E-Rechnung für Steuerberater

Sie erklären Ihren Mandanten die E-Rechnung, aber auch Ihre Kanzlei schreibt Rechnungen: für Buchhaltung, Lohn, Abschlüsse und Erklärungen. Viele Mandanten sind Unternehmen, und ihre Buchhaltung erwartet bald auch von Ihnen strukturierte Daten. Exvoice erzeugt die E-Rechnung für Steuerberater aus der Kanzleirechnung, die Sie heute schon schreiben.

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Unternehmensmandanten und Privatmandanten

Die Pflicht zur E-Rechnung hängt am Empfänger. Die Monatsrechnung an den Handwerksbetrieb oder die GmbH fällt darunter, die Rechnung für die Einkommensteuererklärung eines Angestellten nicht. Für Ihre eigene Kanzlei gelten dieselben Fristen wie für Ihre Mandanten. Viele Kanzleien haben deshalb einen gemischten Bestand: E-Rechnung für Unternehmen, normales PDF für Privatleute.

Erbringen Sie für denselben Mandanten betriebliche und private Leistungen, etwa Buchhaltung und die private Einkommensteuererklärung des Inhabers, kommt es auf den Zweck an. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur für Leistungen an einen Unternehmer für dessen Unternehmen. Stehen beide Leistungen auf einer Rechnung, muss nach Auffassung der Finanzverwaltung die ganze Rechnung als E-Rechnung kommen, sobald ein Teil der Pflicht unterliegt. Getrennte Rechnungen machen die Zuordnung deshalb einfacher. Wie Sie das in Ihrer Kanzlei handhaben, entscheiden Sie selbst.

Vergütung nach StBVV und Vergütungsvereinbarung

Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab: unter anderem mit Wertgebühren nach den Tabellen der Verordnung oder mit Zeitgebühren je angefangene Viertelstunde. Eine höhere oder niedrigere Vergütung, zum Beispiel ein fester Monatsbetrag für die laufende Buchhaltung, setzt eine Vergütungsvereinbarung in Textform voraus. Für die Lohnabrechnung sieht die Verordnung eine Gebühr je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist mit der Gebühr für die Buchführung bereits abgegolten.

Ihre Berechnung muss nach § 9 StBVV in Textform erfolgen und die einzelnen Gebühren und Auslagen, eine kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, die angewandten Vorschriften der StBVV und bei Wertgebühren den Gegenstandswert nennen. Diese Angaben stehen weiter in Ihrer Kanzleirechnung. Mit ZUGFeRD im Original-Design sieht der Mandant die Rechnung im gewohnten Aussehen. Ob dabei noch berufsrechtliche Besonderheiten zu beachten sind, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterkammer.

Exvoice berechnet keine Gebühren. Die Kanzleirechnung bleibt in Ihrer Vorlage oder Kanzleisoftware, Exvoice macht aus dem fertigen Dokument die E-Rechnung und prüft Positionen und Summe.

Auslagen und Pauschalen für Post und Telekommunikation

Neben dem Honorar stehen auf Kanzleirechnungen oft Auslagen. Für Post und Telekommunikation dürfen Sie statt der tatsächlichen Kosten eine Pauschale verlangen: 20 % der Gebühren, in derselben Angelegenheit höchstens 20 €. Jede Auslage wird eine eigene Position. Die Pauschale gehört zur Vergütung, auf die Umsatzsteuer hinzukommt. Keine Umsatzsteuer fällt nur auf durchlaufende Posten an, also auf Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Mandanten bezahlen. Ob eine Auslage dazu gehört, hängt vom Einzelfall ab.

Monatsrechnungen ohne Serienfunktion

Die meisten Kanzleien schreiben ihre Monatsrechnungen gesammelt. Eine Funktion für Serienrechnungen hat Exvoice nicht. Sie erstellen die Rechnungen wie gewohnt, zum Beispiel als PDF aus Ihrer Kanzleisoftware, und wählen sie in Exvoice gemeinsam aus. Das Programm arbeitet sie als Stapel nacheinander ab. Exvoice merkt sich den Aufbau Ihrer Rechnung als Vorlage und erkennt Mandant, Positionen und Beträge beim nächsten Mal schneller.

Offene Rechnungen sehen Sie unter „Offene Posten“. Eine rote Glocke zeigt an, sobald eine Rechnung seit mindestens einem Tag fällig ist. Zahlungen erfassen Sie von Hand, ein Bankabgleich ist nicht eingebaut. Zur Ablage in DATEV laden Sie die Dateien in DATEV Unternehmen online hoch; Details auf der Seite E-Rechnung und DATEV.

Praxisbeispiel: Monatsrechnung an eine GmbH

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Die Lizenzen stehen unter Preise, die Formate erklärt ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Rechtsanwälte haben ähnliche Fragen zur Gebührenordnung: E-Rechnung für Rechtsanwälte. Für Beraterkollegen gibt es E-Rechnung für Unternehmensberater, für Agenturmandanten E-Rechnung für Agenturen. Alle Branchen: Übersicht.

Häufige Fragen

Wir schreiben jeden Monat viele Mandantenrechnungen. Geht das in einem Rutsch?

Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen. Exvoice arbeitet sie als Stapel nacheinander ab, und jede Rechnung wird einzeln geprüft. Eine Funktion für Serienrechnungen gibt es nicht.

Wie kommen die Rechnungen in DATEV?

Eine eigene Schnittstelle zu DATEV hat Exvoice nicht. Die erzeugten Dateien laden Sie in DATEV Unternehmen online hoch. Für Kanzleien mit Lexware Office gibt es eine kostenfreie Anbindung an Lexware Office; dafür ist ein eigenes Lexware-Konto mit Schnittstelle nötig.

Wir haben mehr als fünf Arbeitsplätze. Was nun?

Ab sechs Arbeitsplätzen erhalten Sie ein individuelles Angebot. Alle Funktionen sind in jeder Lizenz enthalten, der Unterschied liegt nur in der Zahl der Arbeitsplätze.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.