E-Rechnung für Fotografen

Ein Shooting für ein Unternehmen besteht selten nur aus der Zeit vor der Kamera. Dazu kommen Bildbearbeitung, Nutzungsrechte, Anfahrt und manchmal Studio oder Assistenz. Wenn Ihre Firmenkunden jetzt eine E-Rechnung verlangen, hilft Exvoice: Ihre gestaltete Rechnung bleibt, und die E-Rechnung für Fotografen entsteht daraus als ZUGFeRD im Original-Design.

Jetzt kostenfrei testen ZUGFeRD im Original-Design

Firmenkunden, Agenturen und Privatkunden

Fotografen haben oft zwei Welten: Hochzeiten, Familien und Bewerbungsbilder für Privatleute, daneben Porträts, Produkte, Architektur und Reportagen für Unternehmen. Nur die zweite Welt betrifft die Pflicht zur E-Rechnung. Häufig ist auch eine Agentur Ihr Auftraggeber; dann geht die Rechnung an die Agentur, nicht an deren Kunden.

Kleine Aufträge bis 250 € brutto, etwa ein einzelnes Porträt für die Website, sind als Kleinbetragsrechnung von der Pflicht ausgenommen.

Honorar und Nutzungsrechte getrennt zeigen

Bei Auftragsfotografie rechnen viele Fotografen das Honorar für Shooting und Bearbeitung getrennt von den Nutzungsrechten ab. Das Nutzungsrecht richtet sich nach Medium, Dauer und Gebiet, zum Beispiel „Website und Social Media, zwei Jahre“. Getrennte Positionen helfen Ihrem Kunden zu verstehen, wofür er zahlt, und vereinfachen spätere Verlängerungen.

Beim Steuersatz lohnt der genaue Blick. Für die Einräumung von Rechten aus dem Urheberrechtsgesetz gilt der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchstabe c UStG). Die Finanzverwaltung nennt dafür ausdrücklich Bildjournalisten, Bildagenturen und Foto-Designer. Übergeben Sie Ihrem Kunden dagegen nur die bestellten Bilder, etwa Passbilder, Familien- oder Gruppenaufnahmen, geht die Übertragung der Rechte in einer Lieferung zu 19 % auf (Abschnitt 12.7 Abs. 18 UStAE). Welcher Satz für Ihren Auftrag gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Mischen Sie Steuersätze auf einer Rechnung, weist Exvoice die Umsatzsteuer je Steuersatz getrennt aus und prüft die Summen.

Künstlersozialabgabe beim Auftraggeber

Unternehmen, die zum Beispiel für ihre Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen, können zur Künstlersozialabgabe verpflichtet sein (§ 24 KSVG). Grundlage ist alles, was der Auftraggeber für das Werk aufwendet, ohne die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer; steuerfreie Aufwandsentschädigungen gehören nicht dazu (§ 25 KSVG). Eine klare Aufteilung von Honorar und Nebenkosten hilft Ihrem Auftraggeber deshalb bei seiner Meldung. Auf die E-Rechnung selbst hat das keinen Einfluss: Sie zeigt einfach Ihre Positionen.

Anfahrt, Studio und Assistenz

Anfahrt, Studiomiete, Requisiten, Visagistin oder Assistenz stellen Sie als eigene Positionen in Rechnung. Mieten Sie das Studio oder buchen Sie die Assistenz in Ihrem eigenen Namen, gehören diese Kosten in der Regel zu Ihrem Entgelt und tragen Umsatzsteuer. Ein durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer liegt nur vor, wenn Sie Beträge im Namen und für Rechnung Ihres Kunden vereinnahmen und ausgeben (§ 10 Abs. 1 UStG). Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. Für wiederkehrende Posten legen Sie in Exvoice Artikel an und nutzen sie im Angebot. Das angenommene Angebot wird zur Rechnung.

Praxisbeispiel: Mitarbeiterporträts für ein Unternehmen

Weitere Seiten

Wie ZUGFeRD im eigenen Design funktioniert, steht auf der Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen, die Lizenzen unter Preise. Für Ihre Auftraggeber aus der Werbung gibt es E-Rechnung für Agenturen. Bildtexte und Reportagen kennen auch Texter und Journalisten; wer Gebäude fotografiert, arbeitet oft für Architekten und Ingenieure. Alle Branchen: Übersicht.

Häufige Fragen

Ich fotografiere vor allem Hochzeiten. Betrifft mich die E-Rechnung?

Beim Ausstellen kaum: Brautpaare sind Privatpersonen, für sie gilt die Pflicht nicht. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit 2025, zum Beispiel vom Fotolabor oder vom Händler für Ihre Ausrüstung.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich umstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. Wünscht ein Firmenkunde eine, setzen Sie in Exvoice den Schalter „Ich bin Kleinunternehmer“, dann passt der Steuerhinweis automatisch.

Bleiben Logo und Bilder in meiner Rechnung erhalten?

Bei ZUGFeRD im Original-Design ja. Die E-Rechnung sieht aus wie die Rechnung, die Sie in Word oder Excel gestaltet haben, und die Daten stecken zusätzlich im PDF. Eine XRechnung ist dagegen eine reine Datendatei.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.