E-Rechnung für Rechtsanwälte und Kanzleien

Kanzleien schreiben Kostennoten an Privatpersonen und an Unternehmen. Für die Unternehmensmandanten wird daraus Schritt für Schritt eine Pflicht zur E-Rechnung. Exvoice macht aus der Rechnung, die in Ihrer Kanzlei ohnehin entsteht, eine geprüfte E-Rechnung für Rechtsanwälte, ohne dass Mandantendaten Ihren Rechner verlassen.

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Welche Mandanten eine E-Rechnung brauchen

Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt. Die GmbH, die Sie im Arbeitsrecht beraten, ist ein Unternehmen und braucht eine E-Rechnung, sobald die Pflicht für Ihre Kanzlei gilt: ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 01.01.2028. Die Privatperson im Mietstreit braucht keine.

Zahlt eine Rechtsschutzversicherung, bleibt Ihr Mandant der Auftraggeber, und die Rechnung geht an ihn. Umsatzsteuerlich wird eine Leistung grundsätzlich an den erbracht, der aus dem Vertrag berechtigt und verpflichtet ist. Ist der Mandant ein Unternehmen, braucht er also die E-Rechnung, eine Privatperson nicht. Das gilt in der Regel auch, wenn die Gegenseite Kosten erstatten muss: Ihre Rechnung richtet sich an den eigenen Mandanten. Klären Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung.

RVG oder Vergütungsvereinbarung

Ohne Vereinbarung rechnen Anwälte nach dem RVG ab: meist nach dem Gegenstandswert, mit Gebühren nach den Nummern des Vergütungsverzeichnisses, dazu Auslagen wie die Pauschale für Post und Telekommunikation (Nr. 7002 VV RVG). Mit Unternehmen vereinbaren Kanzleien auch Stundenhonorare, abgerechnet mit Zeitnachweis. Eine solche Vergütungsvereinbarung braucht Textform (§ 3a RVG).

Für die E-Rechnung ändert die Methode wenig. Jede Gebühr, jede Stunde und jede Auslage wird eine Position mit Betrag. Exvoice rechnet keine Gebühren aus, sondern liest Ihre fertige Kostennote.

Form der Berechnung, Fremdgeld und Auslagen

Für die anwaltliche Berechnung gibt es eigene Vorschriften. Sie braucht Textform; eine eigenhändige Unterschrift verlangt § 10 RVG nicht. In der Berechnung stehen die einzelnen Gebühren und Auslagen, Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, die Nummern des Vergütungsverzeichnisses und bei Wertgebühren der Gegenstandswert (§ 10 Abs. 2 RVG). Klären Sie vor der Umstellung, ob Ihre E-Rechnung zugleich als Berechnung nach § 10 RVG dienen soll und alle diese Angaben enthält.

Vorgestreckte Gerichtskosten oder Gebühren für Registerauskünfte, die Sie im Namen und für Rechnung des Mandanten zahlen, sind durchlaufende Posten: Sie gehören nicht zu Ihrem Entgelt und tragen keine Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG). Sie stehen dann getrennt von Ihrem Honorar. Wie Sie solche Posten in der E-Rechnung darstellen, besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die erste Kostennote umstellen.

Kanzlei mit mehreren Arbeitsplätzen

In einer Kanzlei bereitet meist das Sekretariat die Kostennoten vor, die Anwälte geben frei, die Buchhaltung kontrolliert. Mit der Team-Lizenz arbeiten bis zu 5 Arbeitsplätze mit Exvoice, jeder mit eigener Rolle. Rechnungsnummern laufen lückenlos, jede Rechnung liegt schreibgeschützt im Archiv mit Prüfkette. Zahlt ein Mandant nicht, sehen Sie das unter „Offene Posten“ und erstellen eine Zahlungserinnerung als PDF. Zinsen und Gebühren rechnet Exvoice dabei nicht aus. Mehr dazu unter Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Praxisbeispiel: Kostennote an eine GmbH nach Stundenhonorar

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Die Lizenzen stehen unter Preise. Wie Steuerkanzleien nach ihrer Gebührenverordnung abrechnen, zeigt E-Rechnung für Steuerberater; für Honorare nach HOAI gibt es E-Rechnung für Architekten und Ingenieure. Kreative Mandanten finden ihre Seite unter E-Rechnung für Agenturen, alle Branchen in der Übersicht.