E-Rechnung für Kfz-Werkstätten
Ölwechsel für den Nachbarn, Inspektion für den Pflegedienst, Unfallreparatur für die Spedition: In der Werkstatt mischen sich Privat- und Firmenkunden jeden Tag. Exvoice erzeugt E-Rechnungen dort, wo Sie sie brauchen, und zwar aus der Werkstattrechnung, die Sie heute schon schreiben.
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Privatkunde, Firmenwagen, Fuhrpark: wer eine E-Rechnung bekommt
| Rechnung an | E-Rechnung? |
|---|---|
| Privatperson mit eigenem Auto | nein |
| Betrieb mit Firmenwagen, Taxiunternehmen, Pflegedienst | ja, über 250 € brutto, sobald die Pflicht für Sie gilt |
| Leasinggesellschaft oder Fuhrparkdienstleister | in der Regel ja, wenn sie Ihnen den Auftrag erteilt |
| Bauhof, Feuerwehr, städtische Ämter | oft XRechnung mit Leitweg-ID, Regeln je Bundesland |
Es kommt darauf an, wer Ihnen den Auftrag erteilt. Rechnungsempfänger ist grundsätzlich, wer aus dem Vertrag mit Ihnen berechtigt und verpflichtet ist. Bei Leasingfahrzeugen kann das je nach Vertrag der Leasingnehmer oder die Leasinggesellschaft sein. Fragen Sie im Zweifel nach, an wen die Rechnung gehen soll.
Bei Unfallschäden zahlt oft eine Versicherung. Ihr Auftraggeber ist aber in der Regel der Fahrzeughalter, der die Reparatur in Auftrag gibt; die Zahlung der Versicherung ist dann Entgelt von dritter Seite (§ 10 Abs. 1 UStG). Ist der Geschädigte eine Privatperson, braucht er keine E-Rechnung, auch wenn die Versicherung zahlt. Tritt er Ihnen seinen Anspruch gegen die Versicherung ab, bleibt er in der Regel trotzdem Ihr Auftraggeber. Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung.
Arbeitswerte, Teile, Betriebsstoffe: typische Positionen
Werkstattrechnungen sind lang und genau. Üblich sind Arbeitszeit in Arbeitswerten oder Stunden, Ersatzteile mit Teilenummer, Öl nach Liter, Kleinmaterial und Entsorgung als Pauschale. Dazu kommen Reifeneinlagerung je Saison, Ersatzwagen je Tag und die Vorführung zur Hauptuntersuchung.
Zwei Punkte sind steuerlich heikel. Die Gebühr der Prüforganisation für die Hauptuntersuchung ist nur dann ein durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer, wenn Sie sie im Namen und für Rechnung Ihres Kunden zahlen (§ 10 Abs. 1 UStG). Beauftragen Sie die Prüfstelle im eigenen Namen, gehört die Gebühr zu Ihrem Entgelt; so hat es das Finanzgericht Niedersachsen 2026 für eine Werkstatt entschieden. Bei Austauschteilen gibt der Kunde das Altteil zurück. Umsatzsteuerlich ist das Teil der Gegenleistung, und für den Wert des Altteils gibt es eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung (Abschnitt 10.5 Abs. 3 UStAE). Klären Sie die Darstellung beider Punkte mit Ihrer Steuerberatung.
Den Kostenvoranschlag schreiben Sie in Exvoice als Angebot mit Positionen aus Ihrem Artikelstamm. Gibt der Kunde frei, übernehmen Sie das Angebot in die Rechnung. Mehr dazu auf der Seite Angebote, offene Posten und Mahnungen.
Rechnung aus dem Werkstattprogramm oder vom Auftragsblock
Erzeugt Ihr Auftragsprogramm nur PDF-Rechnungen, liest Exvoice diese PDF ein und erzeugt daraus die E-Rechnung. Abends ziehen Sie alle Rechnungen des Tages auf einmal ins Fenster. Schreiben Sie noch auf dem Auftragsblock, scannen oder fotografieren Sie die Rechnung. Exvoice liest sie per Texterkennung im Programm, ohne Upload. Prüfen Sie bei Scans alle Werte genau. Wie das geht, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln.
Hat Ihre Rechnung viele Spalten wie Teilenummer, Menge, Einheit und Rabatt, erkennt Exvoice die Positionen nach Regeln. Klappt das nicht, zeigen Sie die Spalten einmal im Dokument. Exvoice merkt sich den Aufbau.
Fahrzeuge der Stadt: XRechnung mit Leitweg-ID
Der Unimog vom Bauhof, das Mehrzweckfahrzeug der Feuerwehr, die Dienstwagen des Ordnungsamts: Kommunen verlangen dafür oft eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ob das Pflicht ist und über welches Portal die Rechnung eingeht, regelt jedes Bundesland selbst. Die Kennung steht meist in der Bestellung. Exvoice prüft sie und übernimmt sie automatisch, wenn Sie die Kommune als Behörde anlegen. Details unter XRechnung erstellen.
Fragen Sie bei der Beauftragung, welche Angaben die Kommune auf der Rechnung braucht, zum Beispiel Kennzeichen, Bestellnummer oder Ihre Lieferantennummer. Bei Stellen des Bundes müssen Bestell- und Lieferantennummer in der E-Rechnung stehen, wenn Sie sie bei der Beauftragung bekommen haben (§ 5 E-RechV). Ihre Lieferantennummer speichern Sie in Exvoice beim Kunden.
Praxisbeispiel: Inspektion und Bremsen für einen Pflegedienst
Beispiel mit erfundenen Beträgen. Ein ambulanter Pflegedienst bringt einen seiner Kleinwagen zur Inspektion. Dabei werden auch die vorderen Bremsen erneuert. Ein Arbeitswert entspricht hier fünf Minuten.
| Position | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Inspektion nach Herstellervorgabe | 14 AW | 9,80 € | 137,20 € |
| Bremsscheiben und Beläge vorne erneuern | 12 AW | 9,80 € | 117,60 € |
| Bremsscheiben vorne, Satz | 1 | 128,40 € | 128,40 € |
| Bremsbeläge vorne, Satz | 1 | 64,90 € | 64,90 € |
| Motoröl | 4,5 l | 16,80 € | 75,60 € |
| Ölfilter | 1 | 14,20 € | 14,20 € |
| Kleinmaterial und Entsorgung | 1 pauschal | 12,50 € | 12,50 € |
| Summe netto | 550,40 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 104,58 € | ||
| Rechnungsbetrag | 654,98 € | ||
Der Pflegedienst erhält eine ZUGFeRD-Rechnung im Design der Werkstatt. Zahlt er nicht rechtzeitig, zeigt Exvoice das unter „Offene Posten“.
Verwandte Branchen
Stunden mit Zuschlägen rechnen auch Zeitarbeit und Personaldienstleister ab, viele Ihrer Fuhrparkkunden kommen aus Transport und Kurier. Alle Branchen stehen in der Übersicht, die Kosten unter Preise.
Häufige Fragen
Mein Werkstattprogramm druckt nur PDF-Rechnungen. Reicht das?
Für Firmenkunden bald nicht mehr, denn ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Exvoice liest das PDF ein und erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung im Aussehen Ihrer Werkstatt oder eine XRechnung.
Kann ich meinen Kostenvoranschlag in Exvoice schreiben?
Ja, als Angebot mit eigener Nummer. Gibt der Kunde die Reparatur frei, übernehmen Sie das Angebot mit „In Rechnung übernehmen“. Die Rechnung wird danach wie jede andere geprüft.
Gilt die Grenze von 250 € auch für den Reifenwechsel beim Firmenkunden?
Ja. Rechnungen bis 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen. Für sie besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, auch wenn der Kunde ein Unternehmen ist.
Ich habe viele Rechnungen vom Tag. Muss ich jede einzeln einlesen?
Nein. Sie können mehrere Dateien auf einmal in Exvoice ziehen. Exvoice arbeitet sie nacheinander ab und zeigt an, bei welcher Rechnung Sie gerade sind.
Kann ich Exvoice kostenlos testen?
Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.