Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Kurz gesagt: Nein, ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem festen, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Das ist ein PDF, in das diese Daten eingebettet sind.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen seit Jahren als PDF per E-Mail. Deshalb fragen sich viele: Ist ein PDF eine E-Rechnung? Die Antwort ist wichtig, denn ab 2027 und 2028 müssen Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung stellen. Die Fristen erklärt der Artikel E-Rechnung Pflicht.
Ist ein PDF eine E-Rechnung? Warum nicht
Ein PDF ist ein Dokument für Menschen. Es zeigt Texte, Zahlen und vielleicht Ihr Logo an der richtigen Stelle. Ein Programm sieht darin aber nur Buchstaben und Striche. Es weiß nicht, welche Zahl der Endbetrag ist und welche die Steuernummer.
Eine E-Rechnung ist dagegen für Programme gemacht. Jede Angabe steht in einem festen Feld: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, jede Position, die Steuer und der Endbetrag. Die Regeln dafür stehen in der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung Ihres Kunden kann die Rechnung deshalb automatisch einlesen, ohne abzutippen.
| Datei | E-Rechnung? | Warum |
|---|---|---|
| Normales PDF (z. B. aus Word gespeichert) | Nein | Keine strukturierten Rechnungsdaten |
| Eingescannte Papierrechnung | Nein | Nur ein Bild der Rechnung |
| Word- oder Excel-Datei | Nein | Dokument für Menschen, kein festes Format |
| XRechnung | Ja | Reine XML-Datei nach EN 16931 |
| ZUGFeRD | Ja | PDF mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931 |
Die Ausnahme: ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet beides. Die Datei ist ein PDF, das Sie und Ihr Kunde ganz normal öffnen und lesen können. Im Inneren steckt zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, Programme lesen die Daten.
Deshalb sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie ein gewöhnliches PDF. Das macht es schwer, sie von außen zu unterscheiden. Nicht jede ZUGFeRD-Datei genügt dabei der Pflicht: Es kommt auf das Profil an, also darauf, wie vollständig die Daten sind. Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile entsprechen nicht der Norm EN 16931. Exvoice erzeugt ZUGFeRD in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG.
Ein Vorteil von ZUGFeRD: Ihre Rechnung kann ihr gewohntes Aussehen behalten. Wie Sie eine solche Rechnung erstellen, zeigt die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Wie sich ZUGFeRD von der XRechnung unterscheidet, erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
Woran Sie eine E-Rechnung erkennen
Am Aussehen erkennen Sie eine E-Rechnung nicht. Bei einer XRechnung ist es noch einfach: Es ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm nur als Text mit vielen spitzen Klammern erscheint. Bei einem PDF müssen Sie hineinschauen.
Exvoice hat dafür den Bereich „Prüfen“. Dort öffnen Sie XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs, die Sie von Lieferanten bekommen. Exvoice zeigt, ob in der Datei Rechnungsdaten stecken und ob sie den offiziellen Regeln entsprechen. Die Prüfung läuft lokal auf Ihrem Rechner, die Datei wird nirgends hochgeladen.
Wie lange ein PDF noch reicht
Bis die Pflicht zum Ausstellen für Sie gilt, dürfen Sie weiter normale PDF-Rechnungen schicken, wenn Ihr Kunde damit einverstanden ist (§ 14 Abs. 1 und § 27 Abs. 38 UStG). Die Zustimmung braucht keine bestimmte Form. Sie kann zum Beispiel in einer Rahmenvereinbarung oder Ihren Geschäftsbedingungen stehen oder stillschweigend erfolgen, etwa wenn Ihr Kunde PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch annimmt. Eine Papierrechnung ist in der Übergangszeit immer erlaubt.
- Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen Sie ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 01.01.2028 gilt das für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
- Für Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbeträge bis 250 € brutto und Fahrausweise bleibt ein PDF erlaubt. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung Ausnahmen.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025. Wer Ihnen eine E-Rechnung schickt, darf das also auch dann, wenn Sie selbst noch PDFs verschicken.
Was passiert, wenn Sie trotz Pflicht ein PDF schicken? Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist das dann keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen. Sie können das beheben, indem Sie nachträglich eine E-Rechnung ausstellen, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Unter strengen Voraussetzungen erkennt die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug auch so an, und sie beanstandet ihn nicht, wenn Ihr Kunde annehmen durfte, dass Sie die Übergangsregel nutzen konnten. Ein Bußgeld droht Ihnen dafür derzeit nicht. Ihr Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. Ihren Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
So wird aus Ihrem PDF eine E-Rechnung
Sie müssen Ihre Rechnungen nicht neu schreiben. Exvoice macht aus Ihrem PDF eine E-Rechnung:
- Einlesen. Ziehen Sie die PDF-Rechnung in Exvoice. Auch eingescannte Rechnungen und Fotos (PNG, JPEG) liest Exvoice per Texterkennung, im Programm und ohne Upload.
- Kontrollieren. Sie sehen alle erkannten Angaben und einen Summenabgleich. Bei Scans und Fotos prüfen Sie bitte alle Werte genau.
- Erzeugen. Exvoice prüft die Rechnung gegen die offiziellen Regeln und erzeugt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Bei der XRechnung kann Ihr Original-PDF als Anlage mitfahren.
Alle Einzelheiten stehen auf der Seite PDF in E-Rechnung umwandeln. Schreiben Sie Ihre Rechnungen in Word, geht es direkt aus dem Dokument: E-Rechnung aus Word erstellen.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung als PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist eine elektronische Datei, aber keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Dafür fehlen die strukturierten Rechnungsdaten nach der Norm EN 16931.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF?
Ja. ZUGFeRD ist ein PDF zum Lesen, in das die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Deshalb kann ZUGFeRD eine E-Rechnung sein, obwohl sie wie ein normales PDF aussieht.
Wie erkenne ich, ob ein PDF eine E-Rechnung ist?
Von außen sieht man es nicht. Öffnen Sie die Datei mit einem Prüfprogramm. In Exvoice gibt es dafür den Bereich „Prüfen“: Er zeigt, ob in der Datei Rechnungsdaten stecken und ob sie den Regeln entsprechen.
Kann ich aus meinem PDF eine E-Rechnung machen?
Ja. Exvoice liest Ihre PDF-Rechnung ein, auch eingescannte Rechnungen und Fotos, und erzeugt daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Mehr dazu auf der Seite PDF in E-Rechnung umwandeln.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.