E-Rechnung für Catering

Fingerfood zur Vorstandssitzung, Mittagessen für die Kita, Buffet beim Sommerfest der Firma: Ein großer Teil Ihrer Aufträge kommt von Unternehmen und Einrichtungen. Für sie brauchen Sie bald E-Rechnungen. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Catering-Rechnung eine geprüfte E-Rechnung, ohne dass Sie Ihre Vorlage aufgeben.

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Firmenkunden im Catering: Büros, Kantinen, Kitas, Schulen

Im Catering gibt es drei Arten von Kunden. Unternehmen buchen Sie für Besprechungen, Messen, Weihnachtsfeiern und Betriebsfeste. Einrichtungen wie Kitas, Schulen und Pflegeheime bekommen täglich Essen geliefert. Privatleute feiern Hochzeit oder Geburtstag. Nur die Rechnungen an Unternehmen und öffentliche Stellen betreffen die E-Rechnung, für Privatleute bleibt alles wie bisher.

Bei Kitas und Schulen kommt es auf den Träger an. Ist es die Stadt, brauchen Sie in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Freie Träger wie eingetragene Vereine oder kirchliche Einrichtungen sind juristische Personen. Beziehen sie Ihre Leistung für ihren unternehmerischen Bereich, gilt die Pflicht zur E-Rechnung wie bei einem Unternehmen, auch wenn ihre eigenen Leistungen steuerfrei sind. Handeln sie dabei nicht als Unternehmer, dürfen Sie auf Papier abrechnen und nur mit Zustimmung elektronisch. Wird die Leistung für beide Bereiche bezogen, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor (Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE). Fragen Sie den Träger im Zweifel, wie er die Rechnung erhalten möchte.

Speisen, Getränke, Personal, Geschirr: zwei Steuersätze

Eine Catering-Rechnung mischt oft Leistungen mit unterschiedlichem Steuersatz. Typische Positionen sind:

• Speisen je Person oder je Platte, Buffet als Pauschale
• Getränke nach Verbrauch oder als Pauschale je Person
• Servicepersonal und Köche nach Stunden
• Miete für Geschirr, Besteck, Gläser, Stehtische, Warmhaltetechnik
• Lieferung, Aufbau, Abholung, Reinigung

Seit 01.01.2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Steuersatz von 7 %, Getränke ausgenommen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Liefern Sie zubereitete Speisen zusammen mit Service, Personal oder Geschirr, liegt nach Auskunft der Industrie- und Handelskammern in der Regel eine einheitliche Verpflegungsdienstleistung zu 7 % vor; Getränke bleiben bei 19 %. Liefern Sie nur Speisen ohne weitere Dienstleistung, ist das eine Lieferung mit dem Steuersatz der jeweiligen Lebensmittel. Bei Pauschalen aus Speisen und Getränken, etwa einem Buffet mit Getränken, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, wenn der Getränkeanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird (BMF-Schreiben vom 22.12.2025). Exvoice kennt die Steuersätze 19 % und 7 %, ordnet jede Position zu und weist die Umsatzsteuer je Steuersatz getrennt aus. Wie Ihr Auftrag einzuordnen ist, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Tägliche Lieferungen: die Monatsabrechnung

Wer Kantinen, Kitas oder Pflegeheime beliefert, rechnet meist einmal im Monat ab: Zahl der Essen je Tag, Sonderkost, Getränke. Diese Liste führen viele Caterer in Excel. Exvoice liest sie ein, erkennt die Positionen und gleicht sie mit der Endsumme ab. Wird eine Spalte nicht erkannt, zeigen Sie sie einmal im Dokument. Exvoice merkt sich den Aufbau. Serienrechnungen gibt es in Exvoice nicht, jede Monatsrechnung lesen Sie neu ein.

Die Brötchenplatte für ein Meeting über 85 € brutto ist dagegen eine Kleinbetragsrechnung. Bis 250 € brutto besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.

Großaufträge mit Angebot und Anzahlung

Für Betriebsfeste und Messen schreiben Sie vorher ein Angebot. In Exvoice legen Sie es mit Menü, Personal und Mietmaterial aus Ihrem Artikelstamm an. Sagt der Kunde zu, übernehmen Sie das Angebot in die Rechnung. Ändert sich die Gästezahl, legen Sie eine Kopie als neues Angebot an. Anzahlungs- und Schlussrechnungen bietet Exvoice nicht als eigene Funktion. Haben Sie über eine Anzahlung eine Rechnung gestellt, ziehen Sie in der Schlussrechnung die Anzahlung und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG). Bei einer E-Rechnung beanstandet die Finanzverwaltung bis 30.06.2030 nicht, wenn die Summe der Anzahlungen im strukturierten Teil als bereits gezahlter Betrag steht und die Einzelheiten im Hinweistext oder in einer eingebetteten Anlage (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3 und 4). Testen Sie Ihre Schlussrechnung am besten mit einem echten Beispiel. Mehr auf der Seite Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Praxisbeispiel: Sommerfest für 80 Gäste

Weitere Branchen rund um Feste

Menükarten und Tischkarten liefert oft die Druckerei, Licht und Ton die Veranstaltungstechnik. Alle Branchen finden Sie in der Übersicht, was Exvoice kostet, unter Preise.

Häufige Fragen

Kann eine E-Rechnung Speisen und Getränke mit verschiedenen Steuersätzen enthalten?

Ja. Exvoice kennt 19 % und 7 % und ordnet jede Position ihrem Steuersatz zu. Welcher Satz für welche Leistung gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Die Kita gehört der Stadt. Was brauche ich für die Rechnung?

In der Regel eine XRechnung mit der Leitweg-ID, die Ihnen die Stadt nennt. Legen Sie die Stadt in Exvoice als Behörde an. Dann übernimmt Exvoice die Leitweg-ID in jede Rechnung.

Ich rechne das Kantinenessen jeden Monat gleich ab. Gibt es Serienrechnungen?

Nein, Serienrechnungen bietet Exvoice nicht. Sie lesen Ihre Monatsabrechnung aus Word oder Excel jeden Monat ein. Exvoice merkt sich den Aufbau Ihrer Vorlage, so geht das schnell.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.