E-Rechnung für Texter und Journalisten

Sie schreiben Reportagen für Magazine, Blogartikel für Unternehmen, Pressemitteilungen oder Texte für Websites. Ihre Rechnung entsteht meist in Word, oft in wenigen Minuten. Damit das so bleibt, macht Exvoice aus genau dieser Rechnung eine E-Rechnung für Texter und Journalisten, geprüft und im gewohnten Aussehen.

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Redaktionen, Verlage und Unternehmen

Ihre Auftraggeber sind fast immer Unternehmen: Verlage, Redaktionen, Agenturen und Firmen mit eigener Kommunikation. Viele Verlage rechnen Honorare nicht über Ihre Rechnung ab, sondern schicken selbst eine Honorarabrechnung, also eine Gutschrift. Dann erstellt der Verlag das Dokument. Damit eine Gutschrift als Rechnung gilt, muss sie vorher vereinbart sein und die Angabe „Gutschrift“ tragen; widersprechen Sie ihr, verliert sie diese Wirkung. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gelten die Regeln zur E-Rechnung auch für Gutschriften. Sobald die Pflicht greift, muss also der Verlag die Gutschrift als E-Rechnung schicken. In der Übergangszeit zählt dabei der Umsatz des Verlags, nicht Ihrer. Ihr Postfach muss E-Rechnungen schon heute empfangen können.

Behörden und andere öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ob ein Auftraggeber wie eine öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt dazu gehört und welche Angaben er braucht, regeln Bund und Länder unterschiedlich. Fragen Sie deshalb beim Auftraggeber nach. Verlangt er eine XRechnung, legen Sie ihn in Exvoice als Behörde an; Exvoice prüft die Leitweg-ID und übernimmt sie.

Zeilen, Wörter, Pauschalen

Kaum eine Branche hat so viele Abrechnungsarten. Im Journalismus sind Zeilenhonorare und Pauschalen je Beitrag üblich, im Werbetext Wortpreise, Tagessätze oder Festpreise je Projekt. Dazu kommen Recherche, Interviews, Korrekturschleifen und Eilzuschläge. Auf der E-Rechnung wird daraus jeweils eine Position mit Menge und Einheit, zum Beispiel „180 Zeilen“ oder „1 Artikel“.

Für Ihre Standardleistungen legen Sie in Exvoice Artikel an, etwa „Blogartikel bis 1.200 Wörter“. So schreiben Sie auch Angebote für Unternehmenskunden schnell.

Nutzungsrechte und der Steuersatz

Für die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz sieht das Umsatzsteuergesetz den ermäßigten Satz von 7 % vor. Das kann bei journalistischen Texten gelten, die Sie einer Redaktion zur Veröffentlichung überlassen. Begünstigt ist die Leistung aber nur, wenn die Einräumung von Rechten ihr wesentlicher Inhalt ist. Steht etwas anderes im Vordergrund, etwa Beratung, Konzeption oder Texte für die Werbung eines Unternehmens, kann der Regelsatz von 19 % gelten. Das ist eine Frage des Einzelfalls: Klären Sie Ihren Satz einmal mit Ihrer Steuerberatung. Exvoice übernimmt den Satz aus Ihrer Rechnung und prüft, ob Steuer und Summen zusammenpassen.

Künstlersozialkasse und Kleinunternehmer

Viele freie Journalisten und Texter sind über die Künstlersozialkasse versichert. Abgabepflichtige Auftraggeber zahlen Künstlersozialabgabe auf die Honorare an selbständige Publizisten, berechnet vom Entgelt ohne die ausgewiesene Umsatzsteuer. Das ist Sache des Auftraggebers. Das Umsatzsteuergesetz verlangt dafür keine zusätzliche Angabe auf Ihrer Rechnung.

Schreiben Sie nebenbei und nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Wollen Sie es trotzdem, setzt Exvoice nach einem Schalter in den Firmendaten den passenden Hinweis selbst.

Praxisbeispiel: Texte für den Firmenblog

Weitere Seiten

Was ZUGFeRD ist und wie Ihr Design erhalten bleibt, erklärt ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Die Lizenzen stehen unter Preise. Arbeiten Sie oft für Werbeagenturen, lesen Sie E-Rechnung für Agenturen. Bild und Text gehören oft zusammen: E-Rechnung für Fotografen. Technische Redakteure finden Hinweise unter IT-Freelancer. Alle Branchen: Übersicht.

Häufige Fragen

Der Verlag schickt mir eine Honorarabrechnung. Muss ich trotzdem eine Rechnung schreiben?

Rechnet Ihr Auftraggeber per Gutschrift ab, erstellt in der Regel er das Abrechnungsdokument, nicht Sie. Fragen Sie Ihren Auftraggeber, wie er das künftig handhabt, und klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Ich rechne nach Zeilen ab. Kann Exvoice damit umgehen?

Ja. Schreiben Sie die Zeilen als Menge, „Zeile“ als Einheit und den Zeilenpreis als Einzelpreis. Exvoice liest diese Werte aus Ihrer Rechnung und prüft, ob der Betrag stimmt. Das klappt genauso mit Wörtern oder Normseiten.

Kann ich die Rechnung direkt in Word starten?

Ja. Die Erweiterung für Word fügt den Reiter „Exvoice“ hinzu. Dort erstellen Sie aus dem geöffneten Dokument die E-Rechnung, ohne Ihre Vorlage zu ändern.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.