Leitweg ID: Bedeutung, Aufbau und woher Sie sie bekommen
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen. Sie sorgt dafür, dass Ihre XRechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Sie bekommen sie immer vom öffentlichen Auftraggeber selbst, meist steht sie in der Bestellung oder im Vertrag.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Wer zum ersten Mal einer Stadt, einem Land oder einer Bundesbehörde eine Rechnung schickt, stößt schnell auf die Leitweg-ID. Ohne sie kann die Verwaltung Ihre E-Rechnung oft nicht zuordnen. In diesem Artikel erfahren Sie, was hinter der Leitweg-ID steckt, wie Sie sie lesen und wie Sie sie richtig in Ihre Rechnung übernehmen.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Behörde ist kein einzelnes Büro mit einem Briefkasten. Eine Stadtverwaltung hat zum Beispiel viele Ämter, und jedes Amt bezahlt seine eigenen Rechnungen. Damit eine elektronische Rechnung automatisch beim richtigen Amt landet, braucht sie eine eindeutige Kennung des Empfängers. Diese Kennung ist die Leitweg-ID.
Sie können sich die Leitweg-ID wie eine Postleitzahl mit Hausnummer vorstellen, nur für Rechnungen. Sie sagt nicht, wer die Rechnung prüft, sondern wohin sie geleitet wird. Daher kommt auch der Name.
Wann Sie eine Leitweg-ID brauchen
Alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, die elektronische Rechnungen empfangen, brauchen nach Auskunft der KoSIT eine Leitweg-ID. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber. Typische öffentliche Auftraggeber sind:
- Bundesbehörden und Bundesministerien,
- Landesverwaltungen, Gerichte und Polizei,
- Städte, Gemeinden und Landkreise.
Ob und ab wann eine Stelle die elektronische Rechnung verpflichtend verlangt, regeln Bund und Länder jeweils selbst. Beim Bund gilt seit dem 27.11.2020 die E-Rechnungsverordnung: Lieferanten müssen dort elektronisch abrechnen, ausgenommen sind etwa Direktaufträge bis 1.000 €. Die Länder setzen die EU-Vorgaben in eigener Zuständigkeit um. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach, in welcher Form er die Rechnung haben möchte.
Rechnungen an Firmenkunden brauchen keine Leitweg-ID. Für sie gilt die allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Wer wann betroffen ist, lesen Sie im Ratgeber E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann?
Wie eine Leitweg-ID aufgebaut ist
Bund und Länder haben sich auf ein einheitliches Format geeinigt, das die KoSIT in der Formatspezifikation Leitweg-ID beschreibt. Eine Leitweg-ID besteht danach aus bis zu drei Teilen, die durch Bindestriche getrennt sind. Grobadressierung und Prüfziffer sind Pflicht, die Feinadressierung kann fehlen. Insgesamt ist eine Leitweg-ID 5 bis 46 Zeichen lang.
| Teil | Bedeutung | Form |
|---|---|---|
| Grobadressierung | Verwaltungsebene und Gebiet: Kennzahl des Bundes (99) oder des Landes, bei Bedarf ergänzt um Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde | nur Ziffern, 2 bis 12 Stellen |
| Feinadressierung | die genaue Stelle innerhalb der Verwaltung; kann fehlen. Wie sie aufgebaut ist, legen Bund und Länder selbst fest. | Buchstaben (A bis Z) und Ziffern, bis 30 Zeichen |
| Prüfziffer | schützt vor Tippfehlern | immer 2 Ziffern am Ende |
Ein Beispiel aus der Formatspezifikation der KoSIT: 04011000-1234512345-06. Die erste Zahlengruppe ist die Grobadressierung, die mittlere die Feinadressierung, die letzten zwei Ziffern sind die Prüfziffer. Das Beispiel dient nur zur Veranschaulichung, bitte nicht für eine echte Rechnung verwenden.
Die Prüfziffer ist wichtig: Sie wird aus den übrigen Zeichen nach demselben Verfahren berechnet wie bei der IBAN (Modulo 97). Vertauschen Sie zwei Ziffern, passt die Prüfziffer nicht mehr. So fallen viele Tippfehler auf, bevor die Rechnung verschickt wird.
Woher Sie die Leitweg-ID bekommen
Die Leitweg-ID wird von der Behörde vergeben und Ihnen in der Regel mit dem Auftrag mitgeteilt. Vergeben werden die Leitweg-IDs beim Bund zentral, in den Ländern von Landesbehörden oder deren IT-Dienstleistern. Manche Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf ihrer Internetseite, einige Länder führen zentrale Verzeichnisse, und der Bund zeigt eine Übersicht der an seine Plattform angebundenen Auftraggeber. Das ersetzt aber nicht die Absprache mit Ihrem Auftraggeber: Maßgeblich ist die Leitweg-ID, die er Ihnen für den Auftrag nennt. Typische Fundstellen sind:
- Bestellung oder Auftrag. Viele Behörden schreiben die Leitweg-ID direkt in die Bestellung, oft im Kopf oder bei den Rechnungshinweisen.
- Vertrag oder Rahmenvereinbarung. Bei längerer Zusammenarbeit steht sie häufig in den Vertragsunterlagen.
- Nachfrage bei der Stelle. Steht sie nirgends, fragen Sie bei der Person nach, die den Auftrag erteilt hat. Bitten Sie um die Leitweg-ID schriftlich, damit Sie sie genau übernehmen können.
Arbeiten Sie öfter für dieselbe Stelle, lohnt es sich, die Leitweg-ID dauerhaft beim Kunden zu speichern. Dann müssen Sie sie nicht bei jeder Rechnung neu heraussuchen.
Wo die Leitweg-ID in der XRechnung steht
In einer XRechnung gibt es ein eigenes Feld für die Referenz des Käufers, das Feld BT-10 („Buyer reference“, Käuferreferenz). Bei Rechnungen an Behörden steht dort die Leitweg-ID; in der XRechnung ist dieses Feld deshalb Pflicht. Sie müssen sich darum nicht selbst kümmern, wenn Ihr Programm das Feld richtig füllt.
So geht es mit Exvoice: Sie lesen Ihre gewohnte Rechnung ein, tragen in der Kontrollansicht die Leitweg-ID ein und erzeugen eine XRechnung. Bei Kunden vom Typ Behörde hinterlegen Sie die Leitweg-ID im Kundenstamm; Exvoice prüft dabei Aufbau und Prüfziffer und übernimmt sie automatisch in das Feld BT-10 jeder Rechnung an diesen Kunden. Vor der Ausgabe prüft Exvoice außerdem die Angaben, die der Bund nach der E-Rechnungsverordnung verlangt, und die XRechnung gegen die offiziellen Regeln. Wie das im Einzelnen abläuft, zeigt die Seite XRechnung erstellen aus Word, Excel und PDF.
Behörden erhalten in der Regel eine XRechnung, also eine reine Datendatei. Möchten Sie, dass Ihr gewohntes Rechnungsbild trotzdem mitgeht, kann Exvoice die eingelesene Rechnung als Anlage beifügen. Den Unterschied der Formate erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
| Fehler | So vermeiden Sie ihn |
|---|---|
| Leitweg-ID abgetippt und dabei Ziffern vertauscht | Aus der Bestellung kopieren, nicht abtippen. Ein Programm mit Prüfziffer-Kontrolle fängt Tippfehler ab. |
| Alte Leitweg-ID aus einem früheren Auftrag verwendet | Bei jedem neuen Auftrag kurz prüfen, ob die Stelle eine andere Leitweg-ID nennt. |
| Leitweg-ID der falschen Abteilung | Immer die Leitweg-ID der Stelle nehmen, die den Auftrag erteilt hat, nicht die der Zentrale. |
| Normales PDF statt XRechnung geschickt | Ein PDF aus Word ist keine E-Rechnung. Warum, erklärt der Artikel Ist ein PDF eine E-Rechnung? |
| Leitweg-ID nur im sichtbaren Text, nicht im Datenfeld | Die Verwaltung liest das Datenfeld, nicht das Bild. Die Leitweg-ID gehört in das Feld der XRechnung. |
Auf welchem Weg Sie die XRechnung einreichen, gibt ebenfalls der Auftraggeber vor. Beim Bund ist das die Rechnungseingangsplattform OZG-RE, nach einer Registrierung, mit den Wegen Webformular, Hochladen, E-Mail und Peppol. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und die Länder können eigene Eingänge haben.
Viele Selbstständige, die für Gerichte oder Behörden arbeiten, haben mit der Leitweg-ID zum ersten Mal zu tun. Ein Beispiel aus der Praxis finden Sie auf der Seite E-Rechnung für Dolmetscher und Übersetzer. Auch Aufträge von Stadt und Gemeinde betrifft das, etwa im Handwerk.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Rechnung an eine Firma eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gedacht. Firmenkunden haben keine Leitweg-ID. Dort tragen Sie, wenn der Kunde es wünscht, eine eigene Referenz wie seine Bestellnummer ein.
Hat jede Behörde nur eine Leitweg-ID?
Nicht unbedingt. Größere Verwaltungen können für einzelne Ämter oder Abteilungen eigene Leitweg-IDs vergeben. Nehmen Sie immer die Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber für genau diesen Auftrag nennt.
Was passiert, wenn die Leitweg-ID falsch ist?
Die Rechnung kommt im schlechtesten Fall nicht bei der richtigen Stelle an oder wird abgewiesen. Das kann die Zahlung verzögern. Übernehmen Sie die Leitweg-ID deshalb Zeichen für Zeichen aus dem Auftrag.
Kann ich die Leitweg-ID selbst herausfinden?
Manche Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID, und einige Länder führen Verzeichnisse. Maßgeblich ist aber die Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber nennt, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Steht sie dort nicht, fragen Sie bei der Stelle nach, die den Auftrag erteilt hat.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.