E-Rechnung für Hausverwaltungen
Als Hausverwaltung empfangen Sie täglich Rechnungen von Handwerkern und Versorgern. Diese Seite geht um den anderen Weg: Rechnungen, die Sie selbst stellen. Dazu gehören Ihre Verwaltervergütung an Eigentümergemeinschaften, die Vergütung für Gewerbevermieter und Sonderleistungen. Exvoice macht daraus geprüfte E-Rechnungen, aus Ihrer gewohnten Vorlage.
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An wen Sie Rechnungen stellen
| Rechnung an | E-Rechnung? |
|---|---|
| Eigentümer eines Bürohauses oder Gewerbeparks | ja, sobald die Pflicht für Sie gilt |
| Immobiliengesellschaft, Fonds, Unternehmen mit eigenem Bestand | ja, sobald die Pflicht für Sie gilt |
| Wohnungseigentümergemeinschaft | in der Regel ja, sobald die Pflicht für Sie gilt |
| Privater Vermieter mit Sondereigentumsverwaltung | in der Regel ja, wenn er die Wohnung vermietet |
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft erbringt an ihre Eigentümer Leistungen, die umsatzsteuerlich erfasst, aber nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel die Umlage Ihrer Verwaltervergütung. Wer Wohnungen vermietet, ist ebenfalls Unternehmer, auch wenn die Miete steuerfrei ist. Laut Bundesfinanzministerium gelten die Regeln zur E-Rechnung auch für Empfänger, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, und nennt als Beispiel ausdrücklich den Vermieter einer Wohnung. Anders ist es, wenn ein Eigentümer seine Wohnung selbst bewohnt und Sie privat für ihn tätig werden.
Klären Sie trotzdem mit Ihrer Steuerberatung, welche Ihrer Kunden eine E-Rechnung brauchen. Exvoice erzeugt sie für jeden Kunden, für den Sie sie benötigen.
Verwaltervergütung, Sonderleistungen, Auslagen: Beispiele für Positionen
- Grundvergütung je Wohnung oder Gewerbeeinheit und Monat
- Vergütung je Stellplatz oder Garage
- Sondervergütung für eine außerordentliche Eigentümerversammlung
- Betreuung größerer Sanierungen, oft als Prozentsatz der Bausumme
- Auslagen wie Kopien, Porto, Bescheinigungen für Eigentümer
Welche Sonderleistungen Sie gesondert berechnen dürfen und in welcher Höhe, ergibt sich aus Ihrem Verwaltervertrag. Führen Sie jede Sonderleistung als eigene Position mit Bezeichnung, Menge und Betrag auf; dann lässt sie sich leicht mit dem Vertrag abgleichen. Kleine Rechnungen, etwa eine Bescheinigung für 35 € brutto, sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und brauchen keine E-Rechnung.
Gewerbeobjekte: Umsatzsteuer und Mietrechnungen
Ihre Verwaltervergütung ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig, auch wenn die verwaltete Miete steuerfrei ist. Steuerfrei sind die Vermietung selbst (§ 4 Nr. 12 UStG) und die Leistungen der Gemeinschaft an ihre Eigentümer (§ 4 Nr. 13 UStG), nicht aber die Leistung des Verwalters. Bei Gewerbeobjekten können Eigentümer auf die Steuerfreiheit der Miete verzichten. Das geht nur bei Vermietung an Unternehmer, die das Objekt für Umsätze nutzen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 UStG).
Stellen Sie im Namen eines Eigentümers Mietrechnungen, bleibt er der leistende Unternehmer; Sie stellen die Rechnung als Dritter in seinem Namen aus (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Mietverhältnisse gibt es eine Erleichterung: Ist eine E-Rechnung Pflicht, genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums eine einmalige E-Rechnung für den ersten Zeitraum, etwa mit dem Mietvertrag als Anhang. Dauerrechnungen, die vor dem 01.01.2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, müssen nicht zusätzlich als E-Rechnung kommen, solange sich die Angaben nicht ändern. Besprechen Sie die Umsetzung für Ihre Objekte bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Viele Objekte, wiederkehrende Abrechnung
Eine Hausverwaltung schreibt jeden Monat oder jedes Quartal ähnliche Rechnungen für viele Objekte. Serienrechnungen bietet Exvoice nicht. Sie schreiben Ihre Abrechnung wie bisher in Word oder Excel, auch eine Datei je Objekt, und lesen alle auf einmal ein. Exvoice merkt sich den Aufbau Ihrer Vorlage und prüft jede Rechnung vor der Ausgabe. Wie die Erkennung arbeitet, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln.
Verwalten Sie Objekte für die öffentliche Hand, etwa für eine kommunale Gesellschaft, kann eine XRechnung mit Leitweg-ID nötig sein. Ob eine solche Gesellschaft als öffentlicher Auftraggeber gilt, hängt unter anderem davon ab, ob sie Aufgaben im Allgemeininteresse nichtgewerblicher Art erfüllt und von der öffentlichen Hand beherrscht oder überwiegend finanziert wird (§ 99 Nr. 2 GWB). Die Regeln zur E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber legt außerdem jedes Bundesland selbst fest. Fragen Sie Ihren Auftraggeber, ob er eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangt.
Praxisbeispiel: Quartalsrechnung an eine Eigentümergemeinschaft
Beispiel mit erfundenen Beträgen. Eine Hausverwaltung rechnet das dritte Quartal für eine Gemeinschaft mit 24 Wohnungen und 18 Tiefgaragenplätzen ab. Dazu kommt eine außerordentliche Versammlung. Die Gemeinschaft gilt in der Regel als Unternehmer und erhält deshalb eine E-Rechnung.
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Verwaltervergütung Wohnungen, Juli bis September | 72 Einheitsmonate | 28,00 € | 2.016,00 € |
| Verwaltervergütung Tiefgaragenplätze, Juli bis September | 54 Platzmonate | 3,50 € | 189,00 € |
| Außerordentliche Eigentümerversammlung | 1 | 350,00 € | 350,00 € |
| Auslagen Kopien und Porto Einladungen | 1 | 42,60 € | 42,60 € |
| Summe netto | 2.597,60 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 493,54 € | ||
| Rechnungsbetrag | 3.091,14 € | ||
Die Gemeinschaft erhält eine ZUGFeRD-Rechnung im Briefkopf der Verwaltung. Unter „Offene Posten“ sehen Sie, ob die Zahlung vom Gemeinschaftskonto eingegangen ist.
Partner der Verwaltung
Für die eigenen Objekte beauftragen Sie oft einen Sicherheitsdienst oder Personal über die Zeitarbeit. Was Ihre Handwerker beachten, steht auf der Seite für Handwerker. Die Kosten finden Sie unter Preise, weitere Branchen in der Übersicht.
Häufige Fragen
Wir bekommen viele E-Rechnungen von Handwerkern. Hilft Exvoice dabei?
Exvoice ist zum Erstellen Ihrer eigenen Rechnungen gedacht. Im Bereich „Prüfen“ kontrollieren Sie aber auch empfangene XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien gegen die offiziellen Regeln.
Kann ich die Vergütung jeden Monat automatisch abrechnen lassen?
Nein. Serienrechnungen und automatischen Versand bietet Exvoice nicht. Sie lesen Ihre Abrechnung aus Word oder Excel ein; Exvoice merkt sich den Aufbau Ihrer Vorlage, und mehrere Dateien arbeiten Sie in einem Durchgang ab.
Kann ich jede Gemeinschaft als eigenen Kunden anlegen?
Ja. Jede Gemeinschaft und jeder Eigentümer ist ein eigener Kunde im Stamm. Viele Kunden übernehmen Sie auf einmal per CSV-Import.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.