E-Rechnung für Messebau

Systemstand für den Mittelständler, Designstand für den Konzern, Ausstellung im Museum: Messebauer arbeiten in Projekten, mit Angebot, Planung, Montage und Logistik. Ihre Kunden sind fast immer Unternehmen. Exvoice begleitet den Auftrag vom Angebot bis zur geprüften E-Rechnung.

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Ihre Kunden: Aussteller, Agenturen, Messegesellschaften

Die meisten Aufträge kommen direkt von Ausstellern aus Industrie, Handel und Dienstleistung. Oft steht eine Agentur dazwischen, die den Auftritt plant und Sie als Messebauer beauftragt; dann geht Ihre Rechnung an die Agentur. Manche Messegesellschaften vergeben Gemeinschaftsstände oder Ausbauten selbst. Gehört eine Messegesellschaft einer Stadt oder einem Land, fragen Sie nach, ob sie eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangt. Ob sie als öffentlicher Auftraggeber gilt, hängt unter anderem davon ab, ob sie Aufgaben im Allgemeininteresse nichtgewerblicher Art erfüllt (§ 99 Nr. 2 GWB); die Regeln zur E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber legt außerdem jedes Bundesland selbst fest.

Bei Länderpavillons, Ministerien oder Forschungseinrichtungen ist der Auftraggeber eine öffentliche Stelle. Dann verlangt er in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Legen Sie ihn in Exvoice als Behörde an; Exvoice prüft die Kennung und übernimmt sie in die Rechnung. Mehr unter XRechnung erstellen.

Mietstand oder Eigenbau: typische Positionen

• Planung, Standdesign und Visualisierung, meist als Pauschale
• Systemstand zur Miete je Quadratmeter oder Eigenbau als Festpreis
• Grafik und Digitaldruck je Quadratmeter
• Mietmöbel, Theke, Kühlschrank, Beleuchtung, Elektroanschluss im Stand
• Auf- und Abbau nach Monteurstunden, Zuschlag für Nachtarbeit vor Messebeginn
• Transport, Einlagerung zwischen den Messen, Entsorgung

Die Standfläche überlässt in der Regel der Veranstalter dem Aussteller, nicht Sie. Umsatzsteuerlich behandelt die Finanzverwaltung diese Überlassung als Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück; Planung, Aufbau und Abbau sowie die Überlassung von Standbauteilen und Mietständen sind davon getrennte Leistungen (Abschnitt 3a.4 UStAE). Kleine Nachbestellungen während der Messe, etwa ein zusätzlicher Strahler für 90 € brutto, sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und brauchen keine E-Rechnung.

Angebot, Freigabe, Rechnung

Im Messebau entscheidet das Angebot über den Auftrag. In Exvoice schreiben Sie es mit Positionen aus Ihrem Artikelstamm und Rabatt je Position, versehen mit einer eigenen Nummer und einem Datum „gültig bis“. Ändert der Kunde den Stand, legen Sie eine Kopie als neues Angebot an. Nach der Zusage übernehmen Sie das Angebot in die Rechnung, Exvoice prüft sie und verknüpft beide.

Große Projekte werden oft in Teilen bezahlt. Abschlags- und Schlussrechnungen bietet Exvoice nicht als eigene Funktion. Sie schreiben diese Rechnungen in Ihrer Vorlage, Exvoice erzeugt aus jeder eine E-Rechnung. Auch eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung, und in der Schlussrechnung ziehen Sie die erhaltenen Anzahlungen samt Steuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG). Laut Bundesfinanzministerium müssen Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn Ihrer Pflicht erteilt werden, keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung später kommen. In einer Schlussrechnung als E-Rechnung darf der Abzug bis 30.06.2030 als Summe der bereits gezahlten Beträge mit Einzelheiten im Bemerkungsfeld oder in einem eingebetteten Anhang stehen. Ob Ihre Schlussrechnung richtig erkannt wird, prüfen Sie am besten im Test mit einer echten Rechnung. Den Zahlungseingang erfassen Sie unter „Offene Posten“, auch Teilzahlungen.

Messen im Ausland und ausländische Aussteller

Ein deutscher Aussteller auf einer Messe in Mailand, ein Schweizer Kunde in Frankfurt: Für Planung, Aufbau und Abbau von Ständen sowie Mietstände an Unternehmen liegt der Ort der Leistung nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Regel dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG, Abschnitt 3a.4 UStAE). Für den deutschen Aussteller in Mailand ist Ihre Leistung damit in Deutschland steuerbar, für den Schweizer Kunden in Frankfurt in der Regel nicht. Anders kann es sein, wenn Sie zusammen mit dem Stand auch die Standfläche überlassen. Die deutsche Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. Exvoice kennt die Steuerschuld beim Kunden nach § 13b UStG und weitere Steuerfälle. Die Einordnung Ihres Auftrags überlassen Sie bitte Ihrer Steuerberatung.

Praxisbeispiel: Systemstand mit 36 Quadratmetern

Partner rund um den Messestand

Standteile und Exponate fahren oft Speditionen, siehe Transport und Kurier. Großformatige Grafik kommt häufig aus der Druckerei. Mehr zu Angeboten, offenen Posten und Mahnungen, die Kosten stehen unter Preise, weitere Branchen in der Übersicht.

Häufige Fragen

Mein Aussteller sitzt im Ausland. Brauche ich eine E-Rechnung?

Die deutsche Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für einen Aussteller ohne Sitz in Deutschland gilt sie in der Regel nicht. Die steuerliche Behandlung klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Ich lagere Stände meiner Kunden zwischen den Messen ein. Wie rechne ich das ab?

Zum Beispiel als eigene Position je Monat und Stellplatz. Serienrechnungen bietet Exvoice nicht; die Rechnung lesen Sie aus Ihrer Vorlage ein, Exvoice merkt sich deren Aufbau.

Kann ich im Angebot einen Rabatt für Stammkunden geben?

Ja. In Exvoice geben Sie im Angebot einen Rabatt je Position an. Übernehmen Sie das Angebot später in die Rechnung, durchläuft sie die normale Prüfung.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.