E-Rechnung für IT-Freelancer und IT-Dienstleister

Sie entwickeln Software, betreuen Server oder verstärken Projektteams als externe Fachkraft. Ihre Rechnungen landen fast immer bei Unternehmen, oft bei Konzernen oder Vermittlern mit eigener Rechnungsprüfung. Mit Exvoice bleibt Ihre gewohnte Vorlage, und die E-Rechnung für IT-Freelancer entsteht daraus als ZUGFeRD oder XRechnung.

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Wer Ihre Rechnung bekommt: Endkunde, Vermittler oder Systemhaus

Viele IT-Freelancer haben gar keinen Vertrag mit dem Unternehmen, für das sie programmieren. Ein Vermittler schließt den Vertrag mit dem Kunden und einen zweiten mit Ihnen. Ihre Rechnung geht dann an den Vermittler. Einige Vermittler rechnen per Gutschrift ab. Dann erstellt der Vermittler das Abrechnungsdokument, und Sie schreiben keine eigene Rechnung. Das setzt eine vorherige Vereinbarung voraus, und auf dem Dokument muss das Wort „Gutschrift“ stehen (§ 14 Abs. 2 und 4 UStG). Auch eine Gutschrift ist eine Rechnung: Sind beide Seiten im Inland ansässig, muss sie laut Bundesfinanzministerium ebenfalls eine E-Rechnung sein, sobald die Pflicht für den Vermittler gilt. Prüfen Sie jede Gutschrift; widersprechen Sie ihr, verliert sie die Wirkung einer Rechnung.

Arbeiten Sie als Unterauftragnehmer für ein Systemhaus, rechnen Sie mit dem Systemhaus ab. Und wenn eine Stadtverwaltung oder ein Landesamt Sie direkt beauftragt, verlangt sie in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Diese Kennung nennt Ihnen der Auftraggeber. In Exvoice legen Sie ihn als Behörde an; die Leitweg-ID wird geprüft und in jede Rechnung an ihn übernommen.

Stunden, Tagessätze und der Stundennachweis

Abgerechnet wird meist nach Stunden oder nach Tagessatz, seltener zum Festpreis je Meilenstein. Manche Auftraggeber verlangen zur Rechnung einen freigegebenen Stundennachweis und eine Bestell- oder Projektnummer. Fragen Sie vor der ersten Rechnung, welche Angaben Ihr Kunde braucht. Zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz die Bestellnummer nicht vor; bei Stellen des Bundes muss sie in der E-Rechnung stehen, wenn Sie sie bei der Beauftragung bekommen haben (§ 5 E-RechV).

Steht der Nachweis als eigene Seite in Ihrem Rechnungsdokument, sieht der Kunde ihn bei ZUGFeRD direkt im PDF. Bei einer XRechnung kann Exvoice die eingelesene Datei als Anlage beifügen. Das Bundesfinanzministerium nennt eine solche Aufschlüsselung von Stunden ausdrücklich als ergänzende Angabe für einen eingebetteten Anhang; die Pflichtangaben selbst müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. So hat die Fachabteilung die Aufstellung, die Buchhaltung die Daten.

Wartungsverträge und Lizenzen, die Sie weiterberechnen

Support und Wartung laufen oft als feste Monatspauschale. Eine Funktion für Serienrechnungen hat Exvoice nicht. Sie schreiben die Monatsrechnung wie bisher in Word oder Excel. Exvoice merkt sich den Aufbau Ihrer Vorlage und erkennt Kunde, Positionen und Beträge beim nächsten Mal wieder. Mehrere Monatsrechnungen lesen Sie als Stapel nacheinander ein.

Kaufen Sie Softwarelizenzen, Cloud-Speicher oder Hardware für den Kunden ein, stehen diese als eigene Positionen neben Ihren Stunden. Weiterberechnete Kosten gehören in der Regel zu Ihrem Entgelt und tragen dann dieselbe Umsatzsteuer wie Ihre übrigen Positionen. Ausgenommen sind nur durchlaufende Posten, also Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Kunden zahlen (§ 10 Abs. 1 UStG). Kaufen Sie Software oder Cloud-Dienste bei einem Anbieter im Ausland ein, schulden Sie für diesen Einkauf oft selbst die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.

Remote für Kunden im Ausland

Remote-Projekte für Firmen in anderen Ländern sind in der IT normal. Bei IT-Leistungen an ein Unternehmen liegt der Ort der Leistung in der Regel dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Sitzt der Kunde im Ausland, fällt dann keine deutsche Umsatzsteuer an. Bei Kunden in einem anderen EU-Land schuldet der Kunde die Steuer in seinem Land; auf Ihre Rechnung gehören der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die USt-IdNr. beider Seiten (§ 14a Abs. 1 UStG). Bei Kunden außerhalb der EU richtet sich eine Steuer im Kundenland nach dessen Recht. Die deutsche Pflicht zur E-Rechnung gilt in beiden Fällen nicht, weil Ihr Kunde nicht im Inland ansässig ist. Exvoice kennt den Steuerfall „Steuerschuld beim Kunden“ und verlangt dafür die USt-IdNr. des Kunden, bevor die Rechnung ausgegeben wird. Die Einordnung Ihres Auftrags klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Starten Sie gerade nebenberuflich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber. In den Firmendaten setzen Sie dafür den Schalter „Ich bin Kleinunternehmer“.

Praxisbeispiel: Monatsrechnung an einen Vermittler

So entsteht die E-Rechnung

Sie starten aus Word oder Excel über den Reiter „Exvoice“ oder lesen ein fertiges PDF ein. Exvoice erkennt die Werte, Sie kontrollieren sie, dann erzeugt das Programm die E-Rechnung und prüft sie lokal. Mehr dazu auf der Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Was eine Lizenz kostet, steht unter Preise.

Ähnliche Fragen haben Unternehmensberater mit Tagessätzen und Trainer, die IT-Schulungen geben. Für Designteams gibt es die Seite E-Rechnung für Agenturen, alle weiteren in der Übersicht der Branchen.

Häufige Fragen

Ich arbeite über einen Vermittler. An wen geht meine E-Rechnung?

An Ihren Vertragspartner. Das ist meist der Vermittler, nicht das Unternehmen, in dessen Projekt Sie arbeiten. Rechnet der Vermittler per Gutschrift ab, schreiben Sie in der Regel keine eigene Rechnung. Klären Sie das am besten schon im Vertrag.

Kann ich meinen Stundennachweis mitschicken?

Ja, wenn er Teil Ihres Rechnungsdokuments ist. Bei ZUGFeRD ist er im sichtbaren PDF enthalten. Bei einer XRechnung fügt Exvoice auf Wunsch die eingelesene Datei als Anlage bei, bis 10 MB.

Mein Kunde sitzt in der Schweiz. Braucht er eine E-Rechnung?

Die deutsche Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Kunden im Ausland gelten deren eigene Regeln. Fragen Sie Ihren Kunden nach dem gewünschten Format und klären Sie die Umsatzsteuer mit Ihrer Steuerberatung.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.