E-Rechnung Ausnahmen: Wann Sie keine E-Rechnung brauchen
Keine E-Rechnung brauchen Sie bei Rechnungen an Privatpersonen, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und bei Fahrausweisen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen gar keine E-Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen empfangen müssen dagegen alle Unternehmen, ohne Ausnahme.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nicht jede Rechnung. Wer weiß, welche Fälle ausgenommen sind, spart sich Aufwand an der falschen Stelle. Gleichzeitig wäre es riskant, eine Ausnahme anzunehmen, die es nicht gibt. Dieser Artikel ordnet die Fälle übersichtlich.
Die Grundregel in einem Satz
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 01.01.2028 gilt das für alle inländischen B2B-Umsätze. Alles, was nicht in diesen Rahmen fällt oder ausdrücklich ausgenommen ist, braucht keine E-Rechnung. Die Fristen im Detail erklärt der Artikel E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann?
Alle E-Rechnung Ausnahmen im Überblick
| Fall | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Rechnung an eine Privatperson | Nein |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | Nein, freiwillig möglich |
| Fahrausweis | Nein |
| Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG | Nein, freiwillig möglich |
| Rechnung an ein Unternehmen im Ausland | Nein, die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind (Beispiel: E-Rechnung für Agenturen) |
| Steuerfreie Leistung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Wohnungsvermietung, viele Finanzdienstleistungen) | Nein, hier besteht in der Regel schon keine Pflicht zur Rechnung |
| Rechnung an ein inländisches Unternehmen über 250 € brutto | Ja, sobald die Pflicht für Sie gilt |
| E-Rechnung von einem Lieferanten empfangen | Ja, für alle Unternehmen seit 01.01.2025 |
Die Ausnahmen einzeln erklärt
Rechnungen an Privatpersonen
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Schreiben Sie einer Privatperson eine Rechnung, bleibt alles wie bisher: Papier oder PDF genügt. Das betrifft zum Beispiel den Handwerker, der beim Nachbarn die Heizung wartet, oder den Fotografen, der eine Hochzeit begleitet. Wie Handwerksbetriebe mit gemischten Kunden umgehen, zeigt die Seite E-Rechnung für Handwerker.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Für Rechnungen bis 250 € brutto besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, auch wenn der Kunde ein Unternehmen ist. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Ein Beispiel: Eine Rechnung über 200 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer ergibt 238 € brutto und liegt damit unter der Grenze. Eine Rechnung über 220 € netto ergibt 261,80 € brutto und liegt darüber. Typische Kleinbeträge sind die schnelle Reparatur, ein einzelnes Ersatzteil oder eine kurze Beratung. Freiwillig dürfen Sie auch hier eine E-Rechnung schicken, etwa wenn Ihr Kunde alle Rechnungen einheitlich verarbeiten möchte.
Fahrausweise
Fahrkarten, zum Beispiel für Bahn oder Bus, gelten als Rechnung, müssen aber keine E-Rechnung sein. Für die meisten Unternehmer spielt das nur beim Empfang eine Rolle: Ihre Fahrkarten bekommen Sie weiter wie gewohnt. Für Ihre Buchhaltung ändert sich dadurch nichts; heben Sie die Fahrkarten auf wie bisher.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), dürfen es aber. Wie Kleinunternehmer mit der E-Rechnung umgehen und wann sie sich trotzdem lohnt, erklärt der Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Rechnungen an Unternehmen im Ausland
Die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind. Ist Ihr Kunde im Ausland ansässig, dürfen Sie eine Papierrechnung schicken oder, wenn er zustimmt, eine elektronische Rechnung, auch eine E-Rechnung. Das gilt für Kunden in der EU und in Drittländern gleichermaßen.
Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Für diese Leistungen, zum Beispiel die Vermietung einer Wohnung oder viele Finanzdienstleistungen, besteht in der Regel keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Dann gilt auch die Pflicht zur E-Rechnung nicht. Zwei Grenzen sollten Sie kennen: Andere Steuerbefreiungen, etwa für innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG, sind nicht ausgenommen. Und rechnen Sie steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen in einer Rechnung ab, muss die ganze Rechnung eine E-Rechnung sein.
Übergangszeit: noch keine Pflicht
Keine dauerhafte Ausnahme, aber für viele wichtig: Die Pflicht zum Ausstellen beginnt schrittweise (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen bis zum 31.12.2026 noch eine sonstige Rechnung schicken: Papier immer, ein PDF oder anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Leistungen aus 2027 gilt das bis zum 31.12.2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ein bestehendes EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers für Leistungen bis Ende 2027 weiterlaufen. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Besonders am Jahreswechsel lohnt ein genauer Blick: Die Übergangsregeln hängen sowohl vom Zeitpunkt der Leistung als auch davon ab, bis wann die Rechnung übermittelt wird. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung zum Jahreswechsel.
Wo es keine Ausnahme gibt
Einige Annahmen hört man oft, sie stimmen aber nicht:
- „Ein PDF per E-Mail reicht doch.“ Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Warum, erklärt der Artikel Ist ein PDF eine E-Rechnung?
- „Ich bin zu klein für den Empfang.“ Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 01.01.2025 können, auch Kleinunternehmer.
- „Mein Kunde will keine E-Rechnung.“ Sobald die Pflicht für Sie gilt, hängt sie nicht vom Wunsch des Kunden ab. Das Gesetz sieht keinen Verzicht vor. Lehnt Ihr Kunde eine E-Rechnung ab, hat er nach Auffassung der Finanzverwaltung keinen Anspruch auf eine andere Rechnung; Sie haben Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung nachweislich geschickt haben. Vereinbaren dürfen Sie aber ein anderes strukturiertes Format, wenn sich daraus alle Pflichtangaben vollständig auslesen lassen.
- „Behörden sind ja keine Firmen.“ Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Das ist eine eigene Regel neben der Pflicht zwischen Unternehmen. Mehr im Artikel Leitweg-ID.
Gemischter Kundenkreis: so behalten Sie den Überblick
Viele Betriebe haben Privatkunden und Firmenkunden, kleine und große Beträge. Einfache Regel für den Alltag: Prüfen Sie bei jeder Rechnung zuerst, ob der Kunde ein inländisches Unternehmen ist. Wenn ja und der Betrag über 250 € brutto liegt, schreiben Sie eine E-Rechnung, sobald die Pflicht für Sie gilt.
Mit Exvoice müssen Sie dafür nicht zwei Vorlagen pflegen. Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt in Word oder Excel. Für Firmenkunden und Behörden lesen Sie sie in Exvoice ein, kontrollieren die Angaben und erhalten eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Privatkunden bekommen weiterhin Ihr normales PDF. Wie das aussieht, zeigt die Startseite von Exvoice; die Schritte für Word erklärt die Seite E-Rechnung aus Word erstellen.
Häufige Fragen
Gilt die Ausnahme für Kleinbeträge auch, wenn mein Kunde ein Unternehmen ist?
Ja, darum geht es bei dieser Ausnahme. Für Rechnungen bis 250 € brutto müssen Sie auch an Unternehmen keine E-Rechnung ausstellen. Freiwillig dürfen Sie es trotzdem.
Darf ich einen großen Auftrag in mehrere kleine Rechnungen aufteilen?
Davon raten wir ab. Die Grenze gilt für echte Kleinbetragsrechnungen. Ob eine Aufteilung zulässig ist, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Gibt es eine Ausnahme beim Empfangen von E-Rechnungen?
Für Unternehmen nicht. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
Ich verkaufe an Firmen und an Privatleute. Was gilt?
Sie unterscheiden je Rechnung. Rechnungen an Privatpersonen brauchen keine E-Rechnung. Rechnungen an inländische Unternehmen fallen unter die Pflicht, sobald sie für Sie gilt.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.