XRechnung erstellen aus Word, Excel und PDF

Ein öffentlicher Auftraggeber verlangt eine XRechnung, und Ihre Rechnung liegt in Word, Excel oder als PDF vor? Mit Exvoice können Sie die XRechnung erstellen, ohne Ihre gewohnte Rechnung aufzugeben. Exvoice liest Ihre Rechnung, ergänzt die Leitweg-ID und prüft die XRechnung vor der Ausgabe gegen die offiziellen Regeln.

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Was ist eine XRechnung

Die XRechnung ist ein deutsches Format für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Sie ist eine reine Datendatei im Format XML, ohne sichtbares Layout. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern und Bankverbindung stehen darin an fest bestimmten Stellen. So kann die Software des Empfängers alles automatisch übernehmen.

Es gibt die XRechnung in zwei Schreibweisen, CII und UBL. Der Inhalt ist gleich. Exvoice erzeugt beide. Die Alternative mit sichtbarem PDF heißt ZUGFeRD. Worin sich beide Formate unterscheiden, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Wann Sie eine XRechnung brauchen

Öffentliche Auftraggeber wie Behörden, Städte und Gemeinden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Wer für die öffentliche Hand arbeitet, kommt deshalb meist nicht an der XRechnung vorbei.

Auch zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung Pflicht. Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 01.01.2028 gilt das für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Beide Formate, XRechnung und ZUGFeRD, sind E-Rechnungen. Welches ein Firmenkunde wünscht, klären Sie am besten direkt mit ihm.

XRechnung erstellen: mit Exvoice in drei Schritten

1. Rechnung einlesen. Ziehen Sie Ihre Rechnung in Exvoice: Word, Excel, CSV, PDF oder einen Scan. Aus Word und Excel geht es auch direkt über den Reiter „Exvoice“. Mehr dazu unter E-Rechnung aus Word erstellen und E-Rechnung aus Excel erstellen.
2. Kontrollieren und ergänzen. In der Kontrollansicht sehen Sie alle erkannten Angaben. Tragen Sie die Leitweg-ID ein, falls sie nicht schon beim Kunden gespeichert ist. Wählen Sie als Format XRechnung (CII) oder XRechnung (UBL).
3. Prüfen und erzeugen. Exvoice prüft die XRechnung gegen die offiziellen Regeln. Erst wenn alles stimmt, entsteht die Datei. Sie liegt danach im Archiv, die E-Mail an den Empfänger ist auf Wunsch vorbereitet.

Leitweg-ID und Pflichtangaben

Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass Ihre XRechnung bei der richtigen Stelle der Behörde ankommt. Sie bekommen sie vom Auftraggeber. In Exvoice speichern Sie die Leitweg-ID einmal beim Kunden, wenn Sie ihn als Behörde oder öffentliche Stelle anlegen. Exvoice prüft dabei Form und Prüfziffer. Erkennt Exvoice den Kunden in einer neuen Rechnung wieder, ergänzt es die Leitweg-ID von selbst. Was hinter der Nummer steckt, lesen Sie im Ratgeber Leitweg-ID: Bedeutung, Aufbau und woher Sie sie bekommen.

Auch an weitere Angaben erinnert Exvoice Sie. Ohne Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen entsteht keine E-Rechnung. Fehlen in Ihren Firmendaten USt-IdNr. und Handelsregisternummer, fragt Exvoice nach einer Lieferantennummer. Jede Frage ist in einfacher Sprache erklärt, und Sie ergänzen die Angabe direkt in der Kontrollansicht.

XRechnung mit Anlage: das Original fährt mit

Weil eine XRechnung kein Layout hat, sieht der Empfänger Ihre gewohnte Rechnung nicht. Exvoice fügt deshalb auf Wunsch die eingelesene Datei als Anlage bei, etwa Ihr PDF oder ein Foto der Rechnung. Diese Einstellung ist von Anfang an eingeschaltet und gilt für Dateien bis 10 MB. Liegt Ihre Rechnung nur als PDF oder Scan vor, lesen Sie weiter unter PDF in E-Rechnung umwandeln.

Prüfung vor der Ausgabe (XSD und Schematron, lokal)

Bevor eine XRechnung entsteht, prüft Exvoice sie zweifach: gegen das Schema (XSD), also den formalen Aufbau, und gegen die Geschäftsregeln (Schematron), etwa ob Summen und Steuern zusammenpassen. Grundlage sind die offiziellen Regeln für XRechnung 3.0.2 und EN 16931. Die Prüfung läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Ihre Rechnung geht dafür an keinen Prüfdienst im Internet.

Findet die Prüfung einen Fehler, erzeugt Exvoice keine fehlerhafte Datei. Sie sehen stattdessen, was nicht stimmt, und können es korrigieren. Brauchen Ihre Firmenkunden lieber ein lesbares PDF mit eingebetteten Daten, nutzen Sie das zweite Format: ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung (CII) und XRechnung (UBL)?

Beide enthalten dieselben Angaben, nur in zwei verschiedenen Schreibweisen. Exvoice erzeugt beide. Nehmen Sie CII, wenn Ihr Empfänger nichts anderes vorgibt, und UBL nur, wenn er es ausdrücklich verlangt.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID nennt Ihnen der öffentliche Auftraggeber, zum Beispiel in der Bestellung oder im Auftrag. Fragen Sie im Zweifel dort nach. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID.

Kann mein Kunde eine XRechnung ohne besondere Software lesen?

Eine XRechnung ist eine Datendatei, die vor allem für Programme gedacht ist. Damit Ihr Kunde trotzdem eine lesbare Fassung hat, fügt Exvoice Ihre ursprüngliche Rechnung auf Wunsch als Anlage bei. Für Firmenkunden ist oft ZUGFeRD die bequemere Wahl.

Kann ich auch eine XRechnung prüfen, die ich bekommen habe?

Ja. Im Bereich „Prüfen“ prüft Exvoice auch fremde XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs gegen dieselben Regeln, die es für Ihre eigenen Rechnungen nutzt.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.