E-Rechnung für Druckereien

Geschäftsausstattung, Broschüren, Plakate, Großformat und Verpackung: Druckereien arbeiten fast nur für Unternehmen, Verlage, Agenturen und Behörden. Damit trifft die E-Rechnung einen großen Teil Ihrer Aufträge. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Rechnung oder dem PDF Ihres Shops eine geprüfte E-Rechnung, lokal auf Ihrem Rechner.

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Wer bei Ihnen druckt: Agenturen, Firmen, Verlage, Ämter

Werbeagenturen geben Druckdaten für ihre Kunden weiter, der Mittelstand bestellt Briefpapier und Kataloge, Verlage lassen Bücher und Zeitschriften drucken. Dazu kommen Vereine mit Festschriften und Privatleute mit Einladungskarten. Rechnungen an Privatleute sind nicht betroffen. Ein eingetragener Verein ist eine juristische Person: Bezieht er den Druck für einen unternehmerischen Bereich, etwa für einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, gilt die Pflicht zur E-Rechnung wie bei einem Unternehmen. Für den rein ideellen Bereich dürfen Sie auf Papier abrechnen und nur mit Zustimmung elektronisch; dient der Auftrag beiden Bereichen, geht die E-Rechnung vor (Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE). Fragen Sie den Verein im Zweifel, wie er die Rechnung erhalten möchte.

Viele Aufträge sind klein. Visitenkarten, ein Stempel oder ein Satz Aufkleber bleiben oft unter 250 € brutto. Solche Kleinbetragsrechnungen brauchen keine E-Rechnung. Bei Katalogen und Auflagen ab einigen tausend Stück ist das anders.

Auflage, Satz, Proof, Versand: typische Positionen

• Druck nach Auflage, oft mit Staffelpreis
• Satz, Datencheck und Korrektur nach Stunden
• Proof oder Andruck, Muster
• Veredelung wie Lack, Prägung, Folie, dazu Weiterverarbeitung wie Falzen, Heften, Binden
• Verpackung, Versand je Paket oder als Pauschale, Lagerung von Restauflagen

Manche Druckereien vereinbaren in ihren Geschäftsbedingungen, dass Mehr- oder Minderlieferungen in einem bestimmten Rahmen zulässig sind und berechnet werden. Was gilt, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit dem Kunden. Auf der Rechnung steht in jedem Fall die tatsächlich gelieferte Menge, denn sie gehört zu den Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Exvoice prüft beim Einlesen, ob Menge, Preis und Betrag zur Endsumme passen.

7 % oder 19 %: der Steuersatz hängt vom Druckprodukt ab

Für Bücher, Broschüren und ähnliche Drucke, Zeitungen und Zeitschriften, Kinderbilderbücher, Noten und Landkarten kann der ermäßigte Steuersatz von 7 % gelten (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2 Nr. 49). Ausgenommen sind unter anderem Veröffentlichungen, die überwiegend Werbezwecken dienen. Imagebroschüren, Kataloge, Flyer und Plakate für die Werbung tragen deshalb in der Regel 19 %. Die Abgrenzung ist im Einzelfall schwierig, zum Beispiel bei einer Festschrift mit vielen Anzeigen. Exvoice kennt 19 % und 7 % und weist sie je Position aus. Welcher Satz zu Ihrem Auftrag passt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Bestellungen aus dem Shop und von Behörden

Viele Druckereien verkaufen über einen eigenen Webshop, der eine PDF-Rechnung erzeugt. Exvoice liest diese PDF ein, auch mehrere als Stapel, und macht daraus die E-Rechnung. Wie das funktioniert, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln.

Formulare, Bescheide, Wahlunterlagen oder Broschüren für Ämter: Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Legen Sie das Amt in Exvoice als Behörde an. Exvoice prüft die Leitweg-ID und übernimmt sie in die Rechnung. Den Ablauf zeigt XRechnung erstellen.

Praxisbeispiel: Imagebroschüre und Rollups für einen Mittelständler

Wo Ihre Drucke noch gebraucht werden

Großformatige Grafiken gehen oft an den Messebau, Menükarten an das Catering. Angebote, offene Posten und Mahnungen erklärt die Seite Angebote und Mahnungen, die Kosten stehen unter Preise. Weitere Branchen: Übersicht.