XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Kurz gesagt: XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungen nach der Norm EN 16931. Der Unterschied: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Layout. ZUGFeRD ist ein PDF zum Lesen, in das dieselbe Art von XML-Datei eingebettet ist. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung, Firmenkunden bekommen oft ZUGFeRD.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD merken Sie vor allem beim Öffnen der Datei und beim Empfänger. Dieser Artikel erklärt beides in einfacher Sprache.
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Art der Datei | Reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit passendem Programm | Ja, wie ein normales PDF |
| Eigenes Aussehen der Rechnung | Nein, kein Layout | Ja, das PDF ist der sichtbare Teil |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Herausgeber | KoSIT | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) |
| Aktuelle Version (Stand November 2026) | 3.0.2 | 2.5.2 |
| Typische Empfänger | Behörden und öffentliche Auftraggeber | Firmenkunden |
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Angaben der Rechnung in festen Feldern: Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuern, Summen und Zahlungsangaben. Ein Layout gibt es nicht. Wer eine XRechnung ohne passendes Programm öffnet, sieht nur Text mit vielen Kennzeichen in spitzen Klammern.
Die XRechnung ist ein Standard der KoSIT. Sie gibt es in zwei technischen Schreibweisen, CII und UBL. Für Sie als Rechnungssteller macht das kaum einen Unterschied: Sie dürfen sich eine der beiden aussuchen. Öffentliche Auftraggeber müssen nach Auskunft der KoSIT beide Schreibweisen empfangen können. Zwischen Unternehmen ist das nicht ausdrücklich geregelt; welches zulässige Format verwendet wird, klären die Vertragspartner untereinander. Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden.
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber; sie sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Mehr dazu im Artikel Leitweg-ID: Bedeutung, Aufbau und woher Sie sie bekommen.
Weil eine XRechnung kein Layout hat, möchten viele trotzdem ihre gewohnte Rechnung mitschicken. Exvoice kann die eingelesene Datei, etwa Ihr PDF, auf Wunsch als Anlage in die XRechnung legen. Wie Sie eine XRechnung erstellen, zeigt die Seite XRechnung erstellen aus Word, Excel und PDF.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein PDF, das Sie wie jede andere Rechnung öffnen, lesen und ausdrucken können. In das PDF ist eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet. Menschen lesen das PDF, Programme lesen die Daten. Das PDF folgt dabei dem Archivformat PDF/A-3.
ZUGFeRD ist eine Spezifikation des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es gibt verschiedene Profile, also Stufen, wie viele Angaben die eingebettete Datei enthält. Exvoice erzeugt ZUGFeRD in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Nicht jedes Profil genügt als E-Rechnung im Sinne der Pflicht: Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Behörden des Bundes nehmen neben der XRechnung auch andere Standards an, die der Norm und ihren Vorgaben entsprechen; als Beispiel nennt der Bund ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei. Ob eine Behörde auch ein ZUGFeRD-PDF annimmt, fragen Sie am besten vorher nach.
Der große Vorteil: Ihre Rechnung behält ihr Aussehen. Exvoice kann Ihre eigene Rechnung aus Word oder Excel als sichtbaren Teil nutzen und die Daten unsichtbar einbetten. Dieses Original-Design gibt es nur bei ZUGFeRD. Einzelheiten stehen auf der Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Warum ein normales PDF ohne eingebettete Daten nicht genügt, erklärt der Artikel Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Welches Format für welchen Empfänger?
Am einfachsten fragen Sie Ihren Kunden, welches Format er wünscht. Ohne Vorgabe hilft diese Faustregel:
| Empfänger | Meist passendes Format |
|---|---|
| Bund, Länder, Gemeinden, Gerichte und andere öffentliche Stellen | XRechnung mit Leitweg-ID |
| Firmenkunden, die Rechnungen noch von Hand ansehen | ZUGFeRD |
| Firmenkunden mit automatischer Rechnungsverarbeitung | Je nach Wunsch des Kunden XRechnung oder ZUGFeRD |
Welche öffentliche Stelle genau welches Format und welchen Übertragungsweg verlangt, ist verschieden. Beim Bund reichen Sie E-Rechnungen über die Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) ein, nach vorheriger Registrierung. Dort stehen Ihnen mehrere Wege offen: die Eingabe im Webformular, das Hochladen einer fertigen Datei, E-Mail und das Peppol-Netz. Die Länder regeln den elektronischen Rechnungsaustausch jeweils selbst, auch die Frage, ob Lieferanten überhaupt elektronisch abrechnen müssen. Welcher Weg für Ihren Auftrag gilt, nennt Ihnen der Auftraggeber. Seit dem 01.01.2025 müssen außerdem alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, erklärt der Artikel E-Rechnung Pflicht.
Beide Formate aus Ihrer Rechnung
Sie müssen sich nicht für ein Format entscheiden und auch keine zwei Programme nutzen. Exvoice liest Ihre Rechnung aus Word, Excel oder PDF und erzeugt daraus wahlweise eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung:
- Einlesen. Ziehen Sie Ihre Rechnung in Exvoice oder starten Sie direkt in Word oder Excel über den Reiter „Exvoice“.
- Kontrollieren. Sie sehen alle erkannten Angaben und einen Summenabgleich. Für eine Behörde tragen Sie die Leitweg-ID ein.
- Format wählen und erzeugen. Exvoice prüft die Rechnung lokal gegen die offiziellen Regeln und erzeugt erst dann die E-Rechnung im gewählten Format.
Mehr dazu auf den Seiten E-Rechnung aus Word erstellen und E-Rechnung aus Excel erstellen.
Häufige Fragen
Sind XRechnung und ZUGFeRD beide E-Rechnungen?
Ja. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931 und enthalten die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Bei ZUGFeRD kommt es dabei auf das gewählte Profil an.
Welches Format will eine Behörde?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber. Mehr dazu im Artikel Leitweg-ID.
Kann ich eine XRechnung ohne Programm lesen?
Kaum. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Layout. Ohne passendes Programm sehen Sie nur Text mit vielen Kennzeichen. Exvoice zeigt XRechnungen im Bereich „Prüfen“ an und prüft sie gegen die Regeln.
Kann ZUGFeRD mein Rechnungsdesign behalten?
Ja. Bei ZUGFeRD ist das PDF der sichtbare Teil. Exvoice kann dafür Ihre eigene Rechnung aus Word oder Excel nutzen (Original-Design). Bei der XRechnung gibt es kein Layout, dort kann Ihr Original aber als Anlage beigefügt werden.
Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nein. Sie können je Empfänger wählen. Mit Exvoice entsteht aus derselben Rechnung wahlweise eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.