E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was müssen Sie tun?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, seit dem 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen, Sie dürfen es aber freiwillig. Öffentliche Auftraggeber und manche Firmenkunden verlangen sie trotzdem.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Viele Selbstständige mit kleinem Umsatz fragen sich, ob die E-Rechnung sie überhaupt betrifft. Die kurze Antwort: ja, aber anders als größere Unternehmen. Dieser Artikel zeigt, was Sie als Kleinunternehmer tun müssen, was Sie tun können und wie Sie mit wenig Aufwand gut vorbereitet sind.
Die E-Rechnung für Kleinunternehmer im Überblick
| Thema | Kleinunternehmer nach § 19 UStG |
|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | Pflicht seit 01.01.2025 |
| E-Rechnungen ausstellen | keine Pflicht (§ 34a UStDV), freiwillig erlaubt |
| Rechnungen an Privatpersonen | keine E-Rechnung nötig |
| Rechnungen an Behörden | in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID verlangt |
Wer als Kleinunternehmer gilt, richtet sich nach § 19 UStG. Seit 2025 gilt: Ihr Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie darunter fallen, klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Pflicht 1: E-Rechnungen empfangen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Das klingt aufwendiger, als es ist. Empfangen heißt in der Praxis: Ein Lieferant darf Ihnen eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung schicken, und Sie dürfen das nicht ablehnen.
Dafür brauchen Sie in der Regel nur zwei Dinge:
- Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten ihre Rechnungen schicken können. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht nötig.
- Einen Weg, die Datei zu lesen. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jedes PDF. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei (XML); ohne passendes Programm sehen Sie nur Programmcode. Dafür gibt es Anzeigeprogramme, etwa unser Werkzeug E-Rechnung anzeigen.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Ihr Softwareanbieter schickt die Jahresrechnung künftig als XRechnung. Öffnen Sie die Datei im Browser, sehen Sie nur eine lange Liste mit Fachbegriffen. Mit einem Anzeigeprogramm sehen Sie dagegen Absender, Rechnungsnummer, Positionen und Betrag wie auf einer gewohnten Rechnung. Wer Exvoice nutzt, kann empfangene XML- und ZUGFeRD-Dateien außerdem im Bereich „Prüfen“ gegen die offiziellen Regeln prüfen lassen. So sehen Sie schnell, ob die Rechnung Ihres Lieferanten formal in Ordnung ist.
Denken Sie auch an die Aufbewahrung: Heben Sie jede E-Rechnung acht Jahre lang auf. Mindestens der Datenteil (die XML) muss unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben; ein Ausdruck allein reicht nicht. Für die Umsatzsteuer ist dafür nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht zwingend ein besonderes Archivsystem nötig. Welche Ablage für Ihre Buchhaltung insgesamt passt, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Keine Pflicht zum Ausstellen, aber eine Möglichkeit
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Das gilt auch nach 2027 und 2028, wenn die Pflicht für andere Unternehmen schrittweise beginnt. Sie dürfen also weiter Rechnungen als PDF oder auf Papier schreiben. Wie die Fristen für alle anderen aussehen, erklärt der Artikel E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann?
Sie dürfen aber freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Für Ihren Kunden ist das oft bequemer, weil seine Buchhaltung die Daten automatisch übernimmt. Eine Zustimmung des Kunden ist für eine E-Rechnung nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht nötig, wenn Ihr Kunde ein inländisches Unternehmen ist. Anders bei einem normalen PDF per E-Mail: Dafür braucht es die Zustimmung des Kunden, sie kann aber auch stillschweigend erfolgen.
Weitere Fälle, in denen keine Pflicht besteht, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, sammelt der Artikel E-Rechnung Ausnahmen.
Wann eine freiwillige E-Rechnung sinnvoll ist
Auch ohne Pflicht kann es sich lohnen, E-Rechnungen zu schreiben. Typische Gründe:
- Öffentliche Auftraggeber. Gerichte, Behörden und Gemeinden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Diese Pflicht kommt nicht aus dem Umsatzsteuerrecht, sondern aus eigenen Vorschriften. Beim Bund verlangt die E-Rechnungsverordnung elektronische Rechnungen von allen Rechnungsstellern, eine Ausnahme für Kleinunternehmer gibt es dort nicht; ausgenommen sind etwa Direktaufträge bis 1.000 €. Die Länder regeln das jeweils selbst. Was die Leitweg-ID ist, lesen Sie im Artikel Leitweg-ID: Bedeutung und Aufbau.
- Größere Firmenkunden. Wer Rechnungen automatisch verarbeitet, fragt bei einfachen PDFs eher nach. Eine E-Rechnung erspart diese Rückfrage.
- Wachstum. Steigt Ihr Umsatz über die Grenze, fallen Sie unter die normalen Regeln. Wer schon vorher mit E-Rechnungen arbeitet, muss dann nichts umstellen.
Ein Beispiel aus einer Branche mit vielen Kleinunternehmern zeigt die Seite E-Rechnung für Dolmetscher und Übersetzer.
Was in Ihrer E-Rechnung anders ist
Eine E-Rechnung eines Kleinunternehmers unterscheidet sich vor allem bei der Steuer:
- Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Der Steuerbetrag ist null.
- Sie geben das Entgelt in einer Summe an und weisen darauf hin, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt (§ 34a UStDV), wie auf Ihrer bisherigen Rechnung auch.
- In einer E-Rechnung gehört dieser Hinweis in die Rechnungsdaten, und zwar in die Steueraufschlüsselung als Grund der Steuerbefreiung, damit die Software Ihres Kunden die Rechnung richtig bucht. Exvoice verwendet dafür die Steuerkategorie E (steuerbefreit).
In Exvoice schalten Sie dafür einmal in den Firmendaten „Ich bin Kleinunternehmer“ ein. Exvoice setzt dann bei neuen Rechnungen den passenden Hinweis, weist keine Umsatzsteuer aus und meldet es als Fehler, wenn in der Rechnung doch Umsatzsteuer steht. Auch Angebote können Sie mit der Steuerart Kleinunternehmer schreiben.
So gehen Sie praktisch vor
- Empfang sicherstellen. Nennen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und legen Sie fest, wie Sie XRechnungen öffnen und aufbewahren.
- Kunden fragen. Klären Sie, welche Kunden eine E-Rechnung wünschen oder verlangen. Das sind meist Behörden und größere Firmen.
- Vorlage behalten. Sie müssen Ihre Rechnungsvorlage nicht wegwerfen. Exvoice liest Ihre Rechnung aus Word, Excel oder PDF und macht daraus eine geprüfte E-Rechnung. Mehr dazu auf der Startseite von Exvoice.
- Kosten abwägen. Schreiben Sie nur gelegentlich E-Rechnungen, rechnen Sie nach, ob sich ein Programm für Sie lohnt. Die Preise von Exvoice finden Sie auf der Seite Preise für Exvoice.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie dürfen es aber, und manche Kunden wünschen es ausdrücklich.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Wie Sie das mit wenig Aufwand sicherstellen, steht im Abschnitt „Pflicht 1: E-Rechnungen empfangen“ oben.
Steht auf meiner E-Rechnung trotzdem der Hinweis auf § 19 UStG?
In der Regel ja. Auch in einer E-Rechnung weisen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus und geben einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an. Den genauen Wortlaut stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Lohnt sich ein Programm für E-Rechnungen, wenn ich nicht muss?
Das hängt von Ihren Kunden ab. Schreiben Sie oft an Behörden oder größere Firmen, die E-Rechnungen verlangen, sparen Sie Rückfragen. Schreiben Sie nur wenige Rechnungen an Privatleute, brauchen Sie in der Regel keines.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.