E-Rechnung für Veranstaltungstechnik und Eventdienstleister

Licht, Ton, Bühne, Video: Sie vermieten Technik, stellen Techniker und fahren alles zum Einsatzort. Ihre Auftraggeber sind Agenturen, Firmen, Hotels und Städte, also fast immer Unternehmen oder Behörden. Exvoice macht aus Ihrer Projektabrechnung eine geprüfte E-Rechnung und hilft schon beim Angebot.

Jetzt kostenfrei testen Angebote und Mahnungen

Wer Ihre Technik bucht: Agenturen, Firmen, Hotels

Firmenjubiläum in der Halle, Produktvorstellung im Autohaus, Hauptversammlung im Kongresszentrum, Tagung im Hotel: Hinter fast jedem Auftrag steht ein Unternehmen. Oft bucht eine Eventagentur Sie als Dienstleister und rechnet selbst mit dem Endkunden ab. Ihre E-Rechnung geht dann an die Agentur. Wie Agenturen selbst abrechnen, steht auf der Seite für Agenturen.

Privatkunden gibt es vor allem bei Hochzeiten und Geburtstagen. Für sie gilt die Pflicht nicht. Auch das schnell gemietete Mikrofon für 60 € brutto ist eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto und braucht keine E-Rechnung.

Mietpreis, Tagesfaktor, Personal: typische Positionen

• Mietgeräte je Tag, für Folgetage oft mit einem Faktor statt vollem Tagespreis
• Techniker als Tagessatz oder nach Stunden, mit Zuschlag für Nacht oder Wochenende
• Auf- und Abbau, Proben, Bereitschaft während der Veranstaltung
• Transport mit eigenem Fahrzeug, Anfahrt je Kilometer oder Pauschale
• Verbrauchsmaterial wie Klebeband, Batterien, Nebelfluid

Den Faktor tragen Sie einfach als Menge ein. Welchen Faktor Sie für Folgetage ansetzen, legen Sie selbst in Ihrer Preisliste fest; eine feste Vorgabe gibt es nicht. Arbeiten Sie mit einer Packliste in Excel, liest Exvoice die Rechnung daraus ein. Werden die Spalten nicht erkannt, zeigen Sie sie einmal im Dokument.

Angebot vor dem Event, Rechnung danach

In der Eventbranche ändert sich bis zum Schluss vieles. In Exvoice schreiben Sie das Angebot mit Kunde, Positionen aus dem Artikelstamm und Rabatt je Position. Jedes Angebot hat eine Nummer und ein Datum „gültig bis“. Kommen Wünsche dazu, legen Sie eine Kopie als neues Angebot an. Hat der Kunde zugesagt, übernehmen Sie das Angebot in die Rechnung. Exvoice prüft sie und verknüpft beide. Mehr unter Angebote, offene Posten und Mahnungen.

Veranstaltungen im Ausland oder für ausländische Kunden können steuerlich anders zu behandeln sein. Für Leistungen an Unternehmen liegt der Ort der Leistung grundsätzlich dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Für Leistungen an Privatleute und für Eintrittskarten gelten eigene Regeln, die an den Ort der Veranstaltung anknüpfen. Klären Sie solche Fälle bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Stadtfest und Stadthalle: Rechnung an die Kommune

Beschallung für das Stadtfest, Licht für den Neujahrsempfang im Rathaus, Technik für die Bürgerversammlung: Städte und Gemeinden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Legen Sie die Stadt in Exvoice als Behörde an. Exvoice prüft die Leitweg-ID und meldet vor der Ausgabe, wenn Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail fehlen. Der Ablauf steht unter XRechnung erstellen.

Gehört die Stadthalle einer städtischen Gesellschaft, kann auch diese ein öffentlicher Auftraggeber sein. Ob sie eine XRechnung verlangt, richtet sich nach den Vorschriften des Bundeslandes, die teils sehr unterschiedlich sind. Fragen Sie deshalb bei Ihrem Auftraggeber nach, in welcher Form und mit welcher Leitweg-ID die Rechnung kommen soll.

Praxisbeispiel: Technik für ein Firmenjubiläum

Gemeinsam auf der Veranstaltung

Bei großen Events sind oft weitere Dienstleister dabei: der Sicherheitsdienst am Einlass und das Catering für Gäste und Crew. Weitere Branchen zeigt die Übersicht, die Kosten stehen unter Preise.