E-Rechnung für Garten- und Landschaftsbau

Rasen mähen auf dem Firmengelände, Spielplatz für die Gemeinde, Pflasterarbeiten im Neubaugebiet, Räumdienst im Winter: Im Garten- und Landschaftsbau sind viele Auftraggeber Unternehmen oder Behörden. Sie erwarten künftig eine E-Rechnung. Exvoice macht aus Ihrer gewohnten Rechnung eine geprüfte E-Rechnung für den Garten- und Landschaftsbau, ohne Cloud und ohne neue Buchhaltung.

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Wer im GaLaBau eine E-Rechnung verlangt

Zu den Auftraggebern gehören zum Beispiel Wohnungsgesellschaften und Hausverwaltungen: Pflege der Außenanlagen, Baumschnitt, Winterdienst. Gewerbekunden lassen Firmengelände, Parkplätze und Dachbegrünung pflegen. Bauträger vergeben Außenanlagen im Neubau. Städte und Gemeinden beauftragen Grünflächen, Friedhöfe, Spielplätze und Schulhöfe.

Privatgärten bleiben außen vor. Für die neue Terrasse beim Hausbesitzer gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht.

Aufträge von Städten und Gemeinden: XRechnung mit Leitweg-ID

Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung in der Regel Pflicht. Den Auftraggeber legen Sie in Exvoice einmal als Kunde vom Typ Behörde an und tragen die Leitweg-ID ein. Das Programm prüft sie auf Aufbau und Prüfziffer und übernimmt sie in jede Rechnung an diese Stelle. Achten Sie darauf, dass verschiedene Ämter einer Stadt eigene Leitweg-IDs haben können, zum Beispiel Grünflächenamt und Schulamt: Neben dem Pflichtteil für die Behörde kann eine Leitweg-ID einen Teil für eine einzelne Stelle enthalten. Nehmen Sie deshalb immer die Leitweg-ID aus dem jeweiligen Auftrag. Nennt die Stadt im Auftrag eine Bestellnummer, gehört sie in der Regel ebenfalls auf die Rechnung; bei Stellen des Bundes ist das Pflicht (§ 5 Abs. 2 E-RechV), Länder und Kommunen regeln das selbst.

Ihre gewohnte Rechnung, zum Beispiel mit Leistungsnachweis auf der zweiten Seite, kann der XRechnung als Anlage beigefügt werden. Wie das geht, zeigt XRechnung erstellen.

Pflegeverträge und Winterdienst

Viele GaLaBau-Betriebe haben Pflegeverträge über die Saison. Abgerechnet wird je Einsatz, je Monat oder pauschal. Im Winter kommt der Räum- und Streudienst dazu, oft mit vielen kurzen Einsätzen. Eine Funktion für Serienrechnungen hat Exvoice nicht. Sie schreiben Ihre Rechnungen wie gewohnt und lesen sie danach gesammelt als Stapel ein. Exvoice erkennt den Aufbau Ihrer Vorlage wieder.

Stehen die Einsätze nur auf einem handschriftlichen Leistungsnachweis, hilft die Texterkennung. Ein Foto oder Scan der Papierrechnung genügt, alles bleibt auf Ihrem Rechner. Kontrollieren Sie die gelesenen Werte vor dem Erzeugen.

Pflanzen, Pflaster, Arbeitszeit: Steuersätze und § 13b

Im GaLaBau stehen auf einer Rechnung Materialien, Pflanzen und Arbeitsleistung nebeneinander. Exvoice kennt die Steuersätze 19 % und 7 %. Lebende Pflanzen können als Lieferung ermäßigt mit 7 % besteuert werden (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2 Nr. 6 und 7). Pflanzen Sie die gelieferten Pflanzen nur ein, können Lieferung und Einpflanzen getrennte Leistungen sein (BFH, Urteil vom 25.06.2009, V R 25/07). Legen Sie dagegen nach einem Gesamtkonzept eine Gartenanlage an, bilden Pflanzen und Gartenbauarbeiten eine einheitliche Leistung, die dann voll besteuert wird (BFH, Urteil vom 14.02.2019, V R 22/17). Wo die Grenze in Ihrem Auftrag liegt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Pflaster- und Erdarbeiten als Nachunternehmer eines Bauunternehmens können unter § 13b UStG fallen, denn Wege- und Platzbefestigungen gelten als Bauwerke. Das Anlegen und die Pflege von Bepflanzungen und Rasen sind dagegen keine Bauleistungen, mit Ausnahme von Dachbegrünungen; ebenso das Anlegen von Gärten und Wegen in Gärten, solange dabei kein Bauwerk als Hauptleistung entsteht (Abschnitt 13b.2 Abs. 7 UStAE). Die Steuerschuld geht nur über, wenn Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG). Die Steuerart bietet Exvoice an, die Vorprüfung verlangt dann die USt-IdNr. des Kunden. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Regel gilt.

Praxisbeispiel: Pflege eines Firmengeländes im Oktober

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Angebote und Mahnungen im Handwerk erklärt E-Rechnung für Handwerker. Wer Objekte rundum betreut, findet mehr unter E-Rechnung für Gebäudereinigung und E-Rechnung für Hausmeisterservice. Für Landschaftsarchitekten und Planungsbüros gibt es E-Rechnung für Architekten und Ingenieure. Alle Berufe stehen unter Branchen, die Kosten unter Preise für Exvoice.

Häufige Fragen

Im Winter rechne ich jeden Räumeinsatz einzeln ab. Wie geht das schnell?

Schreiben Sie die Rechnungen wie gewohnt in Ihrer Vorlage und lesen Sie sie gesammelt als Stapel ein. Exvoice erkennt den Aufbau Ihrer Vorlage wieder und arbeitet die Rechnungen nacheinander ab. Serienrechnungen erstellt Exvoice nicht.

Die Gemeinde hat meine XRechnung zurückgeschickt. Woran kann das liegen?

Prüfen Sie zuerst die Leitweg-ID und Ihre Kontaktangaben (Ansprechpartner, Telefon, E-Mail). Genau diese Angaben prüft Exvoice vor der Ausgabe, dazu die Regeln des Standards. Bleibt die Ablehnung, fragen Sie bei der Rechnungsstelle der Gemeinde nach dem Grund.

Wir pflegen viele Objekte einer Wohnungsgesellschaft. Wie behalte ich den Überblick über Zahlungen?

Unter „Offene Posten“ sehen Sie jede Rechnung mit offenem Betrag. Zahlungen erfassen Sie von Hand, auch in Teilen. Ist eine Rechnung seit mindestens einem Tag fällig, zeigt eine rote Glocke die Anzahl an.

Kann ich Exvoice kostenlos testen?

Ja. Sie können Exvoice kostenfrei testen: Ab dem ersten Start erstellen Sie 20 echte E-Rechnungen in 30 Tagen, mit allen Funktionen und ohne Lizenzschlüssel. Fordern Sie die Testversion über das kurze Formular an, wir senden Ihnen Exvoice per E-Mail. Alle Lizenzen finden Sie unter Preise.