E-Rechnung für Transport, Spedition und Kurierdienste

Ob Stadtkurier mit drei Transportern oder Spedition mit festen Linien: Ihre Kunden sind fast immer Unternehmen. Damit betrifft die E-Rechnung nahezu jede Rechnung, die Sie schreiben. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Tourenabrechnung in Excel, Word oder als PDF eine geprüfte E-Rechnung, direkt auf Ihrem Windows-Rechner.

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Ihre Auftraggeber: Händler, Industrie, Kanzleien, Labore

Im Transportgewerbe gibt es kaum Privatkunden. Typische Auftraggeber sind Großhändler, Onlinehändler mit eigenem Lager, Produktionsbetriebe, Kanzleien mit Eilsendungen sowie Labore und Arztpraxen mit Probenfahrten. Sie alle sind Unternehmen und müssen E-Rechnungen schon heute empfangen können. Sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt, geht jede Rechnung über 250 € brutto an diese Kunden als E-Rechnung hinaus. Die Fristen stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Ausnahmen sind im Kuriergeschäft selten. Eine einzelne Eilfahrt für 38 € brutto ist eine Kleinbetragsrechnung und braucht keine E-Rechnung. Wer Fahrgäste befördert, kennt außerdem die Ausnahme für Fahrausweise: Sie gilt nur für Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden. Für Kurierfahrten und den Transport von Waren gilt sie nicht.

Touren, Stopps, Wartezeit: typische Positionen

Eine Transportrechnung hat selten nur eine Zeile. Üblich sind:

• Touren oder Fahrten nach Zone, Entfernung oder als Pauschale
• Zusatzstopps und Wartezeit, oft je angefangene Viertelstunde
• Zuschläge für Express, feste Termine, Wochenende, Nacht oder Sperrgut
• Kraftstoff- oder Mautzuschlag als Prozentsatz oder fester Betrag
• Palettentausch, Verpackung, Lagerung je Stellplatz

Viele Betriebe sammeln die Fahrten eines Monats in einer Excel-Liste und schreiben daraus eine Sammelrechnung. Exvoice liest diese Liste ein und gleicht die Positionen mit der Endsumme ab. Ihre Tarife legen Sie als Artikel an, auch per CSV-Import. Ob Kraftstoff- oder Mautzuschläge als eigene Position erscheinen oder im Tourpreis stecken, legen Sie mit Ihrem Kunden fest. Als eigene Position sieht der Kunde den Zuschlag auf einen Blick.

Rechnet eine Spedition, für die Sie als Subunternehmer fahren, per Gutschrift ab, stellt sie das Dokument aus, nicht Sie. Das muss vorher vereinbart sein, und auf dem Dokument muss „Gutschrift“ stehen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gelten die Regeln zur E-Rechnung auch für Gutschriften: Sobald die Pflicht greift, muss die Spedition Ihnen die Gutschrift als E-Rechnung schicken. Für die Übergangsregel bis Ende 2027 zählt dabei der Umsatz der Spedition. Widersprechen Sie einer Gutschrift, verliert sie die Wirkung einer Rechnung.

Fahrten ins Ausland und Kunden im EU-Ausland

Bei Beförderungen über die Grenze oder für Auftraggeber mit ausländischer USt-IdNr. gelten oft besondere Regeln zum Ort der Leistung und zur Steuerschuld. Exvoice kennt die Steuerschuld beim Kunden nach § 13b UStG und verlangt dafür die USt-IdNr. des Kunden. Welche Regel für Ihre Fahrt gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Für den Kunden in Frankreich oder Polen gilt sie in der Regel nicht. Eine Ausnahme ist möglich, wenn der ausländische Kunde eine Betriebsstätte in Deutschland hat, die an Ihrer Leistung beteiligt ist; dann zählt er als im Inland ansässig. Bei Beförderungen für Unternehmen liegt der Ort der Leistung grundsätzlich dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt.

Akten- und Probenfahrten für Ämter und Kliniken

Aktenfahrten für ein Landratsamt, Post für ein Gericht, Laborproben für eine Klinik in kommunaler Trägerschaft: Behörden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ob auch eine Klinik oder eine andere Gesellschaft in öffentlicher Hand eine XRechnung verlangt, regeln Bund und Länder in eigenen Vorschriften, teils sehr unterschiedlich. Fragen Sie deshalb beim Auftraggeber nach. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der Auftraggeber. In Exvoice legen Sie ihn als Behörde an. Exvoice prüft Aufbau und Prüfziffer der Leitweg-ID und übernimmt sie in jede Rechnung an diesen Kunden. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID und auf der Seite XRechnung erstellen.

Praxisbeispiel: Monatsrechnung eines Stadtkuriers

Zahlungsziel im Blick

Bei Monatsrechnungen mit langem Zahlungsziel hilft der Bereich „Offene Posten“. Eine rote Glocke zeigt, sobald eine Rechnung seit mindestens einem Tag fällig ist. Zahlungserinnerungen erstellen Sie als PDF, versendet wird nichts automatisch. Mehr dazu unter Angebote, offene Posten und Mahnungen, die Kosten unter Preise. Fragen rund um den Fuhrpark beantwortet die Seite für die Kfz-Werkstatt, Transporte zur Messe kennt der Messebau. Wie Ihre Steuerkanzlei selbst E-Rechnungen schreibt, zeigt die Seite für Steuerberater. Weitere Branchen finden Sie in der Übersicht.

Häufige Fragen

Muss ich jede einzelne Tour als E-Rechnung abrechnen?

Nein. Sie können die Fahrten eines Zeitraums wie bisher in einer Sammelrechnung zusammenfassen. Diese Sammelrechnung ist dann die E-Rechnung, wenn der Kunde ein inländisches Unternehmen ist, der Betrag über 250 € brutto liegt und die Pflicht für Sie bereits gilt.

Meine Tourenliste hat viele Spalten. Erkennt Exvoice die Positionen?

Exvoice erkennt Positionen nach Regeln. Klappt das bei Ihrer Liste nicht, zeigen Sie einmal im Dokument, welche Spalte Bezeichnung, Menge, Preis und Betrag enthält. Exvoice merkt sich den Aufbau für die nächste Rechnung.

Sieht die Behörde auch meine gewohnte Rechnung?

Auf Wunsch ja. Exvoice fügt der XRechnung die eingelesene Rechnung als PDF oder Bild als Anlage bei, bis 10 MB. Steht die Aufstellung der Fahrten in diesem Dokument, sieht die Sachbearbeitung sie mit.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.