E-Rechnung für Hausmeisterservice
Monatspauschale für die Wohnanlage, Glühbirne im Keller, Laub im Hof, Sperrmüll vor der Tür: Hausmeisterdienste arbeiten meist für Hausverwaltungen und Gewerbeobjekte. Diese Kunden möchten künftig eine E-Rechnung. Mit Exvoice schreiben Sie weiter in Word oder Excel, das Programm macht daraus eine geprüfte E-Rechnung für Ihren Hausmeisterservice.
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Wer einen Hausmeisterservice beauftragt
Die wichtigsten Auftraggeber sind Hausverwaltungen. Sie betreuen Mietshäuser und Wohnungseigentümergemeinschaften und vergeben die Hausmeisterarbeiten oft für mehrere Anlagen auf einmal. Dazu kommen Eigentümer von Gewerbeobjekten, Bürohäusern und Ärztehäusern, Wohnungsunternehmen und manchmal Kirchengemeinden oder Vereine.
Ist die Wohnungseigentümergemeinschaft Ihr Kunde, gilt sie umsatzsteuerlich in der Regel als Unternehmer. Ihre Leistungen an die Eigentümer sind zwar nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei, laut Bundesfinanzministerium gelten die Regeln zur E-Rechnung aber auch für Empfänger mit nur steuerfreien Umsätzen, etwa für Vermieter einer Wohnung. Bei Kirchengemeinden und Vereinen kommt es darauf an, ob sie den Auftrag für einen unternehmerischen Bereich erteilen. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Für die Arbeit beim privaten Hausbesitzer gilt die Pflicht nicht. Viele kleine Einsätze bleiben außerdem unter 250 € brutto. Solche Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie weiter wie bisher stellen.
Pauschale plus Zusatzarbeiten
Die Hausmeisterrechnung hat meist zwei Teile. Oben steht die monatliche Pauschale laut Vertrag: Kontrollgänge, Mülltonnen, kleine Pflege. Darunter folgen Zusatzarbeiten, die nach Stunden oder Stück abgerechnet werden, etwa Leuchtmittel tauschen, Laub entfernen oder eine Tür nachstellen. Im Winter kommt der Räum- und Streudienst dazu.
Exvoice übernimmt beide Teile Position für Position und gleicht die Summe mit Ihrem Rechnungsbetrag ab. Weil Ihre Monatsrechnungen meist gleich aufgebaut sind, merkt sich das Programm den Aufbau als Rechnungsvorlage. Serienrechnungen erstellt Exvoice nicht; Sie schreiben die Rechnung jeden Monat wie bisher und lesen mehrere Anlagen auf einmal als Stapel ein.
Kleinunternehmer im Hausmeisterservice
Viele Hausmeisterdienste sind klein und nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Für sie gilt: E-Rechnungen ausstellen müssen sie nicht, sie dürfen es aber. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025, zum Beispiel vom Baumarkt oder vom Entsorger.
Möchten Sie Ihren Hausverwaltungen trotzdem E-Rechnungen schicken, setzen Sie in den Firmendaten von Exvoice das Häkchen „Ich bin Kleinunternehmer“. Das Programm schreibt dann den passenden Hinweis in jede neue Rechnung und weist keine Umsatzsteuer aus. Steht doch versehentlich Steuer auf der Rechnung, meldet die Vorprüfung das als Fehler.
Notizen auf Papier, Rechnung am Abend
Hausmeister sind tagsüber unterwegs. Stunden und Material landen oft auf einem Zettel oder im Notizbuch. Schreiben Sie die Rechnung später am Rechner, geht das wie gewohnt in Word oder Excel. Schreiben Sie sie von Hand, liest Exvoice ein Foto oder einen Scan per Texterkennung ein, ohne Upload. Kontrollieren Sie die gelesenen Werte genau, bevor die E-Rechnung entsteht.
Wann welche Hausverwaltung gezahlt hat, sehen Sie unter „Offene Posten“. Mehr dazu auf Angebote, offene Posten und Mahnungen.
Praxisbeispiel: Monatsrechnung für eine Wohnanlage
Beispiel mit erfundenen Beträgen. Ein Hausmeisterservice rechnet für Oktober bei einer Hausverwaltung die Betreuung einer Wohnanlage mit zwölf Wohnungen ab. Der Betrieb ist kein Kleinunternehmer und weist Umsatzsteuer aus.
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Hausmeisterpauschale laut Vertrag, Oktober | 1 Monat | 480,00 € | 480,00 € |
| Treppenhausreinigung | 4 Einsätze | 38,00 € | 152,00 € |
| Leuchtmittel im Keller getauscht, Arbeitszeit | 0,5 Std. | 42,00 € | 21,00 € |
| LED-Leuchtmittel | 4 Stück | 6,90 € | 27,60 € |
| Laub im Hof entfernt | 2 Std. | 42,00 € | 84,00 € |
| Summe netto | 764,60 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 145,27 € | ||
| Rechnungsbetrag | 909,87 € | ||
Die Hausverwaltung erhält eine ZUGFeRD-Rechnung und liest die Daten direkt in ihre Software ein. Steht die Wohnanlage im Rechnungstext, findet die Sachbearbeitung die Rechnung schnell wieder.
Arbeitszeit und Material stehen getrennt. Das hilft der Hausverwaltung, wenn Mieter oder Eigentümer eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen möchten, denn sie gilt nur für Arbeitskosten. Auf der vollständigen Rechnung stehen außerdem die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa beide Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum Oktober.
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Häufige Fragen
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. Empfangen können müssen Sie sie trotzdem. Wenn Sie E-Rechnungen schreiben möchten, setzen Sie in Exvoice das Häkchen „Ich bin Kleinunternehmer“; das Programm setzt dann den Hinweis und weist keine Umsatzsteuer aus.
Die Hausverwaltung will für jede Wohnanlage eine eigene Rechnung. Wie geht das ohne viel Aufwand?
Schreiben Sie die Rechnungen je Anlage in Ihrer Vorlage und lesen Sie sie als Stapel ein. Exvoice arbeitet sie nacheinander ab. Jede Rechnung sehen Sie vor dem Erzeugen zur Kontrolle.
Für kleine Einsätze unter 250 € brutto: Lohnt sich da eine E-Rechnung?
Pflicht ist sie dort nicht, denn es handelt sich um Kleinbetragsrechnungen. Möchte die Hausverwaltung trotzdem einheitlich E-Rechnungen, erzeugen Sie sie mit Exvoice genauso wie größere Rechnungen.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.