ZUGFeRD Rechnung erstellen aus Word und Excel
Ihre Kunden wollen eine E-Rechnung, Sie wollen Ihr gewohntes Rechnungsbild behalten? Mit Exvoice können Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, die genau das verbindet: ein lesbares PDF in Ihrem Design, in dem die Rechnungsdaten für die Buchhaltung Ihres Kunden stecken. Ausgangspunkt ist Ihre Rechnung aus Word, Excel oder ein PDF.
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Was ist ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Format für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme lesen die XML-Datei. Exvoice arbeitet mit der aktuellen Version ZUGFeRD 2.5.2.
Daneben gibt es die XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbares PDF. Wo genau der Unterschied liegt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Vorteil: PDF und Daten in einer Datei
Mit ZUGFeRD verschicken Sie nur eine Datei. Ihr Kunde kann sie öffnen, lesen, ablegen und ausdrucken wie jede PDF-Rechnung bisher. Seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig Rechnungsnummer, Beträge und Steuern aus den eingebetteten Daten, ohne Abtippen.
- Vertraut für Ihre Kunden: Die Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, nicht wie Programmcode.
- Eine Datei statt zwei: kein getrenntes PDF und keine getrennte Datendatei, die zusammenpassen müssen.
- Für Archiv und Prüfung: PDF/A-3 ist für die langfristige Aufbewahrung gedacht.
Ihr eigenes Aussehen bleibt (Original-Design)
Mit Exvoice müssen Sie Ihre Rechnung nicht in ein fremdes Layout übertragen. Beim Original-Design ist Ihre eigene Rechnung der sichtbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung: mit Ihrem Logo, Ihren Schriften und Ihrem Aufbau. Exvoice bettet die geprüften Rechnungsdaten unsichtbar in dieses PDF ein.
Das funktioniert mit Rechnungen aus Word und Excel, über die Erweiterung im Reiter „Exvoice“ oder beim Einlesen der Datei, und mit PDF-Rechnungen, die Text enthalten. In der Vorschau schalten Sie zwischen Original-Design und dem Standardlayout von Exvoice um. Das Original-Design gibt es nur bei ZUGFeRD, denn eine XRechnung hat kein sichtbares Layout.
ZUGFeRD erstellen: mit Exvoice in drei Schritten
- Rechnung übergeben. Klicken Sie in Word oder Excel auf „E-Rechnung erstellen“ oder ziehen Sie die Datei in Exvoice. Auch PDFs und Scans liest Exvoice ein, siehe PDF in E-Rechnung umwandeln.
- Angaben kontrollieren. Die Kontrollansicht zeigt alle erkannten Werte, der Summenabgleich prüft die Beträge. Fehlende Pflichtangaben ergänzen Sie direkt.
- Prüfen und ausgeben. Wählen Sie ZUGFeRD als Format. Exvoice prüft die Rechnung lokal gegen die offiziellen Regeln, erzeugt das PDF und legt es im Archiv ab. Die E-Mail an Ihren Kunden ist auf Wunsch vorbereitet.
Bei der Prüfung kontrolliert Exvoice sowohl den formalen Aufbau der eingebetteten Daten als auch die Geschäftsregeln, zum Beispiel ob Positionen, Steuern und Endbetrag zusammenpassen. Das geschieht vollständig auf Ihrem Rechner, ohne Prüfdienst im Internet. Findet Exvoice einen Fehler, entsteht keine fehlerhafte Rechnung. Sie sehen in verständlicher Sprache, was zu tun ist.
Möchten Sie erst ausprobieren, wie Ihre Rechnung als ZUGFeRD aussieht, erstellen Sie eine Testrechnung. Sie trägt das Wasserzeichen „TESTRECHNUNG“, bekommt eine eigene Nummer und landet nicht im Archiv. Haben Sie selbst eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen, prüfen Sie sie im Bereich „Prüfen“ gegen dieselben Regeln.
Wie das in Ihrem Programm aussieht, zeigen die Seiten E-Rechnung aus Word erstellen und E-Rechnung aus Excel erstellen.
ZUGFeRD oder XRechnung: was passt zu Ihren Kunden
Die Wahl hängt vom Empfänger ab. Exvoice erzeugt beide Formate aus derselben Rechnung, Sie müssen also nichts doppelt pflegen.
| Empfänger | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Firmenkunden | ZUGFeRD | Lesbares PDF und Daten in einer Datei, Ihr Design bleibt. |
| Behörden und öffentliche Auftraggeber | XRechnung | Wird in der Regel verlangt, meist mit Leitweg-ID. |
| Kunde gibt ein Format vor | das vorgegebene | Exvoice erzeugt beide Formate. |
Für Behörden lesen Sie weiter unter XRechnung erstellen. Alle Funktionen, auch das Original-Design, sind in jeder Lizenz enthalten. Die Einzelheiten stehen unter Preise.
Häufige Fragen
Welche ZUGFeRD-Profile erzeugt Exvoice?
Exvoice erzeugt ZUGFeRD in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Für die meisten Geschäftskunden passt das Profil EN 16931. Die anderen Profile wählen Sie, wenn Ihr Empfänger sie ausdrücklich verlangt.
Bleibt mein Logo in der ZUGFeRD-Rechnung erhalten?
Ja, wenn Sie das Original-Design nutzen. Dann ist Ihre eigene Rechnung aus Word oder Excel der sichtbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung, mit Logo, Schriften und Aufbau. Exvoice fügt nur die Rechnungsdaten unsichtbar hinzu.
Kann mein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung ohne besondere Software öffnen?
Ja. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF und lässt sich mit jedem üblichen PDF-Programm lesen und drucken. Die eingebetteten Daten nutzt die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden, wenn sie das kann.
Ist ZUGFeRD auch für Behörden geeignet?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Exvoice erzeugt sie aus derselben Rechnung. Wie das geht, lesen Sie unter XRechnung erstellen.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.