 und legt es im Archiv unter „Angebote“ nach Jahren ab. Die E-Mail an Ihren Kunden liegt als Entwurf bereit.
- Klarer Status. Entwurf, ausgestellt, angenommen, abgelehnt, in Rechnung. Ist das Datum „gültig bis“ vorbei, gilt das Angebot als abgelaufen. Eine spätere Annahme ist dann nur mit Bestätigung möglich.
- Kopie als neues Angebot. Ähnliche Angebote legen Sie aus einem bestehenden an.
Hat Ihr Kunde angenommen, wählen Sie „In Rechnung übernehmen“. Die Rechnung durchläuft dieselbe Kontrolle und Prüfung wie jede andere E-Rechnung. Danach verknüpft Exvoice beide: Im Archiv sehen Sie, aus welchem Angebot eine Rechnung stammt. Schreiben Sie Ihre Rechnungen lieber weiter in Ihrer eigenen Vorlage, geht das auch: E-Rechnung aus Word erstellen oder E-Rechnung aus Excel erstellen.
Offene Posten: sehen, was noch fehlt
Jede Ausgangsrechnung mit offenem Betrag erscheint unter „Offene Posten“. Das Fälligkeitsdatum übernimmt Exvoice aus der E-Rechnung. Fehlt es, tragen Sie es von Hand ein.
- Zahlungen von Hand erfassen. Auch Teilzahlungen. Zahlt ein Kunde zu viel, zeigt Exvoice die Überzahlung gesondert an.
- Gegenbuchung statt Löschen. Ein Eintrag war falsch? Sie buchen ihn mit einer Gegenbuchung zurück. Der Verlauf bleibt vollständig.
- Strittig oder ausgesetzt. Markieren Sie Rechnungen, über die Sie mit dem Kunden sprechen. Exvoice fragt dann nach, bevor eine Mahnung entsteht.
- Rote Glocke. Im Menü zeigt eine Glocke mit Zahl, wie viele offene Rechnungen seit mindestens einem Tag fällig sind.
Zahlungserinnerung und Mahnung in vier Stufen
Ist eine Rechnung fällig und noch offen, erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Exvoice kennt vier Stufen. Die Stufe bestimmt die Bezeichnung des Schreibens, mehr nicht.
- Rechnung wählen. Unter „Offene Posten“ wählen Sie die offene Rechnung.
- Stufe wählen. Zum Beispiel zuerst die Zahlungserinnerung. Exvoice vergibt eine eigene Nummer nach dem Muster MA-JJJJ-NNNNN.
- Schreiben prüfen und senden. Exvoice erstellt das PDF, legt es im Archiv unter „Mahnungen“ ab und bereitet die E-Mail als Entwurf vor. Abschicken tun Sie selbst.
Exvoice schützt Sie dabei vor Fehlern: Für bezahlte oder stornierte Rechnungen entsteht nie eine Mahnung. Ist eine Rechnung strittig, ausgesetzt, noch nicht fällig oder ihre Fälligkeit unbekannt, fragt Exvoice vorher nach. Hat sich der offene Betrag inzwischen geändert, lehnt Exvoice das veraltete Schreiben ab.
Was Exvoice bei Angeboten und Mahnungen bewusst nicht macht
Exvoice soll Ihnen Arbeit abnehmen, aber keine Entscheidungen. Deshalb gibt es Grenzen, die gewollt sind:
| Das macht Exvoice nicht | So gehen Sie stattdessen vor |
|---|---|
| Kein Bankabgleich | Sie tragen Zahlungen von Hand ein. Exvoice greift nicht auf Ihr Bankkonto zu. |
| Kein automatischer Versand | Angebote und Mahnungen liegen als E-Mail-Entwurf bereit. Sie schicken sie selbst ab. |
| Keine Zinsen, Gebühren oder Pauschalen | Die Mahnung nennt den offenen Betrag. Weitere Forderungen klären Sie selbst, im Zweifel mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung. |
| Fällig heißt nicht automatisch Verzug | Exvoice zeigt, dass die Fälligkeit überschritten ist. Ob ein Kunde rechtlich in Verzug ist, beurteilt Exvoice nicht. |
Angebote, offene Posten und Mahnungen sind in jeder Lizenz enthalten, ohne Aufpreis. Einen Überblick über alle Funktionen finden Sie auf der Startseite von Exvoice, die Kosten unter Preise für Exvoice. Wie Exvoice ohne Cloud arbeitet, lesen Sie unter E-Rechnung Software ohne Cloud.
Häufige Fragen
Zählen Angebote als E-Rechnungen?
Nein. Ein Angebot ist ein PDF für Ihren Kunden, ohne eingebettete Rechnungsdaten. Erst wenn Sie das Angebot in eine Rechnung übernehmen, entsteht daraus eine E-Rechnung.
Erkennt Exvoice Zahlungseingänge auf meinem Konto?
Nein. Exvoice hat keinen Bankabgleich. Sie tragen Zahlungen von Hand ein, auch Teilzahlungen. So bleibt Ihr Bankkonto außen vor, und Sie entscheiden, was als bezahlt gilt.
Verschickt Exvoice Mahnungen von selbst?
Nein. Exvoice erstellt die Mahnung als PDF und bereitet eine E-Mail als Entwurf vor. Ob und wann Sie sie abschicken, entscheiden Sie selbst.
Rechnet Exvoice Mahngebühren oder Zinsen aus?
Nein. Exvoice rechnet keine Zinsen, Gebühren oder Pauschalen hinzu. Die Mahnung nennt den offenen Betrag aus Ihren Rechnungen und Zahlungen.
Was bedeutet die rote Glocke?
Die Glocke im Menü zeigt, wie viele offene Rechnungen seit mindestens einem Tag fällig sind. Fällig heißt nur, dass das Fälligkeitsdatum vorbei ist. Ob ein Kunde in Verzug ist, beurteilt Exvoice nicht.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.