E-Rechnung für Architekten und Ingenieure

Planungsbüros arbeiten für private Bauherren, Unternehmen und immer wieder für Städte, Kreise oder Landesbehörden. Die Rechnungen laufen über Monate in Abschlägen, oft nach Leistungsphasen. Exvoice macht aus der Rechnung, die Sie in Word oder Excel schreiben, eine geprüfte E-Rechnung für Architekten und Ingenieure, als XRechnung oder ZUGFeRD.

Jetzt kostenfrei testen ZUGFeRD oder XRechnung?

Öffentliche Bauherren: XRechnung mit Leitweg-ID

Schulen, Rathäuser, Brücken und Kläranlagen werden von öffentlichen Auftraggebern geplant. Diese verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Die Kennung steht meist im Vertrag oder in der Bestellung. In Exvoice legen Sie den Auftraggeber als Behörde an. Das Programm prüft die Leitweg-ID auf Aufbau und Prüfziffer und übernimmt sie in jede Rechnung.

Vor der Ausgabe prüft Exvoice außerdem, ob Ansprechpartner, Telefon und E-Mail Ihres Büros angegeben sind. Fehlen diese Angaben, weist Exvoice Sie darauf hin, bevor die Rechnung hinausgeht.

Honorar nach HOAI, Leistungsphasen und Abschläge

Viele Büros berechnen ihr Honorar nach der HOAI oder in Anlehnung daran. Das Honorar vereinbaren Sie in Textform; fehlt eine Vereinbarung über die Höhe, gilt für Grundleistungen der Basishonorarsatz (§ 7 Abs. 1 HOAI). Grundlage der Berechnung sind Leistungsbild, Honorarzone und Honorartafel, bei Gebäuden dazu die anrechenbaren Kosten (§ 6 HOAI). Für Abschlagszahlungen und Fälligkeit verweist die HOAI auf das Werkvertragsrecht (§ 15 HOAI): Abschläge können Sie für erbrachte Leistungen verlangen, das restliche Honorar wird nach der Abnahme und einer prüffähigen Schlussrechnung fällig (§ 650g Abs. 4 BGB).

Exvoice rechnet kein HOAI-Honorar aus und hat keine eigene Funktion für Abschlags- und Schlussrechnungen. Die Berechnung bleibt in Ihrer Vorlage. Exvoice liest die fertige Rechnung, gleicht Positionen und Endbetrag ab und erzeugt daraus die E-Rechnung.

In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab, wenn Sie über die Abschläge Rechnungen gestellt haben (§ 14 Abs. 5 UStG). Für E-Rechnungen beanstandet die Finanzverwaltung bis 30.06.2030 nicht, wenn die Summe der Abschläge im strukturierten Teil als bereits gezahlter Betrag steht und die Einzelheiten im Hinweistext der Rechnung oder in einer eingebetteten Anlage, auf die die Rechnung hinweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3 und 4). Testen Sie Ihre Schlussrechnung am besten mit einem echten Beispiel aus Ihrem Büro und klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.

Nebenkosten, Fahrten und Pläne

Neben dem Honorar können Sie die für den Auftrag erforderlichen Nebenkosten berechnen, etwa Versand, Vervielfältigung von Plänen, Fahrten über 15 Kilometer um Ihren Geschäftssitz oder ein Baustellenbüro (§ 14 Abs. 1 und 2 HOAI). Abgerechnet wird nach Einzelnachweis, außer Sie haben in Textform eine Pauschale vereinbart (§ 14 Abs. 3 HOAI). Die Pauschale oder die einzelnen Nebenkosten stehen als eigene Position auf der Rechnung. Pläne und Protokolle schicken Sie wie bisher getrennt; die E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten.

Private Bauherren und Bauleistungen

Plant Ihr Büro ein Einfamilienhaus für eine Privatperson, braucht diese keine E-Rechnung. Ein Bauträger oder eine Wohnungsgesellschaft ist dagegen ein Unternehmen und bekommt sie, sobald die Pflicht für Sie gilt.

Die Steuerschuld des Kunden nach § 13b UStG kennen Sie vom Bau. Reine Planungs- und Überwachungsleistungen, wie sie Architekten, Statiker und Ingenieure erbringen, sind dort ausdrücklich keine Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG). Für Ihr Honorar weisen Sie die Umsatzsteuer also in der Regel selbst aus. Übernimmt Ihr Büro ausnahmsweise auch Bauarbeiten, klären Sie die Steuerart mit Ihrer Steuerberatung; trifft § 13b zu, wählen Sie in Exvoice „Steuerschuld beim Kunden“.

Praxisbeispiel: Abschlagsrechnung an eine Gemeinde

Weitere Seiten

Den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD zeigt die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Die Lizenzen stehen unter Preise. Arbeiten Sie mit Architekturfotografen, schauen Sie auf E-Rechnung für Fotografen. Auch Kanzleien rechnen nach einer Gebührenordnung ab: E-Rechnung für Rechtsanwälte. Für Visualisierungen durch Agenturen gibt es E-Rechnung für Agenturen, alle Branchen in der Übersicht.

Häufige Fragen

Die Stadt hat uns eine Leitweg-ID genannt. Wo tragen wir sie ein?

Im Kundenstamm. Legen Sie die Stadt als Kunde vom Typ Behörde an und tragen Sie die Leitweg-ID ein. Exvoice prüft Aufbau und Prüfziffer und übernimmt die Kennung automatisch in jede XRechnung an diesen Kunden.

Können wir Aufstellungen zur Rechnung mitschicken?

Ja, wenn sie Teil Ihres Rechnungsdokuments sind. Bei ZUGFeRD sind sie im PDF sichtbar. Bei einer XRechnung fügt Exvoice auf Wunsch die eingelesene Datei als Anlage bei, bis 10 MB.

Bei uns schreiben die Projektleitungen die Rechnungen. Geht das?

Ja, mit der Team-Lizenz. Die Inhaberin oder der Inhaber ist Administrator und stellt für jeden Rechner einen Zugangscode aus. Projektleitungen bekommen die Rolle Rechnungsersteller.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.