E-Rechnung für Handwerker

Ihre Rechnungen schreiben Sie abends am Küchentisch in Word oder Excel, manche sogar noch auf dem Durchschreibeblock? Für die E-Rechnung an Firmenkunden müssen Sie das nicht aufgeben. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Handwerkerrechnung eine geprüfte E-Rechnung und hilft auch beim Angebot und bei offenen Rechnungen.

Jetzt kostenfrei testen Angebote und Mahnungen

Wann Handwerker eine E-Rechnung brauchen: Firmenkunden ja, Privatkunden nein

Im Handwerk ist der Kundenkreis fast immer gemischt. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt aber nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für die Praxis heißt das:

Bestellt eine Hausverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft, ist meist die Gemeinschaft Ihr Kunde. Ihre Leistungen an die Eigentümer sind nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei, umsatzsteuerlich gilt sie damit in der Regel als Unternehmer. Laut Bundesfinanzministerium gelten die Regeln zur E-Rechnung auch dann, wenn der Empfänger nur steuerfreie Umsätze ausführt, zum Beispiel als Vermieter einer Wohnung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Die kleine Reparatur beim Bäcker um die Ecke über 180 € brutto braucht also keine E-Rechnung. Die Sanierung des Treppenhauses für die Hausverwaltung schon. Alle Fälle ohne Pflicht stehen im Ratgeber E-Rechnung Ausnahmen, die Fristen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Vom Angebot zur E-Rechnung

Im Handwerk beginnt fast jeder Auftrag mit einem Angebot. In Exvoice schreiben Sie es mit Kunde und Positionen aus Ihrem Stamm, auf Wunsch mit Rabatt je Position. Jedes Angebot bekommt eine eigene Nummer und wird als PDF abgelegt. Sie sehen jederzeit, ob es noch offen, angenommen oder abgelehnt ist, und bis wann es gilt.

Hat der Kunde zugesagt, übernehmen Sie das Angebot mit „In Rechnung übernehmen“. Danach prüft Exvoice die Rechnung wie jede andere und verknüpft sie mit dem Angebot. So sehen Sie später, aus welchem Angebot eine Rechnung entstanden ist. Mehr dazu auf der Seite Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Arbeiten Sie als Nachunternehmer, etwa für einen Generalunternehmer, kann sich die Steuerschuld umkehren. Erbringen Sie eine Bauleistung für ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Davon ist auszugehen, wenn er eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts darüber hat. Ihre Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Auch solche Rechnungen müssen zwischen inländischen Unternehmen E-Rechnungen sein. Exvoice bietet diese Steuerart für Rechnungen und Angebote an. Ob § 13b auf Ihren Auftrag zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnung auf Papier, Durchschreibeblock oder Foto

Nicht jeder Betrieb schreibt am Rechner. Haben Sie die Rechnung auf Papier oder nur als Scan, liest Exvoice sie per Texterkennung ein, direkt im Programm und ohne Upload. Auch Fotos im Format PNG oder JPEG sind möglich, zum Beispiel vom Handy. Prüfen Sie bei Scans und Fotos alle Werte genau, bevor Sie die E-Rechnung erzeugen. Wie das funktioniert, zeigt die Seite PDF in E-Rechnung umwandeln.

Aufträge von Stadt und Gemeinde: XRechnung mit Leitweg-ID

Die Turnhalle streichen, Fenster im Rathaus tauschen, den Spielplatz instand setzen: Für solche Aufträge verlangen Kommunen oft eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ob das Pflicht ist, ab welchem Betrag und über welches Portal die Rechnung eingeht, regelt jedes Bundesland selbst, und die Regeln sind teils sehr unterschiedlich. Leitweg-ID und Einreichungsweg nennt Ihnen die Gemeinde, meist in der Bestellung. Was die Leitweg-ID bedeutet, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID.

Übernehmen Sie Bestellnummer und, falls vorhanden, Ihre Lieferantennummer aus der Bestellung in die Rechnung. Bei Stellen des Bundes muss beides in der XRechnung stehen, wenn Sie es bei der Beauftragung bekommen haben (§ 5 E-RechV). Ihre Lieferantennummer speichern Sie in Exvoice beim Kunden.

Mit Exvoice lesen Sie Ihre normale Rechnung ein, tragen die Leitweg-ID ein und erhalten eine XRechnung, die vor der Ausgabe gegen die offiziellen Regeln geprüft wird. Auf Wunsch geht Ihre gewohnte Rechnung als Anlage mit. Den Ablauf im Einzelnen zeigt die Seite XRechnung erstellen.

Praxisbeispiel: Rechnung an eine Hausverwaltung

Offene Posten und Mahnungen im Blick

Gerade bei größeren Aufträgen lässt die Zahlung oft auf sich warten. In Exvoice sehen Sie unter „Offene Posten“, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Eine rote Glocke mit Anzahl erscheint, sobald eine offene Rechnung seit mindestens einem Tag fällig ist. Zahlungen erfassen Sie von Hand, auch Teilzahlungen. Einen Bankabgleich gibt es nicht.

Bleibt die Zahlung aus, erstellen Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung in bis zu vier Stufen, als PDF mit vorbereiteter E-Mail. Exvoice versendet nichts automatisch und berechnet keine Zinsen, Gebühren oder Pauschalen. Ist eine Rechnung strittig, etwa wegen einer Reklamation, kennzeichnen Sie sie; dann fragt Exvoice vor jeder Mahnung nach. „Fällig“ bedeutet dabei nicht automatisch „in Verzug“.

Alle Funktionen sind in jeder Lizenz enthalten. Was Exvoice kostet, steht auf der Seite Preise für Exvoice. Schreiben Sie Ihre Rechnungen in Excel, lesen Sie auch E-Rechnung aus Excel erstellen.