E-Rechnung für Sicherheitsdienste

Objektschutz rund um die Uhr, Empfangsdienst im Bürogebäude, Revierfahrten in der Nacht, Einlasskontrolle beim Konzert: Sicherheitsdienste rechnen fast ausschließlich mit Unternehmen und Behörden ab. Exvoice macht aus Ihrer Monatsrechnung nach Dienstplan eine geprüfte E-Rechnung, ohne dass Sie Ihr Abrechnungsblatt umstellen.

Jetzt kostenfrei testen XRechnung erstellen

Ihre Auftraggeber: Gewerbe, Verwalter, Veranstalter, Behörden

Typische Kunden sind Industrie und Logistik mit Werksgelände, Einzelhandel mit Ladendetektiven, Hausverwaltungen und Eigentümer von Bürogebäuden, Baustellen, Veranstalter sowie öffentliche Stellen wie Rathäuser, Jobcenter und Unterkünfte. Privatkunden sind die Ausnahme. Damit geht fast jede Ihrer Rechnungen über 250 € brutto als E-Rechnung hinaus, sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt.

Stunden, Zuschläge, Einsätze: typische Positionen

• Stunden je Objekt und Qualifikation, zum Beispiel Sicherheitsmitarbeiter, Schichtleiter, Brandschutzhelfer
• Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, als eigene Position oder als höherer Stundensatz
• Revierkontrollen je Anfahrt, Schließdienste, Alarmverfolgung je Einsatz
• Monatspauschalen, etwa für Schlüsselverwaltung oder Aufschaltung
• Ausrüstung wie Funkgeräte oder Dienstfahrzeug als Pauschale

Wie hoch die Zuschläge sind und ob sie als eigene Position oder im Stundensatz erscheinen, regelt Ihr Vertrag mit dem Kunden. Eine gesetzliche Vorgabe für die Darstellung gibt es nicht. Wichtig ist nur, dass Art und Umfang jeder Leistung aus der Rechnung hervorgehen.

Die Monatsrechnung aus dem Dienstplan

Am Monatsende zählen Sie die Stunden aus dem Dienstplan zusammen und übertragen sie in Ihre Rechnung, meist in Excel. Exvoice liest diese Datei ein, erkennt die Positionen und gleicht sie mit der Endsumme ab. Bei vielen Objekten ziehen Sie alle Rechnungen auf einmal ins Fenster und arbeiten sie nacheinander ab. Erkennt Exvoice eine Spalte nicht, zeigen Sie sie einmal im Dokument; Exvoice merkt sich den Aufbau in der Rechnungsvorlage.

Für Bewachungsleistungen gelten die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung. Dazu gehören Art und Umfang der Leistung und der Zeitpunkt, an dem sie erbracht wurde (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Bei einer Monatsrechnung genügt als Zeitpunkt der Kalendermonat, auch in einer E-Rechnung. Nennen Sie das bewachte Objekt in der Bezeichnung der Position, dann kann der Kunde die Rechnung leicht zuordnen. Exvoice übernimmt diese Angaben aus Ihrer Rechnung und prüft die fertige E-Rechnung vor der Ausgabe gegen die offiziellen Regeln.

Viele Kunden prüfen Rechnungen gegen ihre Bestellung oder ihren Rahmenvertrag. Ihre Lieferantennummer beim Kunden speichern Sie in Exvoice im Kundenstamm. Eine genaue Aufstellung der Stunden darf als Anlage in der E-Rechnung stecken. Steht sie in der eingelesenen Datei, hängt Exvoice diese Datei auf Wunsch an die XRechnung an.

Unterkünfte, Rathäuser, Jobcenter: XRechnung an Behörden

Bewachung ist ein häufiger Auftrag der öffentlichen Hand. Hier brauchen Sie in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID, die Ihnen der Auftraggeber nennt. Legen Sie ihn in Exvoice als Behörde an. Exvoice prüft Aufbau und Prüfziffer der Leitweg-ID und meldet vor der Ausgabe, wenn Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail fehlen. Auf Wunsch hängt Exvoice Ihre gewohnte Rechnung als Anlage an. Mehr im Ratgeber Leitweg-ID und unter XRechnung erstellen.

Wie die Rechnung zur Behörde kommt, hängt vom Auftraggeber ab, nicht von der Art des Auftrags. Stellen des Bundes empfangen E-Rechnungen über ein Verwaltungsportal des Bundes, für das Sie sich einmal registrieren. Die Länder regeln das selbst, teils mit eigenen Portalen und abweichenden Anforderungen. Fragen Sie daher bei Ihrem Auftraggeber nach, über welchen Weg und mit welcher Leitweg-ID Sie die Rechnung schicken sollen.

Praxisbeispiel: Objektschutz für einen Gewerbepark

Zahlungen und verwandte Branchen

Bei hohen Monatsrechnungen zählt jede Woche. Unter „Offene Posten“ sehen Sie, was noch offen ist; Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen Sie als PDF. Mehr unter Angebote, offene Posten und Mahnungen, die Kosten unter Preise. Ihre Kunden finden Sie auch bei Hausverwaltungen und in der Veranstaltungstechnik. Alle Branchen: Übersicht.

Häufige Fragen

Kann Exvoice die Stunden aus meinem Dienstplan übernehmen?

Exvoice liest Ihre Rechnung aus Excel oder Word ein, auch wenn die Stunden darin aus dem Dienstplan stammen. Erkennt es die Spalten nicht, zeigen Sie sie einmal im Dokument. Den Dienstplan selbst führt Exvoice nicht.

Was prüft Exvoice bei Rechnungen an Behörden vorab?

Ob die Leitweg-ID richtig aufgebaut ist und ob Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Absenders angegeben sind. Fehlt etwas, meldet Exvoice das vor der Ausgabe. Danach wird die XRechnung gegen die offiziellen Regeln geprüft.

Ein einzelner Alarmeinsatz kostet 77 € brutto. Brauche ich eine E-Rechnung?

Nein. Rechnungen bis 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen. Rechnen Sie die Einsätze aber am Monatsende gesammelt ab und liegt die Summe darüber, ist die Sammelrechnung eine E-Rechnung, sobald die Pflicht für Sie gilt.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.