E-Rechnung aus Word erstellen
Sie schreiben Ihre Rechnungen in Word und wollen dabei bleiben? Exvoice macht aus Ihrer Word-Rechnung eine gültige E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD. Ihre Vorlage bleibt, wie sie ist, und Exvoice prüft jede E-Rechnung vor der Ausgabe.
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Warum eine Word-Rechnung allein keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heißt das: XRechnung oder ZUGFeRD. Die Software Ihres Kunden liest daraus Rechnungsnummer, Beträge und Steuern automatisch aus.
Eine Word-Datei ist dagegen ein Dokument für Menschen. Auch als PDF gespeichert enthält sie keine strukturierten Rechnungsdaten. Deshalb gilt ein normales PDF aus Word nicht als E-Rechnung. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Ist ein PDF eine E-Rechnung?
So wird aus Ihrer Word-Rechnung eine E-Rechnung
- Einlesen. Ziehen Sie die Word-Datei (.docx oder .doc) in Exvoice oder starten Sie direkt in Word über den Reiter „Exvoice“. Exvoice erkennt Absender, Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Summen.
- Kontrollieren. In der Kontrollansicht sehen Sie alle erkannten Angaben. Ein Summenabgleich zeigt, ob Positionen und Endbetrag zusammenpassen. Hat Exvoice eine Position nicht gefunden, zeigen Sie die Spalten einfach per Klick im Dokument.
- Prüfen und erzeugen. Exvoice prüft die Rechnung gegen die offiziellen Regeln, lokal auf Ihrem Rechner. Erst wenn alles stimmt, entsteht die E-Rechnung. Sie wird im Archiv abgelegt, und die E-Mail an Ihren Kunden ist auf Wunsch schon vorbereitet.
Die Exvoice-Erweiterung für Word
Mit Exvoice wird eine Erweiterung für Word installiert. Sie erscheint als eigener Reiter „Exvoice“ im Menüband:
- E-Rechnung erstellen übergibt die geöffnete Rechnung an Exvoice und startet die E-Rechnung.
- Vorlage einfügen legt ein Rechnungsformular mit Eingabefeldern und Positionstabelle an, falls Sie noch keine eigene Vorlage haben.
- Exvoice öffnen startet das Programm.
- Ablageort festlegen bestimmt, in welchem Ordner Exvoice Ihre fertigen Rechnungen ablegt.
Für die Installation brauchen Sie keine Administratorrechte. Exvoice läuft unter Windows 10 und 11. Arbeiten Sie mit Tabellen statt Texten? Dann lesen Sie, wie Sie eine E-Rechnung aus Excel erstellen.
Ihre Rechnungsvorlage bleibt, wie sie ist
Sie müssen nichts neu gestalten und keine Felder in Ihre Vorlage einbauen. Exvoice liest Ihre gewohnte Rechnung und merkt sich ihren Aufbau. Ab der zweiten Rechnung geht das Einlesen deshalb noch schneller.
Wählen Sie ZUGFeRD, behält die E-Rechnung sogar Ihr eigenes Aussehen: Exvoice nutzt Ihre Rechnung aus Word als sichtbaren Teil und bettet die Rechnungsdaten unsichtbar in das PDF ein. Dieses Original-Design gibt es nur bei ZUGFeRD, denn eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Layout.
XRechnung oder ZUGFeRD: beides aus Word
Aus derselben Word-Rechnung erzeugt Exvoice beide Formate. Welches Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab:
| Empfänger | Passendes Format |
|---|---|
| Behörden und öffentliche Auftraggeber | XRechnung, meist mit Leitweg-ID. So geht es: XRechnung erstellen. |
| Firmenkunden | In der Regel ZUGFeRD: ein PDF zum Lesen mit eingebetteten Daten. Mehr dazu: ZUGFeRD-Rechnung erstellen. |
Haben Sie Rechnungen nur noch als PDF oder auf Papier? Auch daraus wird eine E-Rechnung: PDF in E-Rechnung umwandeln.
Häufige Fragen
Muss ich meine Word-Vorlage für Exvoice umbauen?
Nein. Exvoice liest Ihre Rechnung so, wie sie ist. Beim ersten Mal kontrollieren Sie die erkannten Angaben, danach merkt sich Exvoice den Aufbau als Rechnungsvorlage. Bei ungewöhnlichen Vorlagen richten wir sie auf Wunsch im Rahmen eines Einrichtungsservice für Sie ein.
Funktioniert das auch mit alten .doc-Dateien?
Ja. Neben .docx liest Exvoice auch ältere .doc-Dateien. Dafür nutzt Exvoice das auf Ihrem Rechner installierte Microsoft Office.
Brauche ich die Erweiterung für Word?
Nein, sie ist eine Abkürzung. Sie können jede Word-Rechnung auch direkt in Exvoice ziehen. Mit der Erweiterung starten Sie die E-Rechnung aus dem geöffneten Dokument heraus, über den Reiter „Exvoice“.
Was passiert, wenn in meiner Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?
Exvoice erzeugt keine fehlerhafte E-Rechnung. Sie sehen in verständlicher Sprache, was fehlt oder nicht stimmt, zum Beispiel ein Fälligkeitsdatum, und ergänzen es direkt in der Kontrollansicht.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.