E-Rechnung für Zeitarbeit und Personaldienstleister
Helfer in der Produktion, Fachkräfte in der Logistik, Pflegekräfte im Krankenhaus: Personaldienstleister rechnen ausschließlich mit Unternehmen und Einrichtungen ab, oft jede Woche und für viele Kunden. Exvoice macht aus Ihrer Stundenabrechnung eine geprüfte E-Rechnung und schafft auch viele Rechnungen in einem Durchgang.
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Ihre Kunden sind immer Unternehmen
In der Arbeitnehmerüberlassung gibt es keine Privatkunden. Entleiher sind Industrie, Handwerk, Logistik, Handel, Kliniken und Pflegeheime, dazu öffentliche Arbeitgeber. Für Sie heißt das: Sobald die Ausstellungspflicht gilt, ist praktisch jede Rechnung eine E-Rechnung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto kommen nur selten vor, etwa bei einem einzelnen kurzen Einsatz. Die Fristen stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.
Eine allgemeine Steuerbefreiung für die Überlassung von Personal kennt das Umsatzsteuergesetz nicht. Befreit ist die Gestellung von Personal nur in bestimmten Fällen, etwa durch religiöse und weltanschauliche Einrichtungen. Ob bei der Überlassung an eine Klinik oder ein Pflegeheim in Ihrem Fall etwas anderes gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Wichtig für die E-Rechnung: Auch Kliniken und Heime, die selbst überwiegend steuerfreie Leistungen erbringen, sind in der Regel Unternehmer und müssen E-Rechnungen annehmen.
Stunden je Mitarbeiter, Zuschläge, Fahrtkosten: typische Positionen
- Stunden je Mitarbeiter und Qualifikation, getrennt nach Kalenderwoche oder Einsatz
- Zuschläge für Überstunden, Nacht, Sonntag, Feiertag, oft als Prozentsatz
- Fahrtkosten oder Verpflegungspauschalen je Einsatztag
- Vermittlungshonorar, wenn der Kunde einen Mitarbeiter übernimmt
Grundlage ist meist ein Stundennachweis, den der Kunde abzeichnet. Der Gleichstellungsgrundsatz (Equal Pay) und tarifliche Branchenzuschläge betreffen den Lohn, den Sie Ihren Mitarbeitern zahlen. Wie sich das im Verrechnungssatz für den Kunden niederschlägt und ob Zuschläge als eigene Position erscheinen, vereinbaren Sie im Überlassungsvertrag. Jede Position braucht Menge, Einheit und Einzelpreis. Exvoice prüft beim Einlesen, ob Positionen und Endsumme zusammenpassen, und meldet Abweichungen.
Wochenrechnungen für viele Kunden
Viele Personaldienstleister schreiben ihre Rechnungen in Excel, eine Datei je Kunde und Woche. Exvoice liest sie alle auf einmal ein und arbeitet sie nacheinander ab. Für jede Kundenvorlage merkt sich Exvoice den Aufbau. Erzeugt Ihre Personalsoftware PDF-Rechnungen, liest Exvoice auch diese ein. Wie das geht, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln.
Ihre Rechnungen enthalten Namen von Mitarbeitern. Exvoice läuft auf Ihrem Rechner, Rechnungsdaten gehen nicht an den Hersteller. Die anonymen Lern-Berichte können Sie in den Einstellungen abschalten.
Kliniken, Städte, Landkreise: XRechnung mit Leitweg-ID
Verleihen Sie Personal an eine Stadtverwaltung oder einen Landkreis, verlangt der Auftraggeber in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Bei einer Klinik in öffentlicher Trägerschaft hängt das von den Vorschriften des Bundes oder des Landes ab; fragen Sie beim Auftraggeber nach. Verlangt er eine XRechnung, legen Sie ihn in Exvoice als Behörde an. Exvoice prüft die Leitweg-ID, übernimmt sie in jede Rechnung und meldet fehlende Kontaktangaben vor der Ausgabe. Mehr unter XRechnung erstellen.
Praxisbeispiel: Wochenrechnung an einen Maschinenbauer
Beispiel mit erfundenen Beträgen. Ein Personaldienstleister hat zwei Mitarbeiter an einen Maschinenbaubetrieb überlassen und rechnet die Kalenderwoche 46 nach Stundennachweis ab.
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Produktionshelfer, KW 46 | 38,5 Std. | 29,40 € | 1.131,90 € |
| Facharbeiter CNC, KW 46 | 40,0 Std. | 41,80 € | 1.672,00 € |
| Überstundenzuschlag 25 %, Facharbeiter | 4,0 Std. | 10,45 € | 41,80 € |
| Nachtzuschlag, Produktionshelfer | 15,0 Std. | 7,35 € | 110,25 € |
| Fahrtkostenpauschale je Einsatztag | 10 | 6,00 € | 60,00 € |
| Summe netto | 3.015,95 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 573,03 € | ||
| Rechnungsbetrag | 3.588,98 € | ||
Der Kunde erhält eine ZUGFeRD-Rechnung im gewohnten Layout. Zahlt er nicht bis zur Fälligkeit, erscheint die Rechnung mit roter Glocke unter „Offene Posten“.
Wo Ihr Personal noch gefragt ist
Hausmeister und Reinigungskräfte vermitteln viele Dienstleister an Hausverwaltungen, Mechaniker an die Kfz-Werkstatt. Offene Posten und Mahnungen erklärt Angebote, offene Posten und Mahnungen, die Kosten stehen unter Preise, weitere Branchen in der Übersicht.
Häufige Fragen
Kann ich den unterschriebenen Stundennachweis mitschicken?
Exvoice fügt einer XRechnung auf Wunsch die eingelesene Datei als Anlage bei, bis 10 MB. Steht der Nachweis nicht in dieser Datei, schicken Sie ihn wie bisher getrennt mit.
Ich schreibe jede Woche dreißig Rechnungen. Geht das in einem Durchgang?
Ja. Ziehen Sie alle Dateien auf einmal in Exvoice. Das Programm arbeitet sie nacheinander ab und zeigt an, bei welcher Rechnung Sie gerade sind. Jede Rechnung prüfen Sie kurz in der Kontrollansicht.
Mehrere Disponenten schreiben Rechnungen. Geht das mit Exvoice?
Ja, mit der Team-Lizenz für bis zu fünf Arbeitsplätze. Über Rollen legen Sie fest, wer Rechnungen erstellt und wer nur lesen darf. Was die Lizenzen kosten, steht unter Preise.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.