E-Rechnung für Dolmetscher und Übersetzer

Sie dolmetschen bei Gericht, übersetzen für Behörden oder arbeiten für Übersetzungsbüros? Dann fragen immer mehr Auftraggeber nach einer E-Rechnung. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Dolmetscher- oder Übersetzerrechnung in Word oder Excel eine geprüfte XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, ohne dass Sie Ihre Vorlage umbauen.

Jetzt kostenfrei testen So entsteht eine XRechnung

Wer von Ihnen eine E-Rechnung verlangt: Gerichte, Behörden, Übersetzungsbüros

Dolmetscher und Übersetzer haben oft einen ungewöhnlichen Kundenkreis: viel öffentliche Hand, dazu Kanzleien, Büros und Firmen. Für die E-Rechnung ist das wichtig, denn je nach Auftraggeber gelten andere Regeln. Bei Gericht und Staatsanwaltschaft gilt das Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG). Bei Behörden, die Sie mit einem Auftrag beauftragen, gilt das E-Rechnungsrecht von Bund oder Land. Bei Unternehmen gilt das Umsatzsteuergesetz.

Welche Behörden eine XRechnung verlangen, regeln Bund und Länder unterschiedlich: Die Länder setzen die E-Rechnung in eigener Zuständigkeit um. Eine Regel für alle Stellen gibt es nicht. Ab wann die allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen für Sie gilt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

XRechnung mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber

Behörden, die Sie mit einem Auftrag beauftragen, verlangen oft eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ist die Adresse der zuständigen Stelle für Rechnungen. Sie nennt Ihnen der Auftraggeber, etwa im Auftrag oder in der Bestellung. Wie sie aufgebaut ist und wo Sie nachfragen, erklärt der Ratgeber Leitweg-ID: Bedeutung und Aufbau.

Wichtig ist außerdem das Zeichen des Vorgangs. Bei der Justiz reichen Sie Ihre Rechnung zum Geschäftszeichen des Verfahrens ein, also mit Aktenzeichen; ohne Aktenzeichen kann die Geschäftsstelle sie oft nicht zuordnen. Bei Stellen des Bundes muss eine XRechnung außerdem Lieferantennummer und Bestellnummer enthalten, wenn Sie diese bei der Beauftragung bekommen haben (§ 5 E-RechV). Nennen Sie ein Geschäftszeichen der Behörde deshalb gut sichtbar in Ihrer Rechnung, zum Beispiel in der Beschreibung der Position wie im Beispiel unten. Ob die Stelle es zusätzlich in einem bestimmten Feld erwartet, fragen Sie am besten bei ihr nach.

Ein Vorteil für Sie: Eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Layout. Exvoice kann Ihre eingelesene Rechnung auf Wunsch als Anlage beifügen. So sieht die Sachbearbeitung auch Ihre gewohnte Aufstellung mit Uhrzeiten und Fahrtstrecke. Wie das Erzeugen im Einzelnen abläuft, zeigt die Seite XRechnung erstellen.

Ihre gewohnte Abrechnung bleibt: Vorlage in Word oder Excel

Viele Dolmetscher haben über Jahre eine eigene Vorlage für Gerichtstermine entwickelt: mit Beginn und Ende des Einsatzes, Wartezeiten, Fahrtstrecke und Fahrtkosten. Das passt zum JVEG: Es vergütet ein Honorar je Stunde einschließlich notwendiger Reise- und Wartezeiten, dazu Fahrtkosten und Aufwand (§ 8 JVEG). Diese Vorlage dürfen Sie behalten. Exvoice liest die Rechnung ein, zeigt Ihnen alle erkannten Angaben und prüft, ob Positionen und Endbetrag zusammenpassen. Ab der zweiten Rechnung kennt Exvoice den Aufbau Ihrer Vorlage.

Schreiben Sie in Word, starten Sie die E-Rechnung direkt aus dem geöffneten Dokument über den Reiter „Exvoice“. Einzelheiten dazu auf der Seite E-Rechnung aus Word erstellen. Rechnen Sie Übersetzungen in einer Tabelle ab, hilft die Seite E-Rechnung aus Excel erstellen.

Behörden schreiben Sie meist immer wieder an dieselben Stellen. Speichern Sie eine Behörde einmal als Kunden vom Typ „Behörde“ mit Leitweg-ID. Exvoice prüft dann den Aufbau der Leitweg-ID und übernimmt sie in jede Rechnung an diese Stelle.

Praxisbeispiel: Rechnung für einen Gerichtstermin

ZUGFeRD für Büros und Firmenkunden

Für Übersetzungsbüros, Kanzleien und Firmen ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl. Das ist ein PDF, das Ihr Kunde wie gewohnt lesen kann, mit den Rechnungsdaten unsichtbar darin. Bei ZUGFeRD behält die Rechnung sogar Ihr eigenes Aussehen, mit Logo und Briefkopf.

Für Gerichte bemisst sich das Honorar einer Übersetzung nach § 11 JVEG je angefangene 55 Anschläge; für besonders schwierige oder eilige Texte gilt ein höherer Satz. Mit Büros und Firmen vereinbaren Sie die Einheit frei, zum Beispiel Zeile, Wort oder Seite. Solche Positionen übernimmt Exvoice aus Ihrer Rechnung wie jede andere Position mit Menge, Einheit und Preis. Findet die Erkennung eine Spalte nicht, zeigen Sie sie per Klick im Dokument.

Viele in der Branche sind Kleinunternehmer. Sie müssen keine E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen. Für Aufträge von Stellen des Bundes gilt aber die E-Rechnungsverordnung. Sie kennt keine Ausnahme für Kleinunternehmer, nur unter anderem für Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 E-RechV). Die Länder regeln das für ihre Stellen selbst. In Exvoice setzen Sie in den Firmendaten den Haken „Ich bin Kleinunternehmer“; dann trägt Exvoice den Hinweis ein und weist keine Umsatzsteuer aus. Was das für Sie heißt, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer. Was Exvoice kostet, finden Sie unter Preise für Exvoice.