E-Rechnung für Unternehmensberater

Als Unternehmensberater verkaufen Sie Wissen und Zeit: Workshops, Analysen, Begleitung von Projekten oder Interimsmanagement. Ihre Kunden sind Unternehmen, und deren Buchhaltung stellt auf E-Rechnungen um. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Beraterrechnung eine geprüfte E-Rechnung für Unternehmensberater und begleitet Sie vom Angebot bis zur Zahlung.

Jetzt kostenfrei testen Angebote und Mahnungen

Tagessatz, halber Tag oder Pauschale je Phase

In der Beratung zählt meist der Tagessatz. Dazu kommen halbe Tage für kurze Termine, Stundensätze für Telefonate und Pauschalen je Projektphase, etwa für eine Analyse oder einen Abschlussbericht. Auf der E-Rechnung steht jede Leistung als eigene Position mit Menge, Einheit und Preis. Ein halber Tag ist dann einfach Menge 0,5.

Manche Beratungen vereinbaren zusätzlich ein Erfolgshonorar, das erst nach einem Ergebnis fällig wird. Sie können es getrennt abrechnen, sobald es feststeht. Wann dafür die Umsatzsteuer entsteht und wie die Rechnung aussehen muss, hängt vom Vertrag ab. Klären Sie das bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Reisekosten weiterberechnen

Workshops finden oft beim Kunden statt. Bahn, Flug, Hotel und Kilometer stellen Sie dann zusätzlich in Rechnung, meist als einzelne Positionen unter dem Honorar. Wichtig ist der Steuersatz: Zum Entgelt gehört alles, was der Kunde für Ihre Leistung aufwendet. Weiterberechnete Reisekosten sind deshalb in der Regel Teil Ihrer Beratungsleistung und werden mit deren Steuersatz abgerechnet, auch wenn das Hotel selbst 7 % berechnet hat. Anders ist es nur bei durchlaufenden Posten, also bei Beträgen, die Sie im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlen, etwa wenn die Hotelrechnung auf den Kunden ausgestellt ist und Sie sie nur für ihn bezahlen. Wie Sie Kilometer und Fahrtkosten im Einzelnen ansetzen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Reisezeit ist ein eigenes Thema. Viele Beratungen rechnen sie mit einem niedrigeren Satz ab oder gar nicht. Was gilt, steht in Ihrem Angebot; die Rechnung übernimmt es.

Das Beratungsangebot als Ausgangspunkt

Ohne Angebot startet kaum ein Beratungsprojekt. In Exvoice schreiben Sie das Angebot mit Kunde und Leistungen aus Ihrem Artikelstamm, etwa „Workshop, Tagessatz“ oder „Auswertung, Pauschale“, mit Rabatt je Position und „gültig bis“. Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot per „In Rechnung übernehmen“ die Rechnung, und beide bleiben verknüpft. Für die Folgephase kopieren Sie das Angebot und passen die Tage an. Zahlt ein Kunde nicht, sehen Sie das unter „Offene Posten“. Details auf der Seite Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Geförderte Beratung und Kunden im Ausland

Ein Teil der Beratung im Mittelstand wird öffentlich gefördert. Förderprogramme können eigene Vorgaben für Rechnung und Nachweise haben. Halten Sie sich an die Richtlinie des jeweiligen Programms und fragen Sie im Zweifel bei der Förderstelle nach.

Beraten Sie Unternehmen im Ausland, liegt der Ort Ihrer Leistung in der Regel dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Bei Kunden im EU-Ausland schuldet dann meist der Kunde die Umsatzsteuer, und auf der Rechnung muss „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen, zusammen mit Ihrer und seiner USt-IdNr. Exvoice bietet dafür den Steuerfall „Steuerschuld beim Kunden“ und prüft, ob die USt-IdNr. des Kunden eingetragen ist. Für Kunden außerhalb der EU gibt es in Exvoice den Steuerfall „nicht steuerbar“. Ob das für Ihren Auftrag zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Eine E-Rechnung ist in diesen Fällen nicht vorgeschrieben, weil der Kunde nicht im Inland ansässig ist.

Praxisbeispiel: Strategieworkshop mit Auswertung

Weitere Seiten

Was eine Lizenz kostet, steht unter Preise. Wer neben der Beratung Seminare gibt, findet Hinweise auf der Seite für Coaches und Trainer. Wie Steuerkanzleien ihre Mandanten abrechnen, zeigt die Seite E-Rechnung für Steuerberater. Für Kreativteams gibt es E-Rechnung für Agenturen, alle Branchen in der Übersicht.

Häufige Fragen

Kann ich halbe Beratungstage abrechnen?

Ja. Tragen Sie als Menge 0,5 und als Einheit „Tag“ ein. Exvoice liest Menge, Einheit und Einzelpreis aus Ihrer Rechnung und prüft, ob der Betrag dazu passt.

Wir sind drei Partner. Brauchen wir drei Lizenzen?

Nein. Die Team-Lizenz gilt für bis zu 5 Arbeitsplätze. Der Administrator stellt für jeden Rechner einen Zugangscode aus und legt die Rolle fest: Administrator, Rechnungsersteller oder Nur-Lesen.

Ich berate auch Privatpersonen. Brauchen die eine E-Rechnung?

Nein. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht zur E-Rechnung. Sie können ihnen weiter ein normales PDF schicken.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.