E-Rechnung für Agenturen

Ihre Rechnung ist für Sie mehr als ein Beleg. Sie trägt Ihr Logo, Ihre Schrift und Ihre Farben, genau wie jede Präsentation, die Sie Ihren Kunden zeigen. Wenn Kunden jetzt eine E-Rechnung verlangen, muss dieses Design nicht verschwinden: Exvoice macht aus Ihrer gestalteten Agenturrechnung eine ZUGFeRD-Rechnung im Original-Design.

Jetzt kostenfrei testen Was ist ZUGFeRD?

Ihr Design bleibt: ZUGFeRD im Original-Design

Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten. Bei manchen Programmen heißt das: Die Rechnung kommt aus einer fremden Standardvorlage, und Ihr Corporate Design ist weg. Bei Exvoice ist das anders. Sie gestalten Ihre Rechnung weiter in Word oder Excel, so wie bisher. Exvoice nutzt sie als sichtbaren Teil der ZUGFeRD-Rechnung und bettet die Rechnungsdaten unsichtbar in das PDF ein.

Ihr Kunde sieht also Ihre gewohnte Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch. Das Original-Design gibt es nur bei ZUGFeRD. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Layout; sie brauchen Sie vor allem für öffentliche Auftraggeber. Den Unterschied erklärt die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Wenn der Einkauf Ihres Kunden E-Rechnungen verlangt

Agenturen arbeiten oft für größere Unternehmen. Dort landen Rechnungen nicht mehr auf dem Schreibtisch der Marketingleitung, sondern im System des Einkaufs oder der Buchhaltung. Solche Unternehmen verarbeiten Rechnungen zunehmend automatisch. Ein einfaches PDF ist dabei keine E-Rechnung. Schon heute dürfen Sie es einem Firmenkunden im Inland nur mit seiner Zustimmung schicken (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung dürfen Sie dagegen ohne Zustimmung senden, denn jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen seit 2025 empfangen können.

Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab: ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025, etwa von Druckereien, Fotografen oder Freelancern. Die Fristen im Detail stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Kunden im Ausland: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind. Sitzt Ihr Kunde im Ausland, dürfen Sie auf Papier abrechnen oder, mit seiner Zustimmung, elektronisch, auch als E-Rechnung. Bei Firmenkunden in anderen EU-Ländern schuldet bei den meisten Dienstleistungen der Kunde die Steuer. Dann gehören der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 UStG). Ob im Land Ihres Kunden eigene Regeln zur E-Rechnung gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Vom Angebot zur Rechnung, auch mit vielen Positionen

Ein Agenturangebot hat schnell zwanzig Positionen: Konzeption, Gestaltung, Abstimmungsrunden, Lizenzen, Fremdleistungen. In Exvoice schreiben Sie Angebote mit Kunde und Positionen aus Ihrem Stamm, mit Rabatt je Position. Für ein ähnliches Projekt kopieren Sie ein altes Angebot als neues und passen es an. Jedes Angebot hat eine eigene Nummer und einen Status: Entwurf, ausgestellt, angenommen, abgelehnt oder in Rechnung. So sehen Sie auch bei vielen laufenden Pitches auf einen Blick, welches Angebot noch auf Antwort wartet und welches schon abgerechnet ist.

Sagt der Kunde zu, übernehmen Sie das Angebot mit „In Rechnung übernehmen“. Die Rechnung läuft dann durch die normale Prüfung, und Exvoice verknüpft sie mit dem Angebot. Offene Rechnungen sehen Sie unter „Offene Posten“, Zahlungserinnerungen erstellen Sie bei Bedarf als PDF mit vorbereiteter E-Mail. Alles dazu auf der Seite Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen in Word? Dann starten Sie die E-Rechnung direkt aus dem Dokument über den Reiter „Exvoice“. Mehr dazu unter E-Rechnung aus Word erstellen.

Praxisbeispiel: Monatsrechnung an einen Firmenkunden

Im Team arbeiten: bis zu 5 Arbeitsplätze, Rollen

In Agenturen schreiben oft mehrere Personen Rechnungen: die Projektleitung, das Büro, die Geschäftsführung. Mit der Team-Lizenz nutzen bis zu 5 Arbeitsplätze Exvoice. Wer was darf, regeln drei Rollen:

• Administrator: richtet Exvoice ein und stellt für jeden Rechner einen Zugangscode aus.
• Rechnungsersteller: schreibt Angebote und Rechnungen.
• Nur-Lesen: sieht Rechnungen und Angebote, ändert aber nichts. Passt zum Beispiel für die Buchhaltung im Haus.

Nummern für Rechnungen, Angebote und Mahnungen laufen dabei getrennt und lückenlos. Ab sechs Arbeitsplätzen gibt es ein individuelles Angebot. Die Preise stehen auf der Seite Preise für Exvoice.

Viele Agenturen arbeiten am Mac. Exvoice läuft heute unter Windows 10 und 11; eine Version für den Mac folgt. Wenn Sie Bescheid bekommen möchten, tragen Sie sich in die Mac-Warteliste ein.