E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?
Kurz gesagt: Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 01.01.2028 alle. Die E-Rechnung Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, nicht für Privatkunden.
Stand: November 2026 · Herausgeber: Exvoice, eine Marke der E&M Coaching GmbH
Was die E-Rechnung Pflicht bedeutet
Die E-Rechnung Pflicht verändert, wie Unternehmen in Deutschland einander Rechnungen schicken. Bisher genügte eine Rechnung auf Papier oder als PDF per E-Mail. Künftig muss eine Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen eine E-Rechnung sein.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das zwei Formate: die XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Die Software Ihres Kunden liest daraus Rechnungsnummer, Beträge und Steuern automatisch aus, ohne dass jemand abtippen muss.
Ein normales PDF, eine Word-Datei oder eine Rechnung auf Papier ist dagegen keine E-Rechnung. Warum das so ist, erklärt der Artikel Ist ein PDF eine E-Rechnung?
E-Rechnung Pflicht: die Fristen im Überblick
Die Pflicht kommt in drei Stufen. Erst müssen alle empfangen können, danach müssen nach und nach alle ausstellen.
| Ab | Was gilt | Wer ist betroffen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen im Inland, auch Kleinunternehmer |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Unternehmen für Rechnungen an inländische Unternehmen |
Bis zur jeweiligen Frist gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG). Sie betreffen nur das Ausstellen, nicht den Empfang:
- Leistungen aus 2025 und 2026: Alle Unternehmen dürfen bis zum 31.12.2026 noch eine sonstige Rechnung schicken. Papier ist immer erlaubt. Ein normales PDF oder ein anderes elektronisches Format ist nur erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Die Zustimmung braucht keine bestimmte Form, sie kann auch stillschweigend erfolgen.
- Leistungen aus 2027: Wer im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf bis zum 31.12.2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF verwenden.
- EDI: Ein bestehendes EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers für Leistungen bis Ende 2027 weiter genutzt werden, auch wenn es die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt.
Seit 2025: E-Rechnungen empfangen
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Das gilt unabhängig von Größe und Umsatz, also auch für Kleinunternehmer und Selbstständige.
Annehmen heißt: Sie müssen die Datei entgegennehmen und lesen können. Für das Entgegennehmen genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht nötig. Sie können mit Ihren Lieferanten aber auch andere Wege vereinbaren. Aufbewahren müssen Sie die E-Rechnung acht Jahre lang, und zwar mindestens den Datenteil (die XML) unverändert in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Eine XRechnung ist allerdings eine Datendatei, die man ohne passendes Programm kaum lesen kann. Mit Exvoice öffnen Sie empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien im Bereich „Prüfen“ und sehen, ob sie den Regeln entsprechen.
2027 und 2028: E-Rechnungen ausstellen
Ab 01.01.2027: größere Unternehmen
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Umsatz im Vorjahr mehr als 800.000 € betragen hat. Für das Jahr 2027 zählt also der Umsatz aus 2026. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG: die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze, berechnet nach den tatsächlich eingenommenen Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze (etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG) und der Verkauf von Anlagevermögen zählen nicht mit. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des ganzen Organkreises. Wie hoch Ihr Gesamtumsatz genau ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie für Leistungen, die Sie 2027 erbringen, bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Kunden, normale PDFs schicken.
Ab 01.01.2028: alle Unternehmen
Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Dann ist es egal, wie groß Ihr Unternehmen ist oder wie viel Umsatz Sie machen. Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), dürfen es aber. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Wer Leistungen Ende 2026 erbringt und erst im Januar 2027 abrechnet, sollte genau hinsehen. Was dann gilt, lesen Sie im Artikel E-Rechnung zum Jahreswechsel.
Wer nicht betroffen ist
Die E-Rechnung Pflicht gilt nicht für jede Rechnung. Keine Pflicht besteht bei:
- Rechnungen an Privatpersonen,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
- Fahrausweisen,
- vielen steuerfreien Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel der Vermietung von Wohnungen.
Für Rechnungen an Kunden im Ausland gilt die Pflicht nicht. Sie betrifft nur Fälle, in denen Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind. Ist einer von beiden im Ausland ansässig, dürfen Sie eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Kunden, eine elektronische Rechnung schicken. Alle Einzelheiten finden Sie im Artikel E-Rechnung Ausnahmen: Wann Sie keine E-Rechnung brauchen.
Ein Sonderfall sind Behörden und andere öffentliche Auftraggeber. Sie verlangen in der Regel schon heute eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber. Was es damit auf sich hat, erklärt der Artikel Leitweg-ID.
So bereiten Sie sich vor
Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen in Word oder Excel und wollen dabei bleiben. Das ist auch mit der E-Rechnung Pflicht möglich. Wichtig ist nur, dass am Ende eine E-Rechnung im richtigen Format entsteht.
- Empfang klären. Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken sollen, und sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über die Ablage.
- Fristen prüfen. Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht zum Ausstellen für Sie schon ab 2027, sonst ab 2028.
- Format wählen. Behörden bekommen in der Regel eine XRechnung, Firmenkunden oft ZUGFeRD. Den Unterschied erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.
- Früh üben. Sie dürfen schon heute E-Rechnungen schicken. Wer früh beginnt, hat vor dem Stichtag keinen Stress.
Exvoice hilft dabei, ohne dass Sie Ihre Arbeitsweise umstellen: Sie erstellen die E-Rechnung aus Word oder aus Excel, kontrollieren die erkannten Angaben und Exvoice prüft die E-Rechnung lokal vor der Ausgabe. Wie das Programm insgesamt arbeitet, sehen Sie auf der Startseite von Exvoice.
Häufige Fragen
Muss ich schon heute E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer.
Mein Umsatz liegt unter 800.000 €. Wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Spätestens ab dem 01.01.2028. Ab dann gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Sie dürfen aber schon vorher E-Rechnungen schicken.
Gilt die E-Rechnung Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatpersonen, Kleinbeträge bis 250 € brutto und Fahrausweise besteht keine Pflicht. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung Ausnahmen.
Kann ich meine Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben?
Ja. Wichtig ist nur, dass am Ende eine E-Rechnung im richtigen Format entsteht. Exvoice macht aus Ihrer Rechnung in Word oder Excel eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung und prüft sie vor der Ausgabe.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.