E-Rechnung für Gebäudereinigung
Unterhaltsreinigung im Bürohaus, Glasreinigung beim Autohaus, Bauendreinigung für den Bauträger: In der Gebäudereinigung sind die Kunden oft Unternehmen oder öffentliche Stellen. Monatsrechnungen an inländische Unternehmen müssen bald E-Rechnungen sein. Exvoice macht aus Ihren gewohnten Rechnungen in Word oder Excel geprüfte E-Rechnungen für die Gebäudereinigung und hält die offenen Beträge im Blick.
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Kunden der Gebäudereinigung: oft Firmen und Verwaltungen
Viele Reinigungsunternehmen arbeiten vor allem für gewerbliche und öffentliche Kunden. Auftraggeber sind zum Beispiel Büros und Verwaltungen, Arztpraxen und Pflegeeinrichtungen, Hausverwaltungen für Treppenhäuser, Handel und Industrie. Hinzu kommen Facility-Management-Firmen, die Reinigung als Teil eines größeren Auftrags weitergeben, und öffentliche Auftraggeber wie Schulen und Ämter.
Für öffentliche Stellen gelten eigene Regeln. Die Pflicht nach dem Umsatzsteuergesetz greift dort nur, wenn die Stelle als Unternehmer handelt. Daneben gelten die Vorschriften von Bund und Ländern zur E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber, und die sind je Bundesland verschieden. Fragen Sie Ihren öffentlichen Auftraggeber, ob er eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangt.
Für Ihren Betrieb heißt das: Jede Rechnung über 250 € brutto an ein inländisches Unternehmen wird zur E-Rechnung, sobald die Pflicht für Sie gilt. Wann das ist, erklärt der Ratgeber E-Rechnung Pflicht.
Monatsrechnung je Objekt
Die Unterhaltsreinigung wird meist monatlich abgerechnet, mit einer Pauschale laut Vertrag. Dazu kommen Sonderleistungen: Glasreinigung, Teppichreinigung, Grundreinigung nach dem Umbau, Verbrauchsmaterial für die Sanitärräume. Viele Kunden wollen eine eigene Rechnung je Gebäude oder Kostenstelle.
Eine Funktion für Serienrechnungen hat Exvoice nicht. Die Monatsrechnungen schreiben Sie also weiter in Ihrer Vorlage. Am Monatsende wählen Sie alle Dateien auf einmal aus. Exvoice arbeitet sie als Stapel nacheinander ab, erkennt Ihren Aufbau wieder und gleicht jede Summe ab. Wird eine Rechnung nicht erkannt, zeigen Sie die Positionen einmal im Dokument.
Facility-Management-Firmen und Wohnungsunternehmen führen Sie oft unter einer Lieferantennummer. Diese speichern Sie beim Kunden im Stamm.
Subunternehmer: § 13b bei Reinigungsleistungen
Reinigen Sie im Auftrag einer anderen Reinigungsfirma, kann die Steuerschuld auf den Auftraggeber übergehen. Das Reinigen von Gebäuden und Gebäudeteilen ist neben Bauleistungen ein eigener Fall des § 13b UStG (Abs. 2 Nr. 8). Voraussetzung ist, dass Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringt. Davon ist auszugehen, wenn ihm sein Finanzamt das mit einer gültigen Bescheinigung bestätigt hat; sie gilt höchstens drei Jahre (§ 13b Abs. 5 UStG). Reinigen Sie dagegen für ein Büro, eine Praxis oder eine Hausverwaltung, die selbst keine Reinigung anbietet, weisen Sie die Umsatzsteuer wie gewohnt aus.
Greift § 13b, enthält die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Auch diese Rechnungen müssen zwischen inländischen Unternehmen E-Rechnungen sein. Exvoice bietet die Steuerart für Rechnung und Angebot an. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus, die Vorprüfung verlangt die USt-IdNr. des Kunden. Ob die Regel greift, klärt Ihre Steuerberatung.
Mehrere Personen im Büro: Team-Lizenz und Rollen
In größeren Reinigungsfirmen schreibt nicht nur eine Person Rechnungen. Mit der Team-Lizenz nutzen bis zu fünf Arbeitsplätze Exvoice. Jeder Platz bekommt eine Rolle: Administrator, Rechnungsersteller oder Nur-Lesen. Die Objektleitung sieht so den Stand der Rechnungen, kann aber nichts verändern.
Unter „Offene Posten“ erfassen Sie Zahlungen von Hand, auch Teilzahlungen. Eine rote Glocke zeigt, wie viele Rechnungen seit mindestens einem Tag fällig sind. Bleibt die Zahlung aus, erstellen Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung als PDF. Mehr dazu auf Angebote, offene Posten und Mahnungen.
Praxisbeispiel: Monatsrechnung für ein Bürogebäude
Beispiel mit erfundenen Beträgen. Ein Reinigungsunternehmen rechnet für November die vertragliche Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes ab, dazu eine Glasreinigung und eine Sonderleistung. Der Kunde bietet selbst keine Gebäudereinigung an, deshalb weist die Rechnung Umsatzsteuer aus.
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung laut Vertrag, November | 1 Monat | 1.240,00 € | 1.240,00 € |
| Glasreinigung innen und außen | 210 m² | 2,10 € | 441,00 € |
| Teppichreinigung Besprechungsraum | 38 m² | 4,50 € | 171,00 € |
| Verbrauchsmaterial Sanitär | 1 pauschal | 86,40 € | 86,40 € |
| Summe netto | 1.938,40 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 368,30 € | ||
| Rechnungsbetrag | 2.306,70 € | ||
Der Mieter des Bürogebäudes erhält eine ZUGFeRD-Rechnung. Die Fälligkeit übernimmt Exvoice aus der Rechnung in die offenen Posten. Auf der vollständigen Rechnung stehen außerdem die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa beide Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum November.
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Einen Überblick für Betriebe rund ums Gebäude gibt E-Rechnung für Handwerker. Ähnliche Aufgaben haben E-Rechnung für Hausmeisterservice und E-Rechnung für Elektriker. Weitere Berufe finden Sie unter Branchen, die Lizenzen unter Preise für Exvoice.
Häufige Fragen
Ich reinige als Subunternehmer für eine andere Reinigungsfirma. Was gilt bei der Umsatzsteuer?
Reinigt Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Gebäude, schuldet in der Regel er die Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Davon ist auszugehen, wenn er eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts darüber hat. Klären Sie das bitte mit Ihrer Steuerberatung. Trifft es zu, wählen Sie in Exvoice diese Steuerart; die Vorprüfung verlangt dann die USt-IdNr. des Auftraggebers.
Jeden Monat schreibe ich 40 Rechnungen für 40 Objekte. Geht das schnell?
Sie schreiben die Rechnungen wie bisher in Ihrer Vorlage und lesen sie gesammelt als Stapel ein. Exvoice erkennt den Aufbau wieder und zeigt jede Rechnung zur Kontrolle. Serienrechnungen erstellt Exvoice nicht.
Im Büro schreiben drei Personen Rechnungen. Braucht jede eine eigene Lizenz?
Mit der Team-Lizenz arbeiten bis zu fünf Arbeitsplätze mit Exvoice. Jeder Platz erhält eine Rolle: Administrator, Rechnungsersteller oder Nur-Lesen. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.