E-Rechnung für Coaches, Trainer und Dozenten

Sie leiten Führungskräftetrainings, begleiten Menschen im Coaching oder unterrichten an Akademien und Bildungsstätten. Ihre Auftraggeber sind bunt gemischt: Firmen, Bildungsträger, öffentliche Einrichtungen und Privatleute. Diese Seite zeigt, wann Sie eine E-Rechnung für Coaches und Trainer brauchen und wie Sie sie aus Ihrer gewohnten Rechnung erzeugen.

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Firmen, Bildungsträger, Privatkunden: wer was bekommt

Bucht ein Unternehmen Sie für ein Inhouse-Training, ist das ein Geschäft zwischen Unternehmen. Dafür brauchen Sie eine E-Rechnung, sobald die Pflicht für Sie gilt: ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle. Arbeiten Sie im Auftrag eines privaten Bildungsträgers, gilt dasselbe.

Volkshochschulen, Hochschulen und Behörden können öffentliche Auftraggeber sein und dann eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen. Ob das für Ihren Honorarvertrag gilt, hängt von den Vorgaben der Einrichtung und dem Recht ihres Landes ab. Fragen Sie dort nach, in welcher Form Sie abrechnen sollen. Privatpersonen, die ein Life-Coaching bei Ihnen buchen, brauchen keine E-Rechnung.

Steuerfreie Bildungsleistungen nach § 4 Nr. 21 UStG

Unterricht an Schulen und anerkannten Bildungseinrichtungen kann von der Umsatzsteuer befreit sein. Für selbstständige Lehrkräfte gilt das für Unterrichtsleistungen, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen, und zwar an Hochschulen, öffentlichen Schulen sowie an privaten Schulen und anderen Bildungseinrichtungen, die selbst als Ersatzschule genehmigt sind oder eine Bescheinigung der Landesbehörde haben (§ 4 Nr. 21 Buchstabe b UStG). Ein Training oder Coaching, das Sie direkt für ein Unternehmen geben, ist dort nicht genannt. Ob Ihre Leistung befreit ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Ist Ihre Leistung befreit, wählen Sie in Exvoice den Steuerfall „sonstige Steuerbefreiung“ mit dem passenden Grund. Der Hinweis auf die Befreiung kommt dann auf die Rechnung. Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Pflicht zur Rechnung und damit auch keine Pflicht zur E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Eine E-Rechnung dürfen Sie dann nur mit Zustimmung des Empfängers schicken. Öffentliche Auftraggeber können nach ihrem eigenen E-Rechnungsrecht trotzdem eine XRechnung verlangen.

Tagessatz, Unterrichtseinheit oder Pauschale je Teilnehmer

Trainer rechnen meist nach Seminartag ab, Dozenten oft nach Unterrichtseinheit zu 45 Minuten. Bei offenen Seminaren ist eine Pauschale je Teilnehmer üblich. Dazu kommen Vorbereitung, Teilnehmerunterlagen, Raummiete oder Fahrtkosten. Jede dieser Leistungen wird eine eigene Position mit Menge, Einheit und Preis, etwa „16 UE“ oder „12 Teilnehmer“.

Im Firmengeschäft beginnt fast alles mit einem Angebot. In Exvoice legen Sie Seminartag oder Unterlagen einmal als Artikel an und stellen daraus Angebote zusammen. Ein angenommenes Angebot wird mit einem Klick zur Rechnung.

Nebenberuflich als Kleinunternehmer

Viele Trainer starten nebenberuflich. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, Sie dürfen es aber. Wenn ein Firmenkunde darum bittet, ist das ein guter Grund. In den Firmendaten von Exvoice setzen Sie den Schalter „Ich bin Kleinunternehmer“; dann steht der passende Hinweis auf jeder neuen Rechnung, und die Prüfung meldet einen Fehler, falls doch Umsatzsteuer ausgewiesen ist. E-Rechnungen empfangen müssen Sie seit 2025 trotzdem.

Praxisbeispiel: Inhouse-Seminar für einen Firmenkunden

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Angebote, offene Posten und Zahlungserinnerungen erklärt die Seite Angebote und Mahnungen, die Lizenzen stehen unter Preise. Wer IT-Schulungen gibt, findet mehr unter IT-Freelancer; wer Fachbücher oder Artikel schreibt, unter Texter und Journalisten. Gestaltet eine Agentur Ihre Unterlagen, lohnt der Blick auf E-Rechnung für Agenturen. Alle Branchen: Übersicht.

Häufige Fragen

Ich unterrichte an einer Volkshochschule. Brauche ich eine XRechnung?

Fragen Sie dort nach. Öffentliche Auftraggeber können eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen, die Ihnen der Auftraggeber nennt. Exvoice erstellt die XRechnung und prüft die Leitweg-ID vor der Ausgabe.

Meine Seminare sind von der Umsatzsteuer befreit. Kann Exvoice das abbilden?

Ja. Wählen Sie den Steuerfall „sonstige Steuerbefreiung“ und den Grund nach § 4 UStG. Exvoice setzt dann keine Umsatzsteuer an. Ob Ihre Leistung wirklich befreit ist, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Ich coache auch Privatpersonen. Was schicke ich denen?

Für Privatpersonen gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist aber ein ganz normal lesbares PDF. Sie können also allen Kunden dieselbe Art Rechnung schicken.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.