E-Rechnung für Sanitär, Heizung, Klima

Heizungswartung im Herbst, Rohrbruch am Sonntag, Klimaanlage für das neue Büro: SHK-Betriebe rechnen sehr verschiedene Aufträge ab. Für Firmenkunden muss daraus bald eine E-Rechnung werden. Exvoice übernimmt Ihre gewohnte Rechnung aus Word, Excel oder vom Papier und erzeugt eine geprüfte E-Rechnung für Sanitär, Heizung und Klima. Alles läuft auf Ihrem Windows-Rechner.

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Typische Auftraggeber im SHK-Handwerk

Firmenaufträge kommen zum Beispiel von Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen: Heizzentralen in Mehrfamilienhäusern, Steigleitungen, Warmwasser. Gastronomie und Hotels brauchen Kälte- und Lüftungstechnik, Büros und Praxen Klimageräte. Im Neubau beauftragen Bauträger und Generalunternehmer. Facility-Management-Firmen vergeben Wartungen für ganze Gebäudebestände. Dass Wohnungsunternehmen und Eigentümergemeinschaften überwiegend steuerfreie Umsätze haben, ändert nichts: Laut Bundesfinanzministerium gelten die Regeln zur E-Rechnung auch für solche Empfänger.

Viele Wohnungsunternehmen und Facility-Management-Firmen führen Sie unter einer Lieferantennummer. Diese Nummer speichern Sie in Exvoice beim Kunden im Stamm. Rechnungen an Privathaushalte, etwa die neue Therme im Einfamilienhaus, fallen nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung.

Wartungsverträge für Heizung und Klimaanlage

Wartungen kommen jedes Jahr wieder: Brenner reinigen, Dichtungen tauschen, Druck prüfen, Filter der Klimaanlage wechseln. Abgerechnet wird meist eine Pauschale, dazu Verschleißteile und zusätzliche Arbeitszeit, wenn der Monteur einen Mangel findet.

Exvoice erstellt keine Serienrechnungen. Ihre Wartungsrechnung schreiben Sie also weiter in Word oder Excel. Exvoice erkennt den Aufbau Ihrer Vorlage wieder, übernimmt Pauschale und Teile und prüft die Summe. Gerade in der Wartungssaison, wenn viele Rechnungen auf einmal anfallen, lesen Sie mehrere Dateien als Stapel ein. Exvoice arbeitet sie nacheinander ab, Sie kontrollieren jede einzeln.

Notdienst: schnell abrechnen, auch vom Papier

Beim Rohrbruch am Wochenende zählt der Einsatz, nicht die Rechnung. Der Monteur notiert Material und Stunden auf dem Arbeitsbericht. Berechnen Sie Zuschläge für Nacht, Wochenende oder Feiertag, führen Sie sie am besten als eigene Position mit Bezeichnung und Betrag auf. Exvoice übernimmt sie dann wie jede andere Zeile in die E-Rechnung.

Schreiben Sie die Rechnung im Büro, geht es wie gewohnt in Word oder Excel. Haben Sie nur eine Papierrechnung oder ein Foto vom Handy, liest Exvoice sie per Texterkennung ein. Das dauert etwa fünf Sekunden je Seite und passiert im Programm, ohne Upload. Prüfen Sie bei Fotos alle Werte genau.

Neubau und Gewerbebau: Steuerart klären

Sind Sie als Nachunternehmer im Neubau tätig, rechnen Sie Ihre Installation unter Umständen ohne Umsatzsteuer ab, weil der Auftraggeber sie schuldet (§ 13b UStG). Das setzt zweierlei voraus. Ihre Arbeit muss eine Bauleistung sein; dazu kann auch der Einbau von Anlagen gehören, die fest im Gebäude installiert sind. Und Ihr Auftraggeber muss selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen, wie meist ein Generalunternehmer; davon ist auszugehen, wenn er eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts hat. Ein Bauträger, der eigene Grundstücke zum Verkauf bebaut, schuldet die Steuer in der Regel nicht. Reparatur- und Wartungsarbeiten bis 500 € netto je Auftrag sieht die Finanzverwaltung nicht als Bauleistung an; darüber gilt eine Wartung nur dann als Bauleistung, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden. Exvoice kennt diese Steuerart und prüft, ob die USt-IdNr. des Kunden angegeben ist. Ob es für Ihren Auftrag gilt, entscheidet Ihre Steuerberatung.

Praxisbeispiel: Heizungswartung mit Pumpentausch

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